编者按：财务共享服务中影像的采集和使用方式，直接与共享服务的模式、工作流程、岗位设置、系统集成、运行效率等内容息息相关，是决定共享服务很多事项的先决条件。本文将介绍财务共享服务中影像采集的实质，典型与智能手机两种影像采集方式的差异，手机采集影像在对私和对公业务中的适用性等内容，也包括OCR、电子发票、电子会计档案的部分内容。

共享服务是通过专设的、专业的机构，基于集中化、标准化、流程化保障集团总部与所属企业战略目标协同一致，加强管控、提高效率、节约成本、提升服务质量进而创造价值的。

共享服务思想在1993年被第一次提出后，财务共享是最早开始实践的领域，因为核算、报销等财务业务需要依据发票、合同等原始凭证，需要把原始凭证交到财务共享服务中心才能开始共享业务处理，这就涉及到原始凭证实物的集中和传递，即需要集团的各个企业把单据、发票等票据实物快递到财务共享服务中心，而共享服务中心因其有选址方面的一些要求，使得共享服务中心与所服务的企业往往都是异地的，同城异地、国内异地，对跨国企业就是全球异地，常规的物流效率会直接受到地理因素的影响，也产生更多的物流成本，进而直接影响到财务共享服务的时效和成本，是必须要解决的课题。

信息系统一直是财务共享服务开展工作的重要支撑条件，在一定意义上“没有信息化就没有现代财务共享”，其中电子影像管理系统最早就是解决上述实物传递时效性问题的关键技术之一，而随着技术的发展，特别是OCR(光学字符识别)、智能手机、电子发票的应用，让电子影像管理系统后续也有了更多的功能，但电子影像管理系统的功能实质仍然是通过影像解决共享业务过程中实物流转相关问题的，由其实现财务共享服务的三流合一，即：系统单据流(如报销系统中的报销单)、原始凭证实物流(如纸质发票)、原始凭证电子影像流(如纸质发票的图片文件)。

以最常见的费用报销为例，在典型的财务共享服务业务流程下，报销人在报销系统中录入报销单并提交，之后打印纸质报销单，同时按规范粘贴纸质发票，报销单和发票形成一套完整的原始凭证纸质实物，然后一并交给财务共享服务中心的收单扫描岗。收单扫描岗通过扫码枪扫描纸质报销单上的条形码，系统自动调出报销人录入的报销单，收单扫描岗可对照系统上的表单与实物做初审，初审一般不关注业务内容本身，只是对金额总数、原始凭证数量等做初步审核，无误后，调用电子影像管理系统驱动扫描仪采集原始凭证影像并提交，扫描仪能够快速为每张票据拍照并产生图片文件，即电子影像，采集到的电子影像自动与系统中的报销单建立关联，流程后续的各环节可以查看报销单及其原始凭证的电子影像用于审批和处理。完成扫描后，财务共享服务收单扫描岗把纸质原始凭证整理后存好，此时原始凭证已被财务共享服务中心认可并管理。

对上述过程做具体的分析，收单扫描岗是财务共享服务中心的工作人员，所以该岗位收单后，相当于原始凭证已经被共享服务中心控制并管理，所以该岗位扫描采集的电子影像，在系统上就可以被认为是实物，因此，实物流变成了影像流，这个影像流就可以全权代表实物做线上高效便捷的流转，解决了纸质实物流转的诸多不便和快递耗时多的问题。所以，影像采集的实质，是获得能够代表实物的影像以实现财务共享的高效处理，而之所以影像可以代表实物，是因为这个影像是由共享服务中心人员采集的，是可信的，电子影像是原始凭证的可信代表物，总之是通过影像流解决了物流的问题。至于收单扫描岗客观无意或者主观故意导致的采集错误是另外的财务共享管理课题了。

在智能手机广泛应用之前，一般也只有财务共享服务中心有影像采集设备，常规主要是财务集中版票据高速扫描仪，一分钟可以扫描数十张票据，适用于财务共享服务中心集中化、大规模、高效率、高质量的扫描作业需要;部分场景下也可以使用高拍仪，高拍仪需要手工逐张放置票据，需要手工点击每一张票据的扫描，工作效率较低，而当时票据高速扫描仪的价格较高，所以在部分票据量很少的场景下，也使用高拍仪做补充。

现在部分财务共享服务中心使用的智能票据柜(或者称为智能收单机器人)与电子影像管理系统集成后可代替一些收单扫描岗。基本过程是报销人先在报销系统中填好报销单，然后把纸质报销单和贴好的原始凭证送到设备的收单口，设备自动把一套单据卷入设备，自动识别报销单的单据号(用于扫描影像与报销单的关联)，之后执行扫描，设备的屏幕显示扫描进度，扫描顺利完成后报销人点击屏幕上的按钮完成交单工作。这类设备可以代替收单扫描岗，是因为满足上述介绍的可信要素，设备每扫描一张票据后就把该票据收纳至设备中，顺利扫描后票据即被存放在设备内部，只有财务共享服务中心的工作人员才能取出，相当于影像采集是在财务共享服务中心控制下完成的，所以此时的影像可以作为原始凭证实物的可信代表物。

而随着智能手机的普及，现在每个人都有了影像采集设备，这对费用报销、财务共享服务等领域产生了深远的影响。以移动报销APP的典型应用方式为例，报销人创建报销单录入基本信息后，把多种类型的多张发票平铺放置在桌面上，使用APP的扫描功能调用手机摄像头采集发票影像，APP把拍在一张照片中的多张发票自动分割为每张发票的影像并做部分校正(根据照片拍摄和自动分割的质量，有时也需要用户手工干预剪裁)，然后APP调动OCR服务对影像做识别并获得发票的结构化文字信息，影像质量较高时OCR的识别率也较高，如果票面内容模糊不清或者影像模糊，在OCR无法识别的情况下，需要报销人手工填写未准确识别的内容。对从微信、支付宝卡包导入的电子发票，则可以直接识别获得准确的文字信息。

OCR识别获得的文字信息常规有两个用途，第一个，APP把发票代码和编号通过互联网传递到税务服务平台对发票做验真，返回发票真伪信息;第二个，使用发票类型、金额等票面信息实现智能填单，即自动帮助报销人填写一部分报销单的明细信息，减少报销人的手工输入量。在报销人填写内容的过程中或者提交时，APP对报销单进行一系列校验(如预算、差旅标准、发票重复等)，系统校验无误后报销单及影像被提交至流程中，然后报销人找时间把发票等原始凭证实物交到财务部门。智能手机的报销APP在采集影像之后还实现了更多的功能。

具体分析报销APP的这个使用场景，影像是报销人自己使用手机采集的，不是共享服务中心的工作人员采集的，关键是，此时原始凭证的实物并不在财务共享服务中心的直接控制下，站在服务中心的角度上看，这些影像并不能代表实物，不是实物的可信代表物，于是依据报销人采集的影像开展后续工作存在不确定性，例如因报销人客观无意或者主观故意导致的所提交的实物与系统中的不一致，或者一直没有提交原始凭证实物等情况。

此时常规有两种处理方式，第一种，报销人提交到流程中的报销单可以执行业务部门审批流程，业务负责人审批时基本只看事项本身和金额等内容，一般不关注原始凭证。当流程到达财务共享服务的环节时，共享服务中心先不马上处理，直到收到原始凭证实物后，共享服务中心工作人员对系统上的信息与收到的实物进行比对，完全一致后再开始处理。因实物递送或者快递需要时间，所以第一种方式的时效性与财务共享服务典型的收单扫描为起点的模式相差无几。

第二种方式是采用信用制，即先信任报销人，共享服务中心信任报销人手机采集的影像并完成共享业务处理，但发票等原始凭证实物原件最终还是要交到财务共享服务中心的，因为要作为记账凭证的原始凭证归档。那么如果报销人后续送交的实物与系统中的一致，这次报销就顺利完成了;如果报销人送交的实物与系统中不一致，按错误的程度和性质扣减报销人的信用分，并追究相应的工作责任。第二种方式相当于是事后检查，这种方式的时效性有一定优势，报销人有更快的报销体验。

第二种方式可适用于对私报销业务的处理，事后检查虽然存在一定的风险，但对私报销业务一般涉及的金额不大，一旦出现问题造成的损失也不会太大，并且报销人仍然在企业中工作，正常情况下会遵守管理要求和承担责任，但此时需要与员工的人力资源管理流程建立关联，在员工提出辞职时，需要员工把相关原始凭证正确送交财务共享服务中心后方可办理离职手续。

但是，第二种方式，即付款申请人通过手机采集影像和共享服务中心在事后检查的方式，一般情况下不太适用于对公付款业务，例如给供应商付款的金额往往都比较大，动辄几十万上百万，财务人员基本都需要见到相应原始凭证并确认无误后才可以付款，从风控角度上看，因金额更大并且直接影响业务开展的过程，对公付款办理中出现失误造成的损失远远比对私报销大的多，所以处理与对公付款类似业务的财务共享解决方案需要更加严谨。同时，在具体的系统操作层面，供应商开具的发票数量有时也特别多，数十张上百张增值税专用发票用手机拍摄也很繁琐，以及对公支付时还会有合同、入库单等原始凭证，使用手机采集这么多影像的效率是不符合工作要求的。

下面再看几个相关内容。在对私报销业务领域，现在已广泛应用的商旅服务有着更好的用户体验，即可实现“无感报销”，如果一次差旅的机票、酒店、火车、出租车均通过商旅平台下单，全程不产生具体的发票，相应的费用由商旅平台按实际行程、订单、账期向企业开具发票并公对公结算，出差人无需个人垫付费用，那么报销仅剩出差补助一个内容了。但如果在差旅中部分费用没有通过商旅服务平台发生(如：打车、业务招待的餐费等)，报销人仍然会收到具体的发票，如果是纸质发票，哪怕只有一张，也仍然需要按上述两种方式其一处理;如果是电子发票，发票版式文件(PDF或OFD)本身就是原始凭证，那么报销人在手机报销APP导入绑定的电子发票文件是可信的，所以电子发票的应用也会对财务共享服务产生深远的影响。

现阶段，包括已应用多年的纸电票和最新的数电票，以及财政部正在试点的多种电子凭证，这些电子文件本身就是原始凭证，不再需要通过影像采集的方式产生一个可信的电子代表物放在系统中，新的文件也不再依赖于OCR获得结构化的文字信息，通过软件功能即可直接解析文件中的结构化数据。由此，这些新技术的逐步推广应用，不仅对财务共享服务领域，对整个财务管理和财务信息化(数字化)、业财一体化等领域也将带来巨大的变革。届时，传统的电子影像采集和OCR可能将会淡出，电子影像系统可能也将只管理少数不易标准化的原始凭证，例如合同、企业内部的各种单据等。但在现阶段，因为上述技术的全面推广覆盖还需要较长的一段时间，在若干年内仍然会有大量纸质票据的存在，所以电子影像的采集和管理仍然是财务共享服务中最关键的内容之一。

再来看一下电子会计档案，对纸质原始凭证，尽管影像采集获得了影像文件，但影像文件并不是原始凭证本身，所以也就不是电子会计档案，在产生记账凭证后实际归档的，仍然需要是纸质的原始凭证。而电子影像只是原始凭证在信息系统中的代表物，用于查看等处理，所以纸质票据对应电子影像文件在电子会计档案系统中归档后，实质是在系统上的备查资料，尽管大部分情况下，包括开展审计等工作时，影像件可以满足一般工作的查看需要，但影像件毕竟不是档案本身。如果是电子发票，因为发票文件本身是原始凭证，所以电子类票据就是档案本身。

此时，对纸质票据影像的质量要求往往就看企业规范化管理的程度了，对典型模式下由财务共享服务中心采集的影像，其质量是可以保障的。但对个人报销业务中由报销人通过手机采集的影像就不一定了，一般情况下，可以被成功提交的报销单，其影像质量大致是符合OCR识别标准的，能够成功识别出发票信息，但图片本身可能不够规范，比如系统自动剪裁的图像中包括无关的内容，例如放在桌子上拍照时桌面上其他杂物入镜、图片影像不正、图片背景混乱等等情况，这类图片与对公业务由共享服务中心扫描的图片相比显得不够规范，这也是财务共享服务建设中需要关注的一个点。现在若干共享服务中心为了规范化管理电子影像，仍然由共享服务中心扫描，这是有着多方面考虑的。企业应用网上报销系统解决报销信息化的问题是一种思路，而建设财务共享服务则可能是另外一种思路，为了便于共享服务的标准作业，可能更强调流程的统一化和工作的规范化。

综上所述，电子影像采集在现代财务共享服务领域有其实质价值，而在移动报销等新技术和新方案出现后，怎样运用这些技术，怎样规划和设计财务共享服务体系，又带来了更多需要考虑和决策的内容，需要结合项目的具体情况重点关注。