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四家企业“无纸化办公”养成记:这才是PDF的正确打开方式!

2018-11-14 11:04    it168网站 原创  作者: 田晓旭 编辑: 田晓旭

  【IT168 评论】40多年前,“无纸化办公”的概念首次被提出,发展至今已渐渐成为了主流趋势,众多企业都在积极推行。但是笔者却发现了一个奇怪的现象,很多企业在推行了“无纸化办公”以后,不但员工的工作量没有减少,甚至就连最应该看到的纸张使用量的下降也没有如预期中的呈现。

  为什么呢?首先,有很多员工还是秉承着以前的行事风格,认为只有纸质保存才是最稳妥的,所以,无纸化办公的内容还会以纸质的形式留存一份或多份;其次,企业选择的“无纸化办公”方式可能并不适合自身的实际需求,从而导致了工作流程的繁琐和高错误率。

  如何才能选择一款真正有效的、符合企业“无纸化办公”需求的产品呢?纸上谈兵不如躬行实践,笔者找到了四家已经成功实现了“无纸化办公”的企业,并从多个角度剖析了他们选型和实施的过程。

  1.企业概况

  中央研究院成立于1928年,是中华民国时期中国最高学术研究机关,也是现今我国台湾地区最高学术研究机关,旗下共有3大学组、24个研究所和7个研究中心。

  士林电机创立于1995年,目前的员工数量4200+,办公室和工厂遍及台湾、大陆、越南、菲律宾、澳洲与美国,年营收达63.8亿美元。其核心业务集中在重型电气系统、电气设备和机械自动化,同时也涉足数字成像电视频道、光电产业设备与系统整合。

  雅特生科技成立于1968年,主要业务为提供设计与制造能源转换以及嵌入式运算解决方案,目前有2万多名员工,10座工程中心、4座生产设施,销售与办事处遍布世界各地。

  Oiv是克罗地亚的国营电信巨头,在国内无线电广播与电信行业拥有超过90年的经验,提供完整的无线电与电视广播服务、影音内容、数据分发、光纤出租、主机代管与现代化的媒体服务。

  2.遭遇的挑战

  中央研究院作为一家学术研究机关,随着研究项目的不断增多,其产生的大量数据就成为了必须要解决的问题。PDF具备在不同设备与操作系统之间保持格式一致,以及有效减少文件大小从而节省存储空间的特性,而这两个特性刚好是中央研究院数据归档与管理所需要的。

  但是,即使确定了PDF是解决问题的最佳选择,中央研究院还面临着很多挑战:

  ·每日需要将大量文件转换为符合ISO标准的PDF;

  ·如何能够自动执行并转换PDF;

  ·如何压缩生成的PDF文件以节省储存空间;

  ·如何降低软件的维护与管理费用。

  士林电机之前就采用了PDF来处理各办公室、工厂的大量电子文档,所以它遇到的主要矛盾是日益增长的工作量及文档数量与落后的PDF软件功能之间的矛盾。因为缺乏PDF可编辑功能,士林电机150多名员工只能不停地重复转换PDF文件,不仅经常会出现版面与内容错置的情况,而且获取文本的等待时间也很长,导致工作效率极低。

  与士林电机一样,雅特生科技公司很早就在使用PDF来处理文件工作,但不同的是当时雅特生科技使用的是Adobe Acrobat,随着业务扩张和使用人数的增加,Acrobat高昂的价格与严苛的授权条款渐渐让雅特生科技不堪重负。

  OiV 作为拥有超90年经验的克罗地亚国营电信巨头,使用PDF的方式却出乎意料的陈旧,公司应用的PDF软件不仅品牌不同,而且还需要在计算机上单独安装与启动;员工也惯于使用“老方式”来编辑PDF,即把PDF转成可编辑的格式,修改内容之后再转回PDF。这样的编辑方式在文件数量较少时还可以勉强接受,但是当文件数量到达一定数量之后,弊端就逐渐显露出来了:

  ·编辑PDF困难导致生产力低落;

  ·超大附件引发空间不足危机;

  ·未标准化PDF软件问题多多。

  3.产品选择

  从前文中,我们看到这四家企业在所属领域、企业规模以及遇到的挑战等方面都各有不同,自然他们对于产品的需求也不同。

  中央研究院更专注PDF文件的转换,所以他们更期望所选择的产品能够将文件批量转换为符合ISO标准的PDF。而文电通PDF转换服务器所拥有的三大特色刚好满足中央研究院的需求:

  ·控制台与客户端:客户端连接到服务器后,能够以操作Driver的方式将文件转换为PDF;

  ·监视文件夹:监视文件夹内所有的文件都可以自动转换为PDF,并且通过四个“状态文件夹”来查看转换结果;

  ·开发者工具:文电通PDF转换服务器是唯一支持集成的解决方案,能够快速将大量数据转换为符合标准的PDF。

  士林电机更希望PDF软件能够拥有强大的编辑功能,能让员工以类似Word的操作方式来修改PDF内容。经过详细评测,他们选择了文电通PDF套装版。其中,Gaaiho PDF Driver、虚拟打印机与Office的整合能够创建PDF和转换PDF,Gaaiho PDF Converter功能支持将PDF批量转换为可编辑的Word或Excel。

  因为Acrobat高昂的价格与严苛的授权条款,雅特生科技不得不去寻找一种能够轻易转用的PDF解决方案,经过严谨的对比和测试之后,他们选定了文电通,并且成为了多年的忠实用户。近期,雅特生科技进行了一次大规模的系统升级,经过对文电通PDF套装版最新版本的评估,他们决定全面将香港、菲律宾和中国共6个办事处、合计逾1000多份的授权,通过文电通企业授权方案一次升级到位。

  目前,雅特生科技各个部门对文电通PDF套装版的功能使用如下表:

  OiV克罗地亚国营电信于2015年年底正式引进了文电通,使用的产品为文电通PDF终端服务器套装版。利用终端服务器(每客户授权)不只降低了OiV IT部门的管理压力,同时也让内部用户能在公司网络内的任何一台计算机上远程使用软件。

  4.实施部署&成本变化

  选定了适合自己的产品,接下来要看的就是具体的部署实施以及实施之后的总体成本变化。

  中央研究院在2010年首次部署实施了文电通,目前有超过1000名研究员、管理人员和教育工作者在使用PDF的转换功能,每年的PDF转换量约为6000 – 12000个文件。另外,选用了文电通之后,中央研究院现在只需定点维护2台服务器,不必再像之前一样同时兼顾院内各学院、部门多达1000多台的计算机,人力成本和维护时间大大缩减了。

  士林电机本身就是文电通的老用户,这次经过评测之后,将企业内部的文电通软件升级到最新版。升级之后,企业内大量部署PDF软件的总采购成本降低了多达43%。除此之外,在使用体验上也有了很大提升,其中Office转换为PDF的速度平均快了86%,PDF转为Excel、Word的速度平均快了48%,而打开文件的速度开了54%。

  正如前文所述,雅特生科技将香港、菲律宾和中国共6个办事处、合计逾1000多份的授权,通过文电通企业授权方案一次升级到位。之前让雅特生科技头疼的价格问题,通过文电通PDF企业授权方案直接省下了48%的费用。

  OiV是在2015年年底正式引进的文电通,利用专业版的编辑文本和图像功能来调整PDF文件中的对象并编辑文字,大大节约了时间成本;使用者可利用减少文档大小功能来压缩富含图片的PDF文件,避免超大附件引发空间不足危机;利用PDF文电通终端服务器版 (TSL) 集中部署降低了整体成本,原先需要管理散落在四处的数百台计算机,但现在只需维护几台服务器。

  5.文电通产品线全介绍

  对于文电通PDF的使用满意度,四家公司都给出了肯定的答案, OiV甚至还给出了这样的评价:“因为文电通拥有我们处理PDF文件所需的一切功能,我们已不需要其他的软件了,导入文电通是公司服务现代化的一步。”

  据悉,目前已经有多达10000+公司或组织在使用文电通处理PDF文件。所以,文末笔者也整理了文电通全产品线,希望能够帮助到有PDF需求的读者。

  ·文电通PDF套装版5:由两个独立程序组成,分别为Gaaiho Doc 和 Gaaiho PDF Converter。其中Doc是专业的PDF文本编辑处理器,Converter具备批量转换功能,能从多种文件格式创建PDF文档或转换PDF文档为其它格式。

  ·文电通PDF转换器:专业的批量转换工具,能将许多文档格式快速转为高品质的PDF文件。除此之外,还具有合并档案、添加密码、水印等功能;

  ·文电通PDF转换服务器:提供强大的PDF转换能力,另外,企业和组织也可利用SDK资源进行开发,并进一步整合到自己的工作流程或系统中;

  ·文电通PDF阅读器:极致的打开与显示速度,且具备打印、新增书签、添加注释或填写表单等功能;

  ·Gaaiho PDF Reader:移动版PDF阅读器,具备填写表单、添加注释、多浏览模式等功能;

  ·文电通PDF SDK:专门给开发者使用的强大工具。无论是系统整合还是程序开发,它都是导入PDF功能的最佳途径。


关键字: 无纸化办公
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