采购流程如下:
可见关系请购分购的流程由“原材料基本信息”、“请购单维护”、“请购单生成请购单”三个环完成。
① 原材料基本信息
在此环节中,主要设置各个供应商之间分配的比例。如上例子,我们可以给套筒添加供应商A、供应商B、供应商C,并且分别设置分摊比例为50%,25%,25%。进行如此设置后,系统在考虑向谁采购时,就会按次比例来计算采购数量。
若B供应商由于质量等原因终止向其采购时,一般会在供应商基本信息处,把该供应商设置为“不准交易”。此时,系统会提示用户,该供应商已经设置了分配比例,要设置不准交易前,必须先调整分配比例。
② 请购单维护阶段
因大部分时候,需求部门并不关心我需要的东西是向谁请购,所以,在请购单中,不会反映供应商信息。但在请购明细中,有一字段,用来控制是否要分单采购。若数量少时,可能不需要分单请购,则可以把分单请购去掉。
请购单审核时,会根据在原材料基本信息处设置的比例,在“请购单维护”界面中,30万只套筒被分解成三条记录,分别向A、B、C采购15万只、7.5万只、7.5万只。
在此处,采购员可以根据实际情况,修改数量。如为了方便统计,把B供应商7.5万只套筒改为8万只,则C供应商数量会自动改为7万只,而A供应商数量不变。即数量修改时,是根据原材料基本信息处设置的供应商顺序来修改。假设原材料基本信息设置了ABCDE五个供应商,若B的数量发生了变化,则变化的数量体现到C供应商身上;D变化,反映到E身上。修改后,在该单据保存时,系统还会核对一下,总的请购数量是否为需求数量,若不等则系统会提示警告,让用户再次核对。
当然,该项数据的修改,可以进行权限控制,可以指定具体人员,如采购主管,来更改此数据。
③ 请购单生成请购单
在请购单生成请购单时,系统会让用户选择,是否按供应商分单。若按供应商分单的话,系统会把套筒根据供应商不同,分成三张请购单;若不根据供应商分单的话,则系统只产生一张请购单,只是请购单的项目上有三条记录,分别是A供应商、B供应商、C供应商的采购数量。
关于分拆采购阿峰提醒注意:
① 分配比例如何确定。在手工操作情况下,可能A、B、C供应商之间进行分配的时候,没有固定的比例,这次A多一点,下次可能就B多一点。而系统控制时,是有具体的比例的。这个比例具体如何确定,才能给企业带来最大的效率,这系统是解决不了的,要靠企业根据经验来确定。
② 若需求数量小时,最好在请购明细中把“采购分单”去掉,而不要在请购维护中修改,因为后者的工作量大,而且容易出错。
③ 不同的供应商之间,原材料或多或少存在着一定的差异,如色差等。这些情况,跟以前的作业一样,系统无法帮忙解决,要靠加强实际的采购与检验管理,才能解决