6 项目文档管理

    整个项目过程当中，存在着大量的文档，这些文档基本上可以划分为两类，一类是项目中的工程技术文档，描述产品本身，另一类是项目管理文档，描述项目管理过程。对于前一类文档，在许多企业中作为产品文档，都有专门的方法进行管理，对于后一类文档，是与项目过程密切相关的，包括诸如项目计划、项目跟踪、各种项目报告、项目中各方沟通的记录等等，这些文档其实对于企业来说，也是有着非常重要的意义的，不仅作为证据用于项目中的各种具体事务的沟通、决策，还作为企业改进项目管理过程的依据，为以后的项目积累经验。

    项目文档的管理，可以根据企业的具体需要而定，有的采用简单的文件服务器来统一管理项目文档，有的为项目文档建立索引，还有的将各种项目文档与具体的项目任务建立对应关系，更加具体的记录项目的详细过程。项目文档的管理没有什么标准，各个企业都可以根据自身的管理需要，采取不同的管理方法。

    在产品管理和项目管理形成的矩阵式管理方式中，需要特别注意区分产品文档和项目文档，区分的标准需要结合企业内部管理的具体要求。通常情况下，面向项目需求的总体解决方案，各类项目过程文件，都应该属于项目文档，而直接对应企业各产品的技术性文档，则应作为产品文档，要充分考虑到与已有的产品文档的整合。

    7 企业资源管理

    企业资源管理（ERM）是企业生产经营管理中非常核心的管理内容，在这方面有许多专著进行更加深入的讨论，我们在这里所谈的企业资源管理，则是侧重如何通过有效的管理，为项目的实施提供资源保障。这已经是企业项目组合管理的内容了。

    我们在前面已经就企业资源库管理进行了讨论，资源管理者需要根据企业的目标、任务，分析出企业中的众多项目对资源的整体需求，对企业内外的资源进行辨别，识别出核心资源和非核心资源，根据项目的动态性的特点，建立企业内部资源库和获取外部资源的渠道，为项目提供适当的资源。

    企业的业务也是在不断的快速变化中的，企业及其项目对资源的需求也不是一成不变的，资源市场也是在不断变化之中的。因此，企业就必须及时了解这些因素的变化情况，调整企业内部资源库，优化外部资源渠道，提高资源使用效率，降低资源获取的成本，为项目提供更好的资源支持，最终支持企业的发展。因此，企业首先要详细跟踪项目中的资源使用情况，结合企业的发展规划和项目的计划，做好资源计划，准备资源。

    根据企业当前资源的使用情况和未来的企业发展的需要，企业资源管理者需要对资源的需求进行预测，根据预测来准备企业的资源。例如在IT企业中，如果企业所面对的行业市场发生了变化，如果所提供的产品技术特点发生了很大的变化，或者需要采用新的技术手段，或者由产品开发转向服务，这种企业中发生的结构性的变化，对企业的知识结构就有了新的要求，从而导致人力资源也要进行结构性的调整。这种调整往往是比较艰难的，需要一个不短的时间周期，这就需要企业的资源管理者能够对于与企业未来发展密切相关的资源要求，具有良好的预见性，及早做出安排。

    另一方面，随着目前市场竞争的加剧，企业所面临的机会往往是稍纵即逝，企业必须能够对任何可能的机会及时做出决策，因此，决策分析能力是企业资源管理者所必备的能力。当企业面对一个项目机会时，需要对项目所需的资源进行分析，根据企业资源的现状进行分析，当企业不具备现成的资源时，可以考虑利用外部资源渠道解决，如果所必需的资源与企业中其他项目的资源发生冲突，就需要考虑项目之间的优先级关系，如果需要从企业现有项目中调出资源，则需要评估这种资源的调整对原有项目所产生的影响，做出相应的调整。

    因此，在企业项目管理信息系统中，当项目经理们做出项目计划后，各项目对企业资源的占用就是非常具体的，企业中的资源管理者，应该能够从企业整体资源管理的角度，看到企业资源在一段时期中被不同项目占用的整体情况，分析出目前哪些资源处于闲置状态，哪些资源供不应求，看到资源的工作曲线，从而就能够比较清晰的分析出对目前企业资源库应作出的调整措施。另一方面，就是要根据资源市场的变化情况，不断与企业内部同类资源进行比较，优胜劣汰，保证企业中的资源总是处于非常好的状态。另一方面，项目管理信息系统应具备对企业资源的分析预测功能。从企业资源库出发，各个项目在制定项目计划过程中更改了资源的使用状态，企业的资源管理者就能够看到企业当前的资源的整体使用情况，就可以根据企业当前的项目需求和未来企业发展的需要，及时制定、调整企业资源政策，并能对临时的高优先级项目的资源要求作出及时的响应。

    下图是对项目资源可用性进行分析的示例：