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密切性与项目团队隐性知识管理

  具体而言,密切性深度和效度的区别主要体现在:

  一是,参与活动人数的不同,密切性的深度和效度所起作用的大小不同。

  当参与活动的人数越少,密切性深度所起作用越大,而当参与活动的人数越多,则密切性效度所起作用越大。

  当参与活动人数很少时,彼此很容易熟悉,参与者之间的接受程度,即密切性的深度决定了沟通频率和协作的配合程度,此时有效管理起的作用相对较小,即密切性效度在这一阶段起作用相对较小。

  随着参与活动人数的增加,人们之间的沟通变得越来越困难、越来越复杂,甚至彼此根本不相识,在这样的情况下,密切性效度将比密切性深度发挥更大作用,采用有效管理方式和手段促进成员之间的沟通和交流将变得更为重要。

    图1中竖轴代表密切性深度,横轴代表密切性效度,个人、团队、企业三个层次代表参与活动人数的不同,密切性深度与效度对这三个层次起作用。

         

  如上图在个人层面上,密切性的深度更为重要,在成员人数很少的情况下,例如只有两个人的情况,两个人密切性深度越大,沟通越深,越有利于工作开展和知识共享,此时几乎不需要任何管理措施。

  在企业层面上,当企业人数较多,几千甚至上万员工,并且员工分布在不同地区甚至国家,在这样的情况下,很难只凭借着私人关系把企业的事情做好。因而,在企业发展过程中,我们往往看到这样的现象,企业规模小时一般不注重管理制度,更多依靠员工之间的默契来完成工作任务。而随着规模增大,企业开始重视管理制度的建立和完善。因而,在企业层面,密切性效度相对于密切性深度所起作用更大。

  团队层面介于个人层面和企业层面之间,密切性的深度和密切性的效度同样起作用。在团队中,一方面,当人数多但在一定范围内,众人间沟通、协作、思想碰撞会更利于知识的创新。另一方面,人数也不是越多越好,由于人数众多而产生利益的冲突、个性差异、兴趣爱好以至于在团队内部产生分化,形成小团体时,则增加了管理的成本。这也就是为什么团队成员人数需控制在一定范围内,即团队的有效规模。

  密切性深度和效度在个人、团队、企业三层面所起作用的不同决定在论述团队三个层面隐性知识管理所关注密切性的角度也不同,个人层面更关注密切性的深度,企业层面更关注密切性的效度,而团队层面则充分考虑到密切性深度和效度两方面。

  二是,密切性深度和效度在项目管理的不同阶段所起的重要作用不同。

  项目团队发展的阶段大致分为五个阶段,包括形成阶段、整合阶段、完善阶段、实施阶段和转型阶段。这五个阶段中,密切性的深度和效度所起作用的程度是不同的。

  在项目管理的前期,即项目的形成阶段和整合阶段,团队成员走到一起工作,彼此还不熟识,甚至根本未曾谋面,团队成员密切性深度相对于整个团队生命周期而言较浅,因而,在这两个阶段,团队成员密切性的深度更为重要。在形成阶段主要是促进团队成员相识,为以后的项目合作奠定基础;在整合阶段,由于这一阶段团队成员的期望与现实的差距导致团队中的冲突和矛盾,促进团队成员的沟通和对话,建立彼此的信任和了解,密切性深度加大对整个项目的后期阶段有重要作用。

  而在项目的完善、实施、转型阶段中,团队成员之间不仅需要有密切性的深度,更需要有密切性的效度,采用有效的管理措施和手段促进项目任务的有效完成,在这三个阶段密切性的效度相对于深度更为重要。

  三、密切性基础上的项目团队隐性知识管理的分析框架

  在密切性基础上,我们把项目团队分为三个层面:个人层面、团队层面和企业层面,围绕着项目任务的完成,每个层面内部、不同层面之间都发生着员工之间的交往、沟通、协作,形成了层内互动和层间互动,图2就是密切性基础上项目团队隐性知识管理的分析框架。

  1、各层面内部的沟通和交流

         

  成员个人层面,从上图可以看出,从X、Y、Z等职能部门挑选出A1、B2、C3等组成项目团队,成员个人层面由密切性而引起的沟通、协作主要指A1、B2、C3作为个体与他人的沟通、协作 这种沟通包括团队成员在项目运作过程中相互之间的沟通,也包括项目成员与来自职能部门其他员工的交流。

  项目团队层面,是指团队作为一个整体由于其成员的沟通学习而发生的团队学习,项目团队为项目组成员提供了一个良好的隐性知识共享、创新的环境,可以使项目团队成员在这样的环境中充分的学习和交流,这种学习不仅产生创新的知识,而且积累了团队管理的知识。

  企业组织层面,团队在运作过程中所形成的各种成型的文档转移到公司的知识库,并通过团队成员或整体与公司其他个人、其它团队或公司知识管理部门的沟通而使团队知识转移为企业知识。  

   2、各层面间的互动

  以上三个层面相互间也进行知识的转移和共享,其中成员个人层面和团队组织层面之间是最为紧密的相互融合,一则成员个人隐性知识的增加主要有两种途径:一种是来自于外部知识的学习,并在学习中反思和融会贯通,另一种是在项目进行过程中,由于成员彼此的相互沟通、交流、协作而发生的学习。第二种来源是团队成员隐性知识最为重要的来源,而该种知识主要通过项目团队中成员的沟通、交流而获得的。二则成员个人隐性知识的增加将极大地促进团队组织层面隐性知识的增加。团队组织隐性知识的增加是建立在团队成员个人隐性知识增加的基础之上的。团队组织层面与企业组织层面的关系是:一方面,团队隐性知识显性化后,形成各种文档、资料等存入企业的知识库;团队完成任务后,通过各种形式所展开的与其它团队、其他部门员工之间的交流而形成隐性知识的交流和沟通。另一方面,企业其他项目组、企业其他部门、企业知识库将为项目团队任务的完成提供一系列的知识支持。

  企业组织层面与成员个人层面的关系是:企业为团队成员提供显性知识的来源;团队成员把个人形成的显性知识经验直接贡献到企业知识库中,或者在经历了项目洗礼的团队成员回到各自职能部门后作为一个“知识源”与同部门其他员工共享知识。

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