深化应用 合同管理正当时

    合同是公司明确业务相关权益的载体，合同条款的签订水平和时效直接决定了公司业务的利润水平和经营风险水平，如果没有完善的风险评估体系、明确的审批权限和高效的审批速度，将会面临机会丧失、项目赔钱等风险。阳光雨露的合同管理，在应用协作管理系统的前后有了明显的变化，可谓管理正当时。

    阳光雨露的合同管理分为立项审批、报价审批、合同审批三个阶段进行管控，每个阶段都有相应权限和不同级别的审核人，从而形成一个权责对等，评估准确的管控体系。然后再与财务应收应付整合，随时查询项目的费用支付情况，形成闭环管理，有效避免了未付款而提供服务的情况发生。

    余斌介绍，在没有使用神州数码协作管理系统之前，项目审批只能打电话和发邮件跟领导确认，急的时候就自己做主，造成项目管理难以控制，甚至有些单子判断不准，并不赚钱。而且项目信息没有备案，如果销售人员离职将会造成信息流失。使用协作管理系统以后，项目审批管理清晰明确，表单流程由手工操作变成电子化操作，这样领导可以随时审批，申报人员可以随时查阅项目进展。而且分布在全国各地的项目信息可以快速流通，极大地提高了效率。同时，神州数码协作管理系统设立了预警机制，项目应收应付财务信息，与财务人员关联，根据应收款的状态，进行监督，系统自动通过发邮件方式提醒催收。并且可以根据需要设定提前提醒的天数，这为相关业务人员来带来了极大的方便，不用担心漏收。

    集成才是硬道理

    阳光雨露是一家高科技服务型企业，信息化水平位列同行业前列。用余斌的话说，就是用了4年时间，走完了联想20年的信息化之路。目前，阳光雨露内部基本所有的业务都有相应的IT系统支撑，例如OA（协作管理系统）、HRM（人力资源管理系统）、KM（知识管理）、e-learning（在线学习平台）、e-bridge（易桥电子商务系统）、ERP（企业资源计划）等。这些系统极大地提高了各个业务的运行效率，节约了成本，成为阳光雨露核心竞争力之一。

    各种系统越多，避免不了数据的交互受限。随着各种IT系统的上线，阳光雨露的信息孤岛逐渐产生。余斌说，有些系统的数据不能共享，需要登陆不同的系统，输入好几个用户名和密码，人工重复录入好几次，既浪费了时间，又容易出错。出错造成的不同系统计算出来的报表不能一致，不知道哪个更准确，而且系统越多，查找问题的原因就越复杂。

    根据阳光雨露的需求，神州数码协作管理系统提供了整合解决方案，实现了人事信息与HR系统的集成；财务数据、借款报销与ERP系统的集成；E-learning、KM、常用系统链接整合。其中，效果最明显的是实现了人事系统与HR的整合，及财务审批与ORACLE的同步。人事系统的整合实现了员工入职信息与OA系统的同步，员工离职或变更与系统的同步，这种同步，节约了人力资源部门大量的手工录入工作，较高提升了效率，加强了准确性。在财务方面，实现了电子报销中供应商信息、个人借款信息、项目进度信息与ERP的同步，控制了风险，提高了准确性，减少了人工重复录入和出错的概率。

    "阳光雨露上了很多系统，不会再上了，随着业务发展会有整合和优化。"余斌总结到，信息化是个持续的过程，对于中小企业来说，业务变化快，对需求满足也是面临的比较大的问题。"神州数码管理系统公司的产品和服务团队都很优秀，服务意识很强，帮我们解决了很多的难题，协作管理系统稳定性和适用性也不错。我们希望能够与神州数码长期合作，共同面对不断变化的IT需求。"可见，系统的集成和更新成了支持企业发展的重要因素，余斌的话既是肯定，也充满了期许。