【IT168 专稿】

    在此，首先要声明一下，本人学历太低，低的没法给大家说。计算机全部是自学，对英语更是它认识我，我不认识它。后来自学计算机时，学了一点点，对计算机的一些英文技术资料基本上是死盯着，猜是什么意思，或者在线翻译翻译慢慢理解。所以，下文写的不好，大家别笑话。Lotus我是硬啃了好多年，九年前买了几本开发的书，根本看不懂，就放那里了。这两年，开始琢磨Lotus的应用，自己公司也用了一些，就写出自己的看法，供大家借鉴。不过，我要声明，我使用的IBM软件可是向IBM付过费的，也是IBM许可的。远的就不说了，就说年前我们公司开始用Domino8.02到现在Domino8.5吧。

    一、联系人的应用

    原来我的手机是Nokia的，通过和微软的Outlook同步联系人，感觉很不错。因为我的手机上这两年有联系人近400个，如果换手机输入联系人实在是麻烦事，而且是一件非常恐怖的事情。特别是每个联系人都有两三个电话（办公室、家庭、手机）及相关信息，如家庭住址、单位名称、职务、电子邮件地址、单位地址等。用Outlook同步手机联系人后，发现这太方便了，在电脑上可以管理联系人，整理好后直接同步到手机上。但发现一个问题，由于我的Nokia手机不是通用接口，时间长了，数据线连接就会出问题，经常出现无法识别的现象。

    前年时，我玩了多普达S1手机，接口是USB的，方便多了。这时我们开始用Notes，用的原因是在网上看了很多关于协作办公的软件，都说Lotus好，所以公司就开始试用。其实是在前年时就试用了。这次试用时，突然发现Nokia手机可以和Notes同步联系，而S1却不能，只能和Outlook同步，而Outlook却不能实现内部人员之间的协作，当然我没有安装Exchange（原来用过，感觉不好）。

    就在这时，在IBM网站上看到了Lotus Traveler这个软件，就开始尝试安装。往S1手机上一安装，发现这个世界真的变了！因为，我不用再通过数据线同步联系人，可以通过网络直接同步联系人、待办事宜、日历、邮件、日志文件。太方便了！而且可以通过手机发邮件任何人。当我在手机上新增联系人后，会自动同步到服务器上，而电脑上更新联系人信息后，在退出Notes时也会自动同步到手机上。这样的联系人管理比原来管理更加方便。

    当我授权后，我的同事也可以查询我的联系人，他们也不用再打电话问我要某个重要客户的电话了，他们自己就可以通过Notes查询我的联系，当然也可添加到自己的联系人中。

    联系人管理，在Notes中还可以按公司进行查询，更加方便。

    二、待办事宜

    公司太小，小到无法说。为了节约人员成本，公司人员基本上是一个人当三个人在用，这样就容易出问题。比如，我今天安排的事情，员工太忙就会忘记，而且自己事情也多，也容易忘记，特别是有时候忘记答应客户要办的事情更要命。这时，公司内部就通过Notes发送待办事宜，直接交给要办理的人员，他们在Notes上收到待办事宜可以选择“接受”或“拒绝”，如果自己忙，也可以委派给其他人员来办理。完成后就提交相应的完成信息。我这边就会立即看到。同时我的手机上也会显示出相应的待办事宜数量，自己有时间就点开看看，看什么事情还没有办理。对一些紧急事件可以发送消息给他们，督促他们尽快处理。如果他们在指定的时间内无法完成，也可以提前延期申请。

    这样的办公非常方便，因为可以记录每个事件，以便以后的查询。同时，也避免了忘记要办的重要事情。

    考虑到员工在外面跑的多，就给他们也配了智能手机，可以安装Lotus Traveler的，这样就更加方便。

    但待办事宜在手机上新建时不能分配给其他人员，太不方便了。

    三、日历

    每天自己有很多事情要做，为了规划好自己的事情，其实最好的办法就是有计划的做一些工作。这时候，日历就非常重要了。因为，日程安排在日历中有着非常强大的功能。如我可以安排一个日历事件，邀请同事在某个时间段和我一起去参加一些活动，或者给自己安排一些提醒、约会，告诉自己在什么时间有什么事情要做。同时，也授权给员工，让他们了解自己的日程，以便于大家根据对方的时间表做出相应的工作安排。

    日历事件在手机上就可以直接发送邀请，非常方便。