1.5 应用功能要求

    通过对《S省邮政办公自动化业务需求》的分析以及和相关人员进行的需求沟通，在第一阶段的办公自动化平台系统建设过程中，重点在于搭建一个安全可靠、可扩展、性能良好的邮政基础信息体系结构，同时在此基础上构建邮政内部目前最迫切的部分应用：如会议通知、工作通知和收发文系统等。 

    以下就以列表的形式简单描述S省邮政办公自动化系统的各功能组成。

1.5.1 功能列表

表1-1 功能列表

1.5.2 企业门户

    企业的知识门户有两个作用如下。

•是作为邮政业务系统界面整合的框架，把所有的应用系统界面整合在知识门户中，实现访问入口的集中管理，增加用户访问的快捷性。

•是作为相关信息推送的窗口，让用户能够方便的访问业务系统内需要自己处理的相关信息，用户在登录门户后，即可在第一时间内了解等待自己处理的工作信息，从而大大提高工作效率。 

    最终的企业知识门户主要包括以下功能：

•各种处理功能的统一界面 

    这个网站既是信息浏览的界面，也是修改、讨论和审批等各种功能的操作界面的入口。通过网站中各个功能模块的入口，用户就能够快速进入到相应功能的操作界面中去。

•个性化的界面设置 

    系统能够根据不同的登录用户显示不同的内容信息及功能模块，这样用户就可以迅速的进入到自己的工作主题中去。

•方便快捷地信息发布 

    系统能够方便快捷地进行集团内部或者部门内部的信息发布，对于部分信息还可以经过一定的审批流程后才能最终在门户上进行显示。

•强大的搜索引擎 

    信息发布网站需要提供一个强大的全文搜索引擎，用户通过输入一个或者多个的查询条件， ，系统即可自动定位到符合条件的文件内容中去。

•信息订阅功能 

    用户可以通过网站订阅感兴趣的信息内容。当该类信息的内容被更新和修改以后，系统能够通过网站的栏目提醒或者E—mail、手机短信等较为迅速的手段通知用户。 

    为了能够真正实现企业门户的作用，很重要的一点是应该能够实现单点登录，因此将单点登录单独作为一个章节进行描述。

1.5.3 单点登陆 

    在有了一个企业的统一门户后，是否就能够方便快捷地进行资源访问呢？答案是否定的。S省邮政拥有多个业务应用系统，随着业务的发展，各种应用系统仍旧在开发完善中，邮政内部用户每天需要登录到许多不同的信息系统中，除了网络、邮件、数据库等系统外，还需要登录到各种自身所开发的应用系统中。 

    因此系统需要能够实现单点登录的功能，也就是说网络用户可以凭借基于最初访问网络时的一次身份验证，对所有被授权的网络资源进行无缝的访问，从而提高网络用户的工作效率，降低网络操作的费用，并提高网络的安全性。

1.5.4 数据交换 

    S省邮政目前已经拥有各种类型的应用系统，不同系统间的数据存储格式可能并不相同 。无论是邮政内部应用系统之间的交互，还是与其他公司系统之间的交互，都可能会存在一种数据在不同的系统中存储格式不尽相同的情况，因此在平台系统建设过程中，需要提供一种数据交换的功能，用户可以方便地定义不同系统间数据的映射关系，从而实现数据格式的统一。

1.5.5 公文流转 

    邮政内部业务办公流程种类比较多，按照固化流程实现的思路已经不能很好地满足要求，所以工作流程需能定制，从而简化收发文、审批等工作。通过定制，可以增加、修改或删除任何流程，并且流程中的各种工作流属性可以进行设置，定制工具必须是对用户友好无须编程的可视化工具。

•撰写新公文 

    各级用户可根据实际需要撰写新公文（如进行收文登记、发文拟稿等），并可将扫描件、常用Office格式文件、甚至是系统里的公文作为新公文的附件。新公文可以发送进入流程的下一个步骤。

•办理待办公文 

    待办公文是指他人发送给自己办理的公文，系统提供的实时提醒功能会及时地告知用户当前需要办理的待办事务。 

    用户办理待办公文可对公文进行以下操作：对正文、附件进行修改；在文件处理表输入批示意见；将文件发送给选定人员。

•催办督办公文 

    可对文件办理的具体步骤设定催办信息，催办期限一到，系统自动发送催办信息，催促文件办理延误人员及时办理文件。

1.5.6 事务处理 

    事务处理系统是指邮政内部的资源预定管理和办公事务管理。资源预定管理把会议室、车辆、办公用品以及其它一些固定资产等都作为公共资源管理起来，使到用户能够在系统中进行资源查询、预定和审批等工作。
资源预定管理包括以下一些功能。

•会议管理 

    会议申请时需要提交会议主题、计划会议时间、与会人员，并准备相关会议资料。 

    会议通知使到组织者能够通知与会者和其他有关人员会议时间、地点，同时给他们发送会议资料，收到通知的人员可以在系统中进行简单的回复。 

    会议结束后可以把会议纪要录入到系统中，并指定可阅读的人员，默认情况下与会者都有阅读权限。 

    对以往的会议记录，可以按照日期、会议类别、议题等条件进行查询。

1.5.7 日常办公 

    日常办公是指用户在日常办公中需要使用到的一些辅助功能。

•待办事宜 

    在用户登录到系统中时，在首页显示待办事宜提示。待办事宜可以由用户自己录入，也可以从日程安排中提取。待办事宜的类型包括电话回复、电子邮件处理、文档提交等，可以由系统管理员进行定义。

•电子邮件 

    建议业界成熟的产品作为电子邮件服务器，由于电子邮件除了实现内部的信息交流以外，在将来还必须考虑实现单位工作人员和外部的电子邮件交互功能，因此建议采用一个比较成熟的电子邮件系统是我们考虑的初衷。