3 企业办公管理子系统 

    企业办公管理功能是以流程为基础，支持对企业的日常工作的管理，包括收文管理、发文管理、任务管理、文档管理、会议管理、事宜申请等功能。

3.1 收文管理 

    为用户提供了网络环境下简单易用的文件传递和文件共享功能，通过使用系统就能够将合适的文件传递给合适的人。同时与先进的消息传递机制相配合，还可以及时将文件到达的信息通知到文件阅读者，从而减少了信息获取的不确定性。 

    收文管理是指送给本公司（如无特殊说明，“本公司”指省公司、市公司和省公司直属单位）或本公司领导或有关部门阅批的文件（包括正式文件和非正文件）式的处理过程。 

    收文处理系统可以实现以下功能：

●对所有的来文通过计算机进行签收登记、录入、拟办、批示、办理、传阅、归档。

●对来文进行显示、排序、查询、统计、打印。

●对来文的处理全过程进行自动化管理和记录。

●对要求办理的文件进行全自动跟踪、监督及闭环控制。

    该流程可以通过表格定义或图形化的流程定义工具来自定义。 

    以下是对各个功能的具体描述。

（1）、签收登记与录入 

    在此涉及的文档包括所有进口文件，分红头文件（有文件号）和白头文件（无文件号）两大类，文件的来源有：OA系统发来的文件、正常邮件、交换来的文件、传真、事务性通知等、远端传送来的文件、处室送公司领导的请示等。每个处室均具有录入功能，仅处理本处接收的文件。按类型（红头文件，白头文件）系统自动编制流水号。 

    对正式公文分为上级来文和下级来文两种（平级来文按上级来文归类）。来文分急、特急、普通几类。签收后由综合文秘人员根据来文的各种属性（文件标题、文件字号、主题词、收文日期、来文单位、分类代码、密级、收文流水号等）填写来文登记表、存入收文登记簿为查询统计和存档依据。同时将来文以各种方式（扫描、录入等）存入来文文档库，产生来文处理流程台帐。来文处理流程台帐包括以下内容：签收登记栏、签收登记者、签收日期、录入登记栏、录入者、录入日期、拟办登记栏、拟办者、拟办日期、拟办意见、办文期限、设否催办、催办时间、预先提醒期、设否批办、批示领导、批示日期、批示意见、是否传阅、传阅领导、传阅处室、是否传阅完毕、是否办文、办文处室、有否协办、协办处室、办理意见、办理结果、催办次数。 

    登记、录入模块具有以下功能：

●自动搜索未完成的文档及创建新文档，以醒目的方式显示提醒。

●对于从OA系统发来的文件、系统可自动提取并录入来文的各种属性（文件标题、文件字号、主题词、收文日期、来文单位、分类代码、密级、收文流水号等）。

●对文稿的编辑和浏览，提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用、在编辑过程中能应用WORD PRO 参考相关文档并剪辑。

●提交拟办，并自动填写来文处理流程台帐。

（2）、拟办 

    综合文秘专人查看原文、根据阅文或办文需要填写公文处理单、公文传阅单等相关栏位，提交办公室主任审阅。 

    拟办模块具有以下功能：

●自动搜索待拟办的文档，以醒目的方式显示提醒。

●对文稿的阅读和浏览

●拟办文件，填写公文处理单或公文传阅单。

●提交批示或承办传阅，并自动填写来文处理流程台帐。

（3）、审阅 

    文件拟办后，由办公室主任对拟办意见进行审阅，办公室主任有权修改拟办意见和拟办结果。审阅完成后，通过综合文秘提交公司领导阅批、承办人承办或下发传阅。

（4）、批示 

    根据拟办结果，公司领导批示原文，填批办意见栏后返还综合文秘处理。 

    综合文秘收到领导批示后，查看批示，根据批示结果对来文进行处理分发。 

    批示模块具有以下功能：

●自动搜索待批示的文档，以醒目的方式显示提醒。

●对文稿的阅读和浏览

●批办文件，填写公文处理单或公文传阅单。

●提交拟办或分发，并自动填写来文处理流程台帐。

（5）、传阅 

    根据公文传阅单，系统自动分发到接受人，或按一定顺序传阅。 

    部室领导有权决定是否传阅他人。 

    分级传阅的功能与省公司办公管理条例相关，由综合文秘传来的公文，仅传到下级处室，由部室领导或室主任决定是否传阅本处室其他人员。 

    传阅模块具有以下功能：

●自动搜索待传阅的文档，以醒目的方式显示提醒。

●对文稿的阅读和浏览

●填写公文传阅单。

●提交存档，并自动填写来文处理流程台帐。

（6）、承办

●承办处室业务综合代表接到来文后，将办文转送处室领导。

●处室领导根据来文的具体情况，提出具体拟办意见及办理人选，并将办理文件下送承办部室主管。

●承办部室主管接到办文后，根据具体办理意见亲自办理或转交下级承办人办理。

●承办人具体办理，承办人接到来文后，根据领导批示，进行办理，办理完毕，填写办理情况。 

    承办模块具有以下功能：

●自动搜索待承办的文档，以醒目的方式显示提醒。

●对文稿的阅读和浏览。

●对拟办意见和领导批示的查阅。

●承办文件，填写公文处理单。

●提交归档，并自动填写来文处理流程台帐。

（7）、催办 

    参见拟办。

（8）、存档 

    对原文和处理过程进行存档。处理过程存档为处理痕迹（意见、结果，等等）的存档。处理过程结束，将系统处理过程信息与原文共同保存于档案库中。来文数据库文件转移到档案库中，对分发处理公文亦相同。

存档模块具有以下功能：

●自动搜索待归档的文档，以醒目的方式显示提醒。

●对文稿的阅读和浏览。

●提交归档，并自动填写来文处理流程台帐。

（9）、查询和统计 

    收文系统不仅仅处理文件的接收流程，还具有收文的查询和统计功能，利用此功能，可以查询、统计到某一时期的收文数量，办文效果，办文率等指标。形成报表输出或图表显示。

（10）、流程状态的显示 

    对文件的状态可以查询。 

    可以查看文件所有经过的流程的详细记录。

3.2发文管理 

    执行发文拟稿、核稿、会签、领导签发、发文、归档等流程，流程结束后由归档员归档。发文处理是指以本公司名义发出去的文件的处理过程。对省邮政公司，一般分为公司文、处文、会议纪要、函、非正式文件等，它们具有相似工作流处理过程，用户可根据实际情况设置工作流程，以决定不同行文流向及处理过程。对于市公司，发文流程与省公司的差别不大。 

    发文处理系统可以实现以下功能：

●要求对所有的发文通过计算机进行拟稿、核稿、会签、复核、签发、成文、盖章、发文、归档。

●可对发文进行显示、排序、查询、统计、打印。

●对发文的处理全过程进行自动化管理、跟踪和记录。 

    发文处理流程如下图所示。系统可由管理员自定义发文流程并配制具体的环节。

    以下是对各个功能的具体描述。

（1）、拟稿 

    拟稿人编辑发文原文、填写发文头纸中拟文单位、拟稿人、文件密级、文件字号、分类代码、主送单位、抄送单位、文件标题、起草日期、发文份数、主题词等，存入发文登记簿中作为查询统计和存档依据。 

    设置发文处理流程台帐，发文处理流程台帐有以下内容：拟稿处室，拟稿人，拟稿日期，核稿人、核稿日期、核稿意见、会签处室、会签意见、会签日期、复核人、复核意见、复核日期、签发人、签发意见、签发日期、成文日期、盖章人、盖章日期、分发人、分发日期、发文完成标志。对文件字号，由系统自动生成。 

    拟稿人确定核稿人、会签处室，系统存入发文数据库，并自动提交给核稿人。 

    系统默认拟稿人的直接上级领导（负责）人为核稿人，处文由部室主管核稿，公司文由部室领导核稿。 

    拟稿模块具有以下功能：

●自动搜索待拟稿的文档，以醒目的方式显示提醒。

●对文稿编辑、拟定和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对已经拟定的文稿浏览、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用，在编辑过程中能应用WORD PRO 参考相关文档（包括政策法规数据库，领导讲话数据库，文档数据库等）并剪辑。

●编辑发文头纸。

●提交核稿，并自动填写发文处理流程台帐。

（2）、核稿

核稿人核稿，填修改意见、签名。由核稿人确定签发人，并可增加批阅流程中会签处室。

核稿模块具有以下功能：

●自动搜索待核稿的文档，以醒目的方式显示提醒。

●对文稿的编辑和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对已经拟定的文稿浏览、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用，在编辑过程中能应用WORD PRO 参考相关文档（包括政策法规数据库，领导讲话数据库，文档数据库等）并剪辑。

●填写发文头纸。

●提交会签，并自动填写发文处理流程台帐。

（3）、会签 

    如果需要会签，根据批阅流程中会签部门，系统并发送到相关会签处室领导会签，填写修改意见，自动记录会签过程、日期。 

    会签模块具有以下功能：

●自动搜索待会签的文档，以醒目的方式显示提醒。

●对文稿的编辑修改和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对已经拟定的文稿浏览、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用，在编辑过程中能应用WORD PRO 参考相关文档（包括政策法规数据库，领导讲话数据库，文档数据库等）并剪辑。

●填写发文头纸。

●提交下一个会签或提交复核，并自动填写发文处理流程台帐。 

    备注如下：

●在部室领导或部室主管不能会签情况下，部室领导或部室主管可预先授权其他人具有相应的权力以代理部室领导或部室主管的职能，保证工作流畅通。

●由部室领导或部室主管决定由部室领导或部室主管本人会签，或由本处室人员会签；对处室会签人员，部室领导或部室主管可设定会签意见是否返回部室领导或部室主管同意，或直接返回上一级。若直接返回，按办公自动化条例，责任人规定为部室领导或部室主管。

●根据批阅流程中会签顺序，系统自动设置此会签处室与使用笔颜色的对应关系，可直接在原文上批示，此功能由系统维护功能模块实现。

（4）、返还 

    会签后，将结果全部送给拟稿人，确认会签意见，由其完成全文的整理，并根据情况，可选择是否重新进入会签工作流。或直接进入复核。会签意见文稿（文本）全部保留，经整理后给全文另存为一个版本。

（5）、复核 

    会签结果送复核人，系统默认综合文秘主管为复核人。公司文由复核人确定签发的领导。处文的签发在核稿时确定。 

    复核模块具有以下功能：

●自动搜索待复核的文档，以醒目的方式显示提醒。

●对文稿编辑修改和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对文稿浏览、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用，在编辑过程中能应用WORD PRO 参考相关文档（包括政策法规数据库，领导讲话数据库，文档数据库等）并剪辑。

●填写发文头纸。

●提交签发，并自动填写发文处理流程台帐。

（6）、签发 

    送上级领导填写修改意见，如无异议，则签字认可，同意签发；如不同意，或驳回给拟稿人，流程结束；也可以退回给拟稿人做重大修改，重新进入会签程序。

签发模块具有以下功能：

●自动搜索待签发的文档，以醒目的方式显示提醒。

●对文稿的编辑修改和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对文稿浏览、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用，在编辑过程中用应用WORD PRO 能参考相关文档（包括政策法规数据库，领导讲话数据库，文档数据库等）并剪辑。

●填写发文头纸。

●提交成文，并自动填写发文处理流程台帐。

（7）、成文 

    由成文人参照核稿、会签、复核、签发的意见整理成文。成文后，处文由相应处室盖章。公司文由保密室盖章。 

    成文模块具有以下功能：

●自动搜索待成文的文档，以醒目的方式显示提醒。

●对文稿的编辑、整理和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、文稿浏览、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用，在编辑过程中能应用WORD PRO 参考相关文档（包括政策法规数据库，领导讲话数据库，文档数据库等）并剪辑。

●形成正文。

●填写发文头纸。

●提交盖章，并自动填写发文处理流程台帐。

（8）、发文盖章 

    形成正文后，首先交由办公室打印、盖章，联网的单位按分发地址表连同发文回执单一同自动发送出去，未联网单位由办公室将文件封发出去（发文系统应提供标准化的分送表，与电子邮箱的分送表共用）。并负责打印两份归档。系统自动接受发文回执，供以后查询统计用。 

    盖章分发模块具有以下功能：

●自动搜索待盖章分发的文档，以醒目的方式显示提醒。

●打印正文，以备送档案馆留存或发给没有电子办公系统的单位。

●盖章处理，包括盖实际公章和电子公章。

●分发及发文回执的接收。

●填写发文头纸。

●提交存档，并自动填写发文处理流程台帐。

（9）、存档 

    以上步骤完成后，发文过程以及产生的一切文稿，连同发文的实际文件一同存档。

（10）、查询和统计 

    发文系统不仅仅处理文件的发文处理流程，还具有发文的查询和统计功能，利用此功能，可以查询、统计到某一时期的发文数量，发文类别等指标。

（11）、流程状态的显示 

    对文件的状态可以查询。 

    可以查看文件所有经过的流程的详细记录。

（12）、发文回执单的回收和查询统计 

    电子文件封发的同时，要同时送出一份发文回执单，相关单位接收文件成功后，自动发回发文的回执，以备查看文件传送的情况。

3.5 会议管理 

    实现对实际会议的从召集、准备、召开、记录等一系列现实操作的网络模拟管理。同时实现会议记录归档的功能。会议管理系统实现对所有会议的管理，主要对计划会议和日常会议进行管理,实现会议安排的起草、审批、会议通知、会议纪要和出勤记录进行管理。可由管理员自定义流程并配制具体的环节。管理内容包括会议室基本资料，即名称、地址、面积、容纳人数、设备状况（投影仪、电脑、电话、网线等），状态等等，用户可以通过会议审批流程完成会议室的申请、审批、预定及准备等工作，会议审批内容包括：主题、时间、与会人员、人数、所需设施、预计时间、重要程度等等内容。同时用户还可以查询会议室的使用情况及申请状况。并能对会议室的使用情况做统计分析。流程如下图所示。

    具体过程如下：

（1）、会议计划 

    提供计划会议的汇总、审批功能，各处室每年初指定一个时间上报会议计划，发送到综合文秘，由综合文秘进行汇总，提请公司领导审批，审批后返回各处室作为一年召开计划会议的依据，审批后的会议计划作为全年计划会议的初始资料，供以后开会统计、比较用。

（2）、提出议题议程 

    会议主办单位负责起草会议安排，确定会议议题、议程、内容、参加人员、类别（计划内，计划外，日常会议）等，通过领导日程安排系统的参考来确定会议的时间，保证有关领导参加会议并根据情况确定会议地点。

（3）、会议地点安排 

    由会议主办单位负责落实会议地点，计划（含计划外）会议由主办单位自行确定会议地点，日常会议要预定会议室，填写会议室使用单。系统提供会议室自动安排功能。对已安排好的会议室，综合文秘有权作调整。

（4）、会议审批 

    填好会议安排后，计划会议提交办公室审批。计划外会议提交相关领导审批。日常会议不用审批。会议安排以电子邮件方式通知与会人员。若未通过审批，则驳回结束。

（5）、发会议通知 

    会议安排以电子邮件方式或短信方式通知与会人员。

（6）、回复 

    与会人员接到会议通知后，即可回复会议主办单位参加与否。

（7）、会议记录 

    会议举行时，由大会秘书记录签到，统计会议出勤情况，由专人录入会议纪要和决议。

（8）、校对 

    会议纪要整理校对。

（9）、归档 

    将会议过程记录文件归档。

（10）、查询和统计 

    提供对会议情况的查询和统计功能。

（11）、会议决议执行情况汇报