二、项目管理的沟通管理的要点和管理工具

    沟通是指人际之间传递和理解信息的过程。完善的沟通就是经过传递与理解之后，接受者感知到的信息与发送者发出的信息完全一致。

(一)项目沟通管理

    根据PMI的定义项目沟通管理是保证及时与恰当地生成、搜集、传播、存储、检索和最终处置项目信息所需的过程。

项目沟通管理过程包括：

沟通规划：是确定利害关系者的信息与沟通需求，包括谁需要何种信息，何时需要以及如何向他们传递。虽然所有项目都需要进行项目信息沟通，但所需要的信息和发布的方法差别甚远。识别利害关系者的信息需求，并选择一套适用的方法满足这些需求是项目成功的一个重要因素。

信息发布：是指把所需要的信息及时提供给项目利害关系者，包括实施沟通管理计划，以及对预料之外的信息索取要求做出反应。

绩效报告：是指收集和发布绩效信息，以便向利害关系者提供有关如何利用资源来完成项目目标的绩效信息。一般来说，绩效信息包括为实现项目目标而投入的资源的使用情况。

利害关系者管理：是指对沟通进行管理，以满足利害关系者的需求并与利害关系者一起解决问题。在项目中，项目干系人有不同的沟通需要。作为项目经理，必须了 解：沟通要符合接收者的利益。高层经理主要关心的是进度，想知道是否能按时交工；客户主要关心的是成本和质量，想知道是不是要增加投入，产品质量能否达到 要求。对于项目经理来说，应实时反馈有关项目延期、成本增加和出现质量问题等方面的信息，并尽早沟通，说明原因，使高层经理和客户能及时理解，并调整相关 计划。

(二)项目沟通的目标和方式

    项目沟通管理的目标是使项目组内部成员和项目干系人能及时、准确地得到他所需要的信息，并能正确地理解相关信息。

    良好的沟通机制是项目各干系人之间思想交流的重要保障。有效的项目沟通管理，使全体项目组成员的思想高度统一、步伐协调一致。因此，项目沟通是项目管理的一个重要组成部分，也是项目管理成功与否及执行好坏程度的一个关键问题。

    一个项目涉及到的各种未知和风险因素很多，需要协调的事情也多。项目经理的任务之一就是做好沟通和交流，为保证沟通的顺畅，项目组从编制上配备了客户代表，协助项目经理进行项目的沟通工作。项目的沟通包括项目组内的沟通及项目组与外部之间的沟通。

    项目组内的沟通主要指项目组成员内部的交流沟通。为了让项目组每个成员都能很好地领会项目的目标和下一步计划，让每位成员都清楚自己的任务和责任，项目经理必须保持与项目组成员的日常沟通，听取每位成员的工作心得及其工作进展情况，激励项目组成员的工作积极性。

    项目经理要做好沟通策划，让双方人员都了解沟通的必要性和重要性。在会议开始前要先打好腹稿或形成书面材料。在内容上要注意强调重点和关键事项，需要客户配合的地方一定要站在客户的立场考虑。同时，要注意以下三个方面：

首先，沟通是人的沟通。不管客户还是项目成员，他们在项目中都会有自己的利益关注点。有效的沟通机制，能够帮助项目组与客户建立良好的关系，为项目的顺利实 施，以及后期项目的开发奠定好的基础。同时，有效的沟通机制也会对项目团队的建设起到积极的作用。每个成员参与项目都会有自己的目的：有的人为了挣钱，有 的人是为了学更多的知识，有的人是为了积攒成功案例和工作经历。作为项目经理要了解每个成员的想法，并对他们的想法进行分析。在项目实施中，项目经理要对 人员进行合理搭配，在满足项目需求的同时，还要尽可能的满足每个项目成员的个人需求。

其次，情感的沟通是有效的手段。在项目中，项目 经理要与自己的成员保持经常性沟通，交流工作中体会。不要以为开Party或者送小礼物是多余的，其实，有时候，一个简单的眼神或表情都代表了一种工作状 态。项目经理需要经常和员工聊天或谈心，了解他们在工作中的问题和难处，积极为他们想办法。项目经理也要和客户保持良好的私人关系，通过聊天可以了解到客 户新的需求。当然，有时在与客户沟通时，为了达到目的，项目经理还要与项目成员密切配合，一个唱“红脸”，一个唱“白脸”。

最后，项 目经理要善于聆听。项目经理的日常工作很大程度上是在听取各种意见。在各种会议和交流活动中，善于听取所需的信息和知识是项目经理必需的能力。项目经理对 所有员工的抱怨要全部接受，这也是项目经理的能力之一。比如搞软件开发，很可能一项开发工作很难进行，项目经理虽然不能帮上忙，但要耐心聆听程序员的抱 怨，使他们工作中的不快得以很快发泄出来，这也是对项目进程的一种推动。

项目沟通的方式包括以下五种：

正式沟通和非正式沟通。正式沟通是通过项目组织明文规定的渠道进行信息传递和交流的方式，如组织规定的汇报制度、例会制度、报告制度及组织与其他组织的公函来往。 其优点是沟通效果好；缺点是沟通速度慢。非正式沟通是在正式沟通外进行的信息传递和交流，如员工之间的私下交谈、小道消息等。其优点是沟通方便、速度快； 缺点是容易失真。

上行沟通、下行沟通和平行沟通。上行沟通是指下级的意见向上级反映，有层层传递和越级反映两种形式。下行沟通是指领导者对员工进行的自上而下的信息沟通。平行沟通是指组织中各平行部门之间的信息交流。

单向沟通与双向沟通。单向沟通是指一方只是发送信息，另一方只是接收信息，信息是单向传递的，其特点是传递速度快、准确性差。双向沟通是指发送者和接收者两 者之间的位置不断交换，且发送者是以协商和讨论的姿态面对接收者，信息发出以后还需及时听取反馈意见，必要时双方可进行多次重复商谈，直到双方共同明确和 满意为止，其特点是沟通信息准确性高、利于意见反馈、沟通双方有平等感。

书面沟通和口头沟通。书面沟通是指以书面的形式进行信息传递和交流。口头沟通是指用口头表达进行信息传递和交流，其特点是灵活、速度快、较准确，双方可以自由地交换意见。

语言沟通和体语沟通。语言沟通是借助于语言、文字、图画、表格等形式进行的沟通。体语沟通是借助于动作、表情姿态等非语言方式进行的沟通。