通用工具

　　另一个澳大利亚统计局知识管理的重要因素就是利用通用的工具和系统作为促进剂。

　　多年来，澳大利亚统计局已经认识到复用创意/系统/流程而带来的生产力收益，而且该统计局已经开始控制特殊工具和技术的使用。

　　尤其是，澳大利亚统计局已经认识到在全局范围内推广一套可扩展的，大家都能够使用的工具集，可以有效地支持观点的交流，提高生产力。

　　最好的证明就是澳大利亚统计局用Lotus Notes作为其桌面平台（在此基础上开发了1100种应用）。

　　这种方法也可以在该局的数据管理中得以运用，在数据管理方面，许多拓展性的工作被用于添加和组织其各种统计数据作为输入/输出数据仓库，进而创建一个独立的发布源。

　　在各个层面支持这项工作的是基于元数据有利于信息资源发现的拓展性理解。

　　广泛应用“工作组”数据库

　　在澳大利亚统计局最初部署Lotus Notes的时候，就决定用共享讨论社区来替代电子邮件，强调Notes邮件主要是指“个人资料”。

　　早期的“讨论数据库”应用程序也发生了很大的改变。现在拥有了更多功能，包括工作组级电子邮件，专门用于支持工作组为单位的工作。

　　澳大利亚统计局目前已经拥有数百个工作组数据库—大约是其所确定的组织化团队的3倍。这些多出来的数据库有效支持内部的“实践社区”，可与公司组织架构中明确界定的工作相并行。

　  默认情况下，工作组是开放式的—任何人都可以在其他工作组中检索、查阅和发布文档。澳大利亚统计局工作组数据库的另外一个特点就是其内在的强有力的“元数据”支持。当文献创建和归类的时候，它自动获取控制存取、存档及文档生命周期的一系列元数据。

　　涵盖资金和员工的知识管理方法

　　从1993年开始，澳大利亚统计局就在组织内部设立了相当于APS 2级主管的知识总监职位，主要负责开发、拓展和支持该局内部知识的协调工作，鼓励创新；通过与该局的技术平台的开发人员的沟通和交流来推动知识管理工作。

　　在最初的几年，知识管理经理们的工作得到了包括SES官员在内的指导委员会和所选出的APS 2级总监的大力支持，以及高层的授权，并与高管层目标紧密关联。

　　最近一段时间，知识管理总监已经得到了位于南澳大利亚的“卓越知识管理中心”（KM Centre of Excellence）的调研以及开发支持澳大利亚统计局知识管理系统的相关服务的鼎力支持。

　　澳大利亚统计局最近将其知识管理行为视为一种“动力”或“创新”，知识管理总监直接向技术服务部总裁汇报工作。

　　在资金方面，澳大利亚统计局知识管理项目在过去4年里得到了每年大约30万美元的资金支持，2000年前每年大约20万美元。

　　这些资金包括薪金以及开发和部署该组织知识服务和技术所需的资金，学习内容和技术开发，如“欢迎页面”（Welcome Page）—— 澳大利亚统计局门户，以及内部的纪录保存系统。

　　更多的促进知识管理架构的相关活动，如推动澳大利亚统计局共享理念（知识管理文化推广）已经深深地嵌入到该组织的入职与学习培训。

　　很多核心的技术架构，如该组织的工作组数据库设计模板，以及开发服务也会被作为核心架构，通过Lotus Notes版本的更新开发进行资助。这样，任何新的知识管理架构都可以随着核心架构的更新而得到升级。

　　通过改变工作方式来改变人

　　一个著名的20世纪思想家Buckminster Fuller说过“要教给人们一种新的思考方式，不要试图直接教诲他们，相反，给他们一种工具，一种可以引导其采用新的思考方式的工具”。

　　在过去10年的开发中，澳大利亚统计局发现通过给人们授权—让他们在一种充满信任和开放的环境中自由共享和增值，可以通过影响其工作方式来改变其工作思维方式。

　　大量实践证明已经到其他政府部门工作的前澳大利亚统计局员工，都非常怀念澳大利亚统计局的“知识能动”的工作环境。

　　展望

　　大约一年前澳大利亚统计局意识到，澳大利亚统计局在管理“信息资产”方面做的很好，而在管理“流程知识”方面还有欠缺之处。许多“如何顺利完成任务”之类的细节信息存在于澳大利亚统计局员工的头脑中。

　　因此澳大利亚统计局启动了一项雄心勃勃的项目来为“业务流程管理”提供支持服务。目标就是要简化存档、运营、 理解并改进人机融合的业务流程。该系统的要点如下：

　　◆ 建立业务流程的企业级数据库（采用XML格式定义流程而不仅用流程图表示）

　　◆ 相关服务（可供流程调用—如“预定会议”、“运行这项SAS运算”）

　　◆ 工作流引擎（主要负责运营流程的自动化部分）

　　◆ 流程控制门户，提供操纵、管理和存档流程状态的接口

　　其中，流程控制门户将成为工作组数据库的一个新的组成部分。通过创建和运营来自工作组数据库的流程，该工作组数据库中的记录存贮架构就可以自动得以集成。

　　收获

　　领导层的鼎力支持非常必要

　　早在1990年代，澳大利亚统计局组织高层就把对于知识管理能动环境提高到一个非常高的高度。高层不但在技术方面，而且在推动工作和知识共享方面都给予鼎力支持。

　　因为知识管理不但投入巨大，并且特别强调一种简单的知识管理模式，以及对业务职责和对平台、流程的所有权。