ERP项目实施过程监理
项目准备阶段:主要是实施厂商制定详细的实施计划,并根据实施计划进行详细的需求调研、培训等工作,为实施开始做准备。设计蓝图阶段:主要是根据当前的业务需求进行业务流程重组和再造,设计出适合企业的软件流程。实施阶段:就是根据设计的业务蓝图进行系统配置及必要的系统开发和报表的开发。准备上线:即完成上线前的系统rN试、基础数据和主数据准备等工作。切换运行:即根据切换策略完成系统上线并修改遗留问题。
实施过程的监理的作用主要是通过监督和控制,使实施工作按计划进行并达到预期的目标。具体来说,监理的主要工作如下:
a.实施计划合理性的审核。计划的不合理导致了项目从一并始就是不可行的而计划不合理的根源在于根本就没有认识到计划的重要性,没有真正的把计划的制定作为一件重要的事情来做。监理在本阶段一开始就要让各方认识到计划的严肃性,以及明确计划变更的复杂的、严肃的流程。同时,一定要注意制定实施计划时对人力资源的需求及实施的整个组织架构,这将关系到计划的可行性。在制定实施计划时,监理可以协助项目组进行风险分析,风险分析应贯穿整个ERP项目中,但此阶段尤为重要;完整全面的风险分析可以使项目提前预知风险并规避风险,使计划顺利执行。其实,拖期对信息化工程的效果非常有影响,尤其是ERP项目,拖期可能直接导致项目的失败。所以,监理本阶段一定要把握好实施汁划的审核。
b.项目的整体把关。ERP产品一般按照模块来实施,由于ERP产品的逐步成熟,模块内部功能已经比较完善,但是,模块之间的关联存在一定的隐患,加上ERP实施的组织方式一般以模块为分组,更加深了此隐患。所以,监理一定要在实施过程中对项目进行整体把关。如在计划阶段关注整体计划中各模块是否安排合理,是否考虑到了衔接问题;在业务蓝图审核时,着重审核业务流程中模块配合流程的设计,已保证其统一性;在数据要求方面,从整体上统一要求,保证各模块的一致性;在测试阶段,关注测试内部接口之间的集成衔接程度。
c.关键文档的审核。关键文档如蓝图设计报告、上线切换方案等对项目能否成功影响很大,而对关键文档的审核确认上实施方、企业等各有自己的优缺点,也有一定的片面性。这时,监理就应发挥他的业务经验、管理经验和技术经验,对文档进行审核和建议。例如:可以从如下几个方面重点审核业务蓝图设计报告:与需求的符合性、各模块的配合性、整体的数据一致性、业务流程的整体一致性、对性能的考虑、对接口的考虑等。
d.测试的监督管理。测试环节也是某些信息工程中经常忽略的。可以说,测试不是功能较多的,但测试是质量的重要的评价手段。尤其是ERP项目,投资巨大,更应做好测试工作,以免上线后带来损失。ERP一般是成熟软件,但由于实施过程中开发的模块以及报表的开发都要通过编程实现,必然带来很大的质量隐患。所以,监理本阶段要认真审核实施方的测试计划及测试结果,监督错误的更改情况,并协助用户组织好上线前的用户确认测试。
e.文档变更的控制。文档管理是监理的一项重要工作。在信息化的许多项目中文档一直是被实施方或业主忽略的部分。但文档却是信息化建设的重要成果之一,而且,文档的好坏影响到项目目标的验证以及企业以后的系统维护问题。对文档变更要建立严格的流程,如需求文档、业务设计文档等重要文档变更时都要走标准的变更流程。文档管理和变更流程的建立才能使企业及监理真正把项目控制起来。
f.培训的效果的评价。对于一般的信息化项目,培训一般都是在项目后期进行的,但对于ERP项目情况却不同。由于ERP项目是实施专家指导用户共同来完成的,也就是说,工程的很大一部分工作是需要用户通过培训来完成的。所以培训的效果直接影响到实施质量,同时,对于ERP项目,不同阶段有不同的培训即使是同一类型的培训,也一般分几次逐步完成。所以,本阶段监理又一项重要的工作是跟踪培训的效果。
g.上线准备的跟踪。由于ERP项目的特殊性,使它并不像一般的信息化项目,完全上一个新系统。ERP项目_L线时要保证企业的正常运作,所以运行时系统内就有很多基础数据。所以基础数据准备是上线准备的一项重要工作,关系到上线后数据的准确性。所以,监理本阶段要做好上线准备工作的跟踪工作,确保上线的顺利进行。
ERP项目后期监理
ERP项目后期的主要工作是指项目实施完成后对整个实施过程进行回顾、分析和评判以及缺陷的修改。ERP项日后期的监理主要侧重于协助用户对整个项目进行评价,并总结经验。主要内容如下:
a.对项目的总体评价。协助企业对项目进行效益分析和总体评价也是监理的一项重要工作,通过此项工作,可以对ERP项目的效果进行量化分析,分析系统的实施效果,促进ERP项目的有效使用。
b.总结大型管理系统的实施方法。通过一个ERP项目的实施,监理应在最后阶段协助准备和完善整个项目实施的所有文档资料,总结大型管理系统的实施方法,为企业留下一份宝贵的实施经验。
4 总结
ERP项目首先是一类信息系统项目,但它又有自己鲜明的特点,与其他信息系统项目有很大不同;所以,对ERP项目只有在信息系统项目一般监理的基础上,根据ERP项目的特点进行项目监理,才能真正达到监理的效果。为项目正常实施保驾护航。