【IT168 管理】
编者按：OA（Office Automation）系统是广大企事业单位信息化建设过程必然要经过的里程碑，本系列文拟从项目管理和功能规划两个视角来探讨建设企业级的办公自动化系统的全景 ,分别有“需求分析篇”、“总体设计篇”、“功能设计篇”三篇文章。“他山之石,可以攻玉”，如果您也面临着同样的问题, 希望这些文章的阐述对你能有所裨益。
1.1 项目目标
随着S省邮政业务的迅速发展，市场的不断扩大，竞争也日益激烈。为满足企业日常办公需求，提高办公效率，保障关键信息在决策层、管理层、实施层信息迅速、准确的传递，S省邮政提出建设企业内部办公系统的规划和目标，目的在于为企业搭建高效灵活的网络应用平台，加强协作，提高企业整体工作效率，保证信息资源高效地收集、传输、存储和共享，为企业的健康发展提供强有利的信息服务和决策支持。
•建立一个友好的、多功能的、轻松的桌面办公环境，解决整个系统中领导间、部门间的协同工作以及上下级之间请示、批复等下情上达、上情下达等信息传递。
•建立一套透明的办公信息处理机制，体现邮政的管理思路，实现办公流程透明化，下级单位可以监督上级部门的工作，加快机关的办事效率；实现任务跟踪可视化，上级部门可以实时检查下级单位的工作，提高企业的执行力。
•建立一个企业内部信息共享和交互的平台，实现企业内部信息的共享和员工的协同工作。并逐步实现办公自动化系统与其他应用系统的对接，实现信息共享。
•建立一个易维护、易二次开发、易扩展的系统，通过提高系统的稳定性，尽可能地降低信息系统的维护工作量，通过流程、组织等的用户自定义，满足不断便化地用户需求 。
•建立一个安全的应用系统，系统应该提供网络级、系统级、应用级的多层安全控制体系，充分保证系统的整体安全。
•建立一个灵活适用的系统，本着长远规划的眼光建立广域网范围内的应用系统，既要考虑到现状，又要考虑将来的业务发展和组织机构变化。
1.2 建设原则
在办公自动化的过程中，要贯彻经济性、实用性、先进性、安全性、快速见效、逐步建设原则。
•经济性：要保护已有投资，在原有投资的基础上延续建设，并要考虑项目的投资效益情况。
•实用性：要考虑办公自动化系统的特殊性，要重点解决好办公系统的关键工作。
•技术的先进性和成熟性：工程作为多部门跨网络协作的大规模、全公司性的系统，为满足系统在很长的生命周期内有持续的可维护和可扩展，获得更高的发展起点，应采用先进和成熟的技术。
•安全性：在本期工程中应充分考虑系统的安全性
•可管理性：应采用合理的系统体系结构，建立对办公自动化系统运行的集中管理和监控。
•快速见效：要考虑到目前办公自动化系统需求的迫切性，系统成熟一部分就推广一部分，特别是办公自动化的关键部分要尽快投入使用，让员工逐步熟悉使用OA系统，最后实现全面推广应用。
1.3 办公系统应用推广范围
1.3.1第一阶段
S省邮政办公系统（第一阶段）完成后，系统将覆盖省公司机关部室全体人员、直属单位和地市公司，主要业务功能包括：会议通知、工作通知、收发文系统和电子邮件系统。
建设周期：6个月。
业务目标和技术目标：完成统一组织结构和用户规划和实施，完成管理类系统平台规划，完成基础平台和服务器产品购置安装，省公司和二级单位之间的公文通过系统传递，省公司和二级单位习惯通过系统进行公文流转和办公。
1.3.2第二阶段
S省邮政办公系统（第二阶段）完成后，系统将覆盖省公司机关部室全体人员、直属单位和地市、县区公司及地市专业公司。
其中合同审批管理、任务跟踪、文档中心、即时通信等功能在省公司机关、直属单位和地市公司使用。
支持PDA等手持终端设备。
OA（第一阶段）的功能，包括会议通知、工作通知、发文处理和收文处理、电子邮件等5个模块，推广至县区公司及地市专业公司。
建设周期：9个月。
业务目标和技术目标：巩固第一阶段的成果，直属单位和地市局全面使用系统管理其下级单位的公文流转，省公司叠加新功能，在实现公文流转的基础上全面提升办公效率。
1.3.3 第三阶段
S省邮政办公系统（第三阶段）完成后，系统将覆盖全省所有网点，包括支局所、储蓄所以及配送部，开放所有功能。
省公司主要单位、直属单位和地市公司完成门户的开发、配置和部署。
系统集成现有主要管理类系统，实现管理类系统的单点登录。
建设周期：9个月。
业务目标和技术目标：实现S省省办公系统的“统版”，实现办公系统到管理平台的演进。
1.4 办公系统应用推广思路
（1）采用先易后难、逐步加载的推广方式
OA的推广要先易后难，而且要做到对员工有用，所以首先推广应用会议通知、工作通知、收发文系统以及邮件系统。等员工习惯了，再推广文档管理系系统、任务跟踪、请示汇报、信息门户等新应用。
（2）对OA的应用提供充分的业务、技术和培训支持。
要及时制订OA运行管理制度，使得OA系统具有可操作性；要对OA的应用要提供充分的技术保障，保证系统畅通、稳定。
（3）发挥领导在OA推广中的带头作用。
OA系统推广的重要力量来自领导，因此建议各级领导要充分支持OA系统的建设并带头使用OA系统，以领导的示范作用来影响员工，来增加推广OA系统的力度。
（4）从上而下坚定地推广OA系统，使得 OA成为生产的一个环节。
OA系统的推广靠大家的积极性，但也要靠组织由上而下的推动力量。要在部分功能基本具备投入使用条件的情况下，要坚决地取消手工方式以推广OA系统的使用 ，使得OA系统合法地、唯一地投入运行，成为生产必须的一个环节。
（5）加强制度考核，将OA系统的推广与相关考核挂钩。
要制订OA推广考核制度，使OA系统的推广与部门和个人的考核挂钩，并奖励先进，处罚落后。
1.5 应用功能要求
通过对《S省邮政办公自动化业务需求》的分析以及和相关人员进行的需求沟通，在第一阶段的办公自动化平台系统建设过程中，重点在于搭建一个安全可靠、可扩展、性能良好的邮政基础信息体系结构，同时在此基础上构建邮政内部目前最迫切的部分应用：如会议通知、工作通知和收发文系统等。
以下就以列表的形式简单描述S省邮政办公自动化系统的各功能组成。
1.5.1 功能列表
表1-1 功能列表
1.5.2 企业门户
企业的知识门户有两个作用如下。
•是作为邮政业务系统界面整合的框架，把所有的应用系统界面整合在知识门户中，实现访问入口的集中管理，增加用户访问的快捷性。
•是作为相关信息推送的窗口，让用户能够方便的访问业务系统内需要自己处理的相关信息，用户在登录门户后，即可在第一时间内了解等待自己处理的工作信息，从而大大提高工作效率。
最终的企业知识门户主要包括以下功能：
•各种处理功能的统一界面
这个网站既是信息浏览的界面，也是修改、讨论和审批等各种功能的操作界面的入口。通过网站中各个功能模块的入口，用户就能够快速进入到相应功能的操作界面中去。
•个性化的界面设置
系统能够根据不同的登录用户显示不同的内容信息及功能模块，这样用户就可以迅速的进入到自己的工作主题中去。
•方便快捷地信息发布
系统能够方便快捷地进行集团内部或者部门内部的信息发布，对于部分信息还可以经过一定的审批流程后才能最终在门户上进行显示。
•强大的搜索引擎
信息发布网站需要提供一个强大的全文搜索引擎，用户通过输入一个或者多个的查询条件， ，系统即可自动定位到符合条件的文件内容中去。
•信息订阅功能
用户可以通过网站订阅感兴趣的信息内容。当该类信息的内容被更新和修改以后，系统能够通过网站的栏目提醒或者E—mail、手机短信等较为迅速的手段通知用户。
为了能够真正实现企业门户的作用，很重要的一点是应该能够实现单点登录，因此将单点登录单独作为一个章节进行描述。
1.5.3 单点登陆
在有了一个企业的统一门户后，是否就能够方便快捷地进行资源访问呢？答案是否定的。S省邮政拥有多个业务应用系统，随着业务的发展，各种应用系统仍旧在开发完善中，邮政内部用户每天需要登录到许多不同的信息系统中，除了网络、邮件、数据库等系统外，还需要登录到各种自身所开发的应用系统中。
因此系统需要能够实现单点登录的功能，也就是说网络用户可以凭借基于最初访问网络时的一次身份验证，对所有被授权的网络资源进行无缝的访问，从而提高网络用户的工作效率，降低网络操作的费用，并提高网络的安全性。
1.5.4 数据交换
S省邮政目前已经拥有各种类型的应用系统，不同系统间的数据存储格式可能并不相同 。无论是邮政内部应用系统之间的交互，还是与其他公司系统之间的交互，都可能会存在一种数据在不同的系统中存储格式不尽相同的情况，因此在平台系统建设过程中，需要提供一种数据交换的功能，用户可以方便地定义不同系统间数据的映射关系，从而实现数据格式的统一。
1.5.5 公文流转
邮政内部业务办公流程种类比较多，按照固化流程实现的思路已经不能很好地满足要求，所以工作流程需能定制，从而简化收发文、审批等工作。通过定制，可以增加、修改或删除任何流程，并且流程中的各种工作流属性可以进行设置，定制工具必须是对用户友好无须编程的可视化工具。
•撰写新公文
各级用户可根据实际需要撰写新公文（如进行收文登记、发文拟稿等），并可将扫描件、常用Office格式文件、甚至是系统里的公文作为新公文的附件。新公文可以发送进入流程的下一个步骤。
•办理待办公文
待办公文是指他人发送给自己办理的公文，系统提供的实时提醒功能会及时地告知用户当前需要办理的待办事务。
用户办理待办公文可对公文进行以下操作：对正文、附件进行修改；在文件处理表输入批示意见；将文件发送给选定人员。
•催办督办公文
可对文件办理的具体步骤设定催办信息，催办期限一到，系统自动发送催办信息，催促文件办理延误人员及时办理文件。
1.5.6 事务处理
事务处理系统是指邮政内部的资源预定管理和办公事务管理。资源预定管理把会议室、车辆、办公用品以及其它一些固定资产等都作为公共资源管理起来，使到用户能够在系统中进行资源查询、预定和审批等工作。
资源预定管理包括以下一些功能。
•会议管理
会议申请时需要提交会议主题、计划会议时间、与会人员，并准备相关会议资料。
会议通知使到组织者能够通知与会者和其他有关人员会议时间、地点，同时给他们发送会议资料，收到通知的人员可以在系统中进行简单的回复。
会议结束后可以把会议纪要录入到系统中，并指定可阅读的人员，默认情况下与会者都有阅读权限。
对以往的会议记录，可以按照日期、会议类别、议题等条件进行查询。
1.5.7 日常办公
日常办公是指用户在日常办公中需要使用到的一些辅助功能。
•待办事宜
在用户登录到系统中时，在首页显示待办事宜提示。待办事宜可以由用户自己录入，也可以从日程安排中提取。待办事宜的类型包括电话回复、电子邮件处理、文档提交等，可以由系统管理员进行定义。
•电子邮件
建议业界成熟的产品作为电子邮件服务器，由于电子邮件除了实现内部的信息交流以外，在将来还必须考虑实现单位工作人员和外部的电子邮件交互功能，因此建议采用一个比较成熟的电子邮件系统是我们考虑的初衷。
1.6 技术需求
•前瞻性：系统不仅要满足目前的需求，也要满足将来发展的需要。
•技术先进、成熟可靠。
•集成性： 本系统的最终目标是建成一个网络上覆盖总公司、分公司的系统，包括办公系统各子系统之间的数据集成。
•随需而变的流程化设计：简单易学、快速灵活的开发手段才能开发出符合业务需要的而且是需求多变的应用。而且这样的应用适应办公业务应用的流程化处理特点。应用界面友好。
•高效性：应用程序要有较高的执行效率，要结合硬件平台及功能需求，在硬件配置层及应用软件层进行优化。
•可移植性： 应用软件应具有很强的可移植性，可在多种硬件平台、网络和操作系统环境下工作。
•应用软件支持在线帮助功能，而且系统管理员能够修改帮助文本。
•系统结构要符合层次性及模块化的设计思想，系统结构清晰合理，软件灵活，可根据今后的需求进行扩充。
•系统设计符合INTRANET设计思想，采用先进的WWW浏览技术。随着INTERNET的普及、WWW服务势必成为技术的发展趋势，是企业应用的发展方向，应能够实现与WWW系统之间的结合。
•开放性：具备开放性的特点，能够支持多种开发语言，支持与各种关系数据库的互连；支持现有主流的网络协议标准、邮件与报文传送标准、安全性标准、编程开发标准。能够符合集团公司公布的相关标准及技术体制。
•安全性：应具备强大完善的多级别安全控制；采用验证、数字签名、存取控制、加密等多种技术手段，以及通过角色来定义安全级别，并且这种安全控制贯穿于系统的各个层次。办公自动化系统所处理的信息一般涉及公司的机密，而且不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的，因此安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。企业办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。
•可管理性：系统的可配置管理，提供完备的管理手段。
•提供电子邮件功能： 电子邮件系统具备新邮件到达提示功能。可以及时打开自己的电子邮件信箱，阅读有关邮件，并通过该邮件的指示（链接 、URL等）自动打开相关的办公自动化应用系统，进行下一步的工作。
•系统能够支持各种复合文档型的数据：复合文档型数据不同于传统数据类型。办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，以各种格式化数据（如经过排版的文字）混合存在的形式出现的；同时办公自动化系统作为公司核心应用系统还包含了各种各样的数据对象。
•支持全文搜索功能：需要数据库系统提供对所有存储信息的全文检索引擎。
•实现工作流自动化：所有的业务过程都是工作流，特别是办公自动化应用系统的核心应用——公文审批流转处理、会议管理等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流也可是打破单位界限的，发生于部门以及与部门的相关单位之间。
•能支持协同工作和移动办公：日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能做出某种决策。互相沟通、合作的工作方式，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，提高工作效率；支持外出人员在办公室以外的办公手段，在外地，办公人员可以通过拨号上网（即上Internet）即可访问OA系统）无需远程拨号，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统。
•能集成其他业务应用系统和Internet：办公自动化系统决不是独立的应用系统。在任何一个单位内部都存在着其他应用系统，如ERP、人事管理系统等等，它们与办公自动化系统是互相联系的，因此办公自动化系统必须能够集成企业内部的其他业务应用系统。
