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如何开展有效的绩效面谈

【IT168 技术文章】

    绩效面谈有用吗?如何进行绩效面谈?绩效面谈到底面谈什么?诸如此类的一系列问题,一直困扰着管理者特别是新晋管理者。

    本人结合多年的管理经验和绩效面谈经验,拟从以下五个方面试图给出作者对绩效面谈的理解,分享一些体会和做法,期望您能从字里行间挖掘些许借鉴或体会一丝感触。

    (一) 什么是绩效面谈

    也许是本人的才疏学浅,虽然检索了不少相关书籍,也试图通过互联网搜索,但没有找到有关“绩效面谈”的权威性定义。因此,本人只好根据自己对“绩效面谈”的初浅体会,给其下一个定义:

    所谓绩效面谈就是管理者和下属一道,就下属一段时期以来的工作表现和工作绩效(对比之前确定的绩效标准)进行沟通,讨论工作成绩、工作不足、工作改进建议以及下一步的工作重点等,并在管理者和下属之间就这些方面达成一致的双向交流过程。

    以下的阐述都将围绕这一定义展开。

    (二) 为什么需要进行绩效面谈

    有人说,绩效面谈是谈论过去,而过去的时间已经发生了,是否谈论已于事无补;也有人说,下属自己的绩效怎样他(或她)心知肚明,再进行面谈毫无意义,纯粹浪费时间;也有人说,把下属的绩效情况发给他(或她),让他们自己去消化,“让他们自己看着办”就行了,没必要那么正式;……。

    以上的种种观点,其实都是不正确的。

    我们知道,人最大的挑战不是对别人而是对自己中肯的认识和评价。“当局者迷,旁观者清”、“不识庐山真面目,只缘身在此山中”就正好解释这一现象。退一步讲,即使员工下属自己心里确实非常清楚自己的绩效,但为了保护自己,在没有上司和自己清楚沟通的情况之下,也往往会选择“装糊涂”。

    而根据前面对绩效面谈的定义,我们知道绩效面谈的目的就是要在上司和下属之间“清清楚楚明明白白”地沟通好这些问题并达成一致,让下属清楚自己做得如何其实大家(包括上司)是非常清楚的。这样有了对绩效情况的一致理解和认识,绩效考核时员工就会少些抱怨,后续工作开展时也多了一些指引。

    因此绩效面谈不仅非常必要而且非常重要。它不仅是评价过去,而且是展望未来,起到了承前(回顾过去绩效)、启后(展望未来工作)的双重作用。

    (三) 绩效面谈的主要内容

    由于具体工作性质和岗位的不同,管理者在和下属进行绩效面谈时,具体的面谈内容一般会有较大的差别。但主要内容一般包括如下几个方面:

    (1)绩效考核周期内的主要工作和各项目标的完成情况;

    (2)员工取得的主要成绩和进步;

    (3)在完成目标方面遇到的问题和存在的不足;

    (4)哪些方面需要改进以及如何改进;

    (5)下一绩效考核周期内的主要工作;

    (6)上司对下属在下一绩效考核周期内的工作绩效期望;

    (7)探讨岗位所需能力上的优势和不足;

    (8)下属的个人发展计划;

    (9)下属对上司或团队工作的看法和建议。

    由于是员工绩效面谈,重点是谈员工的绩效,因此上面列出的九个方面,其中第(7)、(8)、(9)三个方面不是必须的,可以谈也可以不谈,视情况而定。

    (四) 如何进行有效的绩效面谈

    如何进行绩效面谈,这应该是绩效面谈产生真正效果和意义的关键所在。很多管理着对这一问题重视不够,想谈就谈,泛泛而谈,结果等于没谈。

    首先,我们需要进行充分的面谈前准备,包括准备员工的绩效数据、员工绩效与考核指标之间的对比数据、管理者想和下属面谈的主要方面、下属可能会提出的问题等等;这样可以避免泛泛而谈、没有重点。

    第二,选择合适的面谈时机和场所,确定面谈时长(面谈前就应该以计划的形式确定,并知会下属);这样做可以避免想谈就谈、无的放矢。

    第三,选择合适的开场白,让双方能快速、清楚的进入面谈主题;这样做一方面可以让面谈气氛轻松,另一方面也能让面谈目标清楚。如年终绩效面谈,可以类似这样开场:“某某某,你好,最近天气很好,有没有搞搞户外运动?(等待下属回答后可以继续)时间过得很快,一转眼又到了年末,今天我想利用差不多一个小时的时间,和你一起沟通回顾这一年来你的工作绩效情况”。

    第四,正式面谈开始(注意面谈双方采用成90度入座,这样双方眼神既能充分接触又不会有面对面入座时的那种“正视”而产生的不适之感),依据之前的面谈规划逐步展开,根据情况可以采用引导、提问、聆听、探讨等多种方式,让沟通既轻松又高效。

    第五,绩效面谈结束前,一定要有总结,并得到下属的认同。如可以这样说,“通过刚才一个小时左右的沟通,我们就你的绩效方面达成了如下共识(逐条列出),你看是否是这样?”。

    第六,绩效面谈结束时,采用鼓励性的语言,并记得对下属配合本次绩效面谈表达感谢之意。

    (五) 管理者需要具备的面谈技巧

    关于面谈技巧,需要我们在实际工作中不断总结。这里给出一些做法,供大家参考。

    (1)维护对方自尊,保持平和态度;既不要以势压人,也不要和下属争吵。

    (2)摆事实讲道理,不做假设,也不做提前推断。

    (3)尽量多使用正面的语言。

    (4)谈话时,只谈论行为(即谈论事实和结果),不谈论个性(即不谈论性格和人品),也就是“对事不对人”。

    (5)多应用积极的肢体语言,让面谈气氛轻松活泼。

    (6)聆听下属的心声。

    (7)采用汉堡式的批评方式(即先肯定好的方面,接着指出不足的方面,最后鼓励对方)。

    总结:

    最后,以一个故事结束本文:

    传说中有一位智者,号称无所不知,其村有一个小孩,想考考这位智者,于是他拿了一只小鸟放在自己的背后。他问这智者:这鸟是死的还是活的。他想,如果这智者回答说这鸟是死的,他就把它掐死;如果这智者回答说这鸟是活的,他就不动。这智者回答说,答案就在你手中。

    那我想,如何进行有效的绩效面谈,答案也应该在我们没一个管理者自己的手中。

    祝您好运!

    主要参考文献

    [1] 《项目管理知识体系指南》 (美)项目管理协会  著 中国电子工业出版社。 2006.5

    [2] 《当代管理学》 [美]加雷斯。琼斯 珍妮福。乔治 著 郑风田、赵淑芳 译 人民邮电出版社。 2005.4

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