【IT168 分析评论】

    对于企业的IT采购员来说，了解某个特定软件开发商的应用套件的真实性能和优缺点是件令人头疼的事。采购员所在的项目小组接触到大量的推销信息，供应商通过这些信息竭尽全力地推销自己的产品。功能上的交叉和软件整合使得产品重叠并引起很多混乱。企业并购也会产生问题，因为企业为了得到某个客户资源或某种功能而限制了市场竞争。这导致解决方案的重叠或强制的迁移。其后果是组织在做采购决策的时候总是面临着模棱两可的模糊性。

    评估和选择企业软件是个复杂的过程，即有巨大的潜能也面临极大的风险。正确执行这一过程会给企业带来特别的好处；而一旦执行失误，后果可能令人失望甚至是场灾难。选择了错误的硬件、中间件或软件的机构将会得到这样的教训：由于缺乏足够的软件开发商的信息以及评估程序的不足而导致了巨额金钱损失。对价格敏感的中小企业特别能感受到这样的损失，因为它们要求在软件评估过程中迅速而经济有效地收集到精确的IT信息。不幸的是，大部分的软件选择程序都会遇到下列这些问题：厂商天花乱坠的宣传、顾问们的利益冲突、用户的疑虑、冗长的选择过程以及不甚清晰的决策基础。

    问题纵览

    一般而言，当企业打算执行某个新的软件解决方案时，它会成立一个项目小组，评估内部程序，确认需求，然后发送信息征求书（RFIs）最后向候选名单上的厂商发送建议征求书（RFPs）。这些软件厂商通常会被邀请展示他们的解决方案，并提交报价，然后做出决定。不幸的是，筛选小组在这个过程始终都面临着一系列的困难。

    首先，由于过分关注评估产品的功能性和产品技术需求，能决定一个新系统最终成败的其他评估项却被忽略了。比如，厂商的企业战略、服务与支持能力、财务健全性、与流程匹配相关的成本与质量估量、易于使用、市场反馈、厂商努力以及产品的适应性，这些都是很重要的，却很难衡量。

    其次，当筛选小组组织和排列各条评估项以测量产品功能性的时候，小组通常采用电子表格来创建信息征求书（RFI）。尽管电子表格设计者尽了最大的努力，但他们面临向评估者和客户提供灵活性还是易用性的选择，同时通过保护字段来保持完整性，他们可能在电子表格设计方面作出危险的妥协。电子表格的缺点很多：它既不易被调整也不能经由有效分析而得到合理的结果；而且它很容易扩散计算错误：因为测量评估项的公式通常是隐藏的，一旦表格单元被移动或者字段被意外地覆盖，就会产生错误。电子表格之间的链接如果断裂，其结果就是无效的。其他错误也很常见如将某个方程式复制或重新写到另一个单元。此外，电子表格的特性使其很容易为搅局的公司所利用，从而导致处理延误、客户职员重新培训、数据审计过程额外的安全措施、顾问与客户之间的关系恶化等。

    最后，由于软件筛选小组通常缺乏高质量的、中立的信息，他们的评估方法从一开始就有缺陷。这令他们感到困难重重或者根本不可能证明选择某个特定厂商的解决方案的理论基础。大多数决策者依赖其“内心的感觉”、管理层的命令或者那些烦琐却无法识别出非常好的方案的电子表格。因此大多数的企业技术评估过程都超过了原先规定的时间和预算。而在最后选定后，大多数的软件执行均不能满足功能上的期望值、投资回报率（ROI）和总拥有成本（TCO）。

    总而言之，在企业软件选择过程中，潜在客户通常为下列几个难题所困扰：

    项目筛选小组缺乏有效途径定义其商业需求也不能有效鉴别全部项目小组成员的关于厂商和产品的关键问题（评估项）。

    自持股人处收集所有需要的评估项很费时间，这是项目初期会遇到的难题。需要推动项目起步并迅速执行，因为延误意味着收入损失和用户购买损失。

    当评估项选定并交给厂商时，项目小组通常无法有效地将不同评估项按照它们对其需求的支持度区分优先次序。后果则是由内部政治议题而非公司的真实需要决定（评估项的）优先次序。由于缺乏专业的决策支持工具来组织这些优先次序并随时检查它们，并在优先次序发生改变时模拟和分析厂商的能力或目标契合度（fit-to-purpose），某个部门的“需求”将会对决策中的某些评估项产生不合理的过度的影响。

    项目小组无法获得关于现有厂商解决方案客观的经过核对的资料。软件厂商的展示通常是些推销广告而没有关注解决方案的满足用户需求方面的能力，而且常常是误导的。不幸的是，大多数项目小组无法区分事实和花哨的广告，特别是由于战略性的技术选择本身就是一种新的尝试，或者在特定组织内部相当长的时期内的首次筛选。

    问题已经很清楚了：筛选阶段缺乏足够的适合需求的（fit-gap）信息（如上所述）意味着无法正确计划与执行实施。

    测量评估项

    测量评估项是决定软件解决方案可行性的关键。必须考虑数目众多的变量并对照不同的出价加以衡量。TEC建议组织在创建RFPs之前采用现代决策支持工具来比较解决方案。这么做的好处是能产生一个适当的候选厂商名单供更详细的考虑。厂商的位次取决于它满足机构优先需求的能力。一些分析公司和其他公司提供比较及评估的工具和服务，包括The CRM Matrix, Gartner, 和 2020 Software。以下将关注如何使用TEC的工具来解决上述问题。TEC的候选名单向导（Shortlist Wizard）通过一些基本问题帮助建立需求概况并汇编候选厂商名单便于更进一步的评估。

    TEC的评估中心（在线决策支持工具）按照经过TEC分析师根据行业标准和基准审查的上千条评估项来分析和比较上百家厂商的解决方案。由于厂商在答复TEC的RFI时头脑中没有一个具体的项目参照，这些回答更能代表他们的能力。

    评估中心的支柱是知识库，是分析一个或多个企业解决方案的评估项和方法的综合。这些知识库采用行业标准的专业术语并匹配绝大部分的软件商提供的特征、功能性和服务。每个知识库都按照等级目录（hierarchical tree）的结构组织起来，包含着厂商解决方案的细节特征、功能以及用户给予这些特征的商业优先次序的细目分类。这种结构允许用户指定需求，从高等级的商业目标到功能性的细节，通过对树状结构向下钻取到评估项的细节层次。优先次序是给予不同业务评估项的重要程度，根据满足这些优先次序的能力可以对厂商或供应商排名次。候选名单向导（Shortlist Wizard）帮助用户创建项目，而这个项目则是用户专用的知识库的一个实例，包括用户认可、优先次序、厂商筛选和分数。这时，用户被引导做进一步分析：选择厂商、安排需求的优先次序、对比结果、假设情景分析（what-if scenarios）、排名、图表与生成报告。（见图1）

    用户可以查看选中的知识库中所有厂商以及通过候选名单向导（Shortlist Wizard）选出的厂商。用户也可以修改选中的厂商名单，或者加入某个用户指定的厂商，如果项目支持这些功能，还可以加入关于厂商的评价、实施细节或许可证费用。

    安排需求的优先次序和对比结果

    为了有效匹配用户需求和厂商解决方案，用户需要安排其需求的优先次序，以便将更重要的评估项置于优先地位。常用的技巧是采用加权平均数（WA），因其简单易算。然而，这也仅能适度地评估性能，它既不能说明哪种模式适合企业需求，也不能识别或测量选择这些模式内在的风险。所以，WA也无法洞悉厂商的真实能力，因为它使用一个数字去描述一组评估项，却无法解释不平衡之处。加权平均综合指数（WACI）可以给更重要的评估项更多的优先考虑，而且综合指数可以更好地理解由WA看来模糊不清的数据。WACI结合了综合指数和加权平均数（WA）来衡量厂商对于模型匹配的总体性能。就TEC来说，结果产生的数字叫做非常好的匹配因数BestMatch Factor TM（BMF），该因数与加权平均数配套使用。

    用户采用一个数值范围来设定他们的需求。例如，TEC评估系统里用的数值范围是关键的（10+ 最低限度的可接受的等级） 必须有（10）非常重要（8）重要（6）最好有（4）不重要（2）不需要（0）。

    括号中的数字代表着列项的数字等值（用于计算的）。TEC的评估中心将采用这些数字来表示用户的优先次序。将这些优先次序适当地分组与分层级以确定它们的非常好的权数，从而使得用户能够向下钻取到每个模块和子模的细节。例如一个饼图（见图2）表示目前在知识树和对应优先次序单中的选定层次的优先次序的分配，知识树和对应优先次序单中的优先次序是按照模块安排的。当设置需求时，饼图就会相应改变以反应这些优先次序的设定。

    一旦用户确定了其全部的优先次序，就可以采用WA和BMF来分析选中的厂商是否符合用户需求了。因为这些数据收集在知识树内并在知识树内进行分析，用户能精确定位不同功能类别的结果并且查看厂商在某个特定领域的性能。成本计算也能运用WA和BMF来计算和比较（见图3）。最后，这些评分使得用户得以并排地精确地比较厂商的解决方案，从而避免了使用电子表格的缺陷。

    产品比较图与报告

    TEC的在线决策支持工具提供了三个关键图表以帮助用户了解厂商解决方案之间的对比。如上文所解释的，在评估和选择软件时，技术与功能评估项不是需要考虑的唯一变量，还有考虑其他如服务和支持。原始的结果被立刻重新计算，在知识树上选定的层次上用图表形式的产品对比图（图4）描绘厂商的优缺点。该图向用户提供了关于所选择系统优缺点的详细而全面的纵览。用户不仅能立即精确了解不同解决方案之间的关键区别，而且能向下钻取调查解决方案之间最显著的差异以及这些差异的源头。用户还能做假设分析场景的计算来确定这些变量对不同厂商的影响。

    产品差异图表（图6）显示了选定的基线产品和其他产品之间的性能差异（WA）。入选的厂商将显示为基本选项，在图表中为零位线。把当前选中层次的WA与该评估项的基本选项的WA作对比。差异就表示在该图上。知识树上当前选中的层次上的每条评估项都这么分析。灵敏度分析图（图7）使得用户得以基于未来商业前景对比不同的解决方案，以检验某个软件包是否还是满足未来需求的非常好的方案。该分析采用当前选中的评估项为基线，将该评估项的优先次序值在0到100之间以10为间隔变动。对于每种优先次序的设定，都要计算综合的WA并显示在项目的每个选中的选项上。灵敏度分析也可以用于测定产品的现有能力相对于某些关键商业需求是否是易变的或不稳定的。

    软件评估程序中最关键的一个方面是由管理层联合讨论会（management buy-in）决定。由于大笔费用的支出和企业系统对组织产生的影响，这就很有必要证明选择某个特定厂商是有充分的理由并且要显示该选择程序采用了严谨的商业分析。该选择程序中汇编的有价值的信息可打印成一些报告提交给高级管理层和决策者。这样，筛选小组将拥有可量化的信息来证明其选择。另外，这些图表和报告可以在供应商做产品展示的时候派上用场，以区分推销广告和产品功能。还可以创建带脚本的场景，让厂商展示他们产品与组织需求相关的功能。筛选小组从而进一步确定其选择的合理性。

    恰当的企业解决方案会使组织受益良多，而且精确的信息还会产生涓滴效应（trickle down effect）。在企业软件功能性方面采用精确的相关的评估项，组织就能更好地了解其选择。避免了电子表格式的计算方法，筛选小组才能对厂商满足组织需求的能力作出精确的评价，从而保证选出最适当的企业软件。