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项目沟通管理中的问与答

    6)对一个我还是陌生的项目,我将如何和客户(用户)进行交流?

    建议:

    a)告诉客户(用户)你对这个项目还比较陌生并很乐意与他们合作。
    b)告诉他们,公司为什么让你来做这个项目,你的优势是什么且这些优势会为他带来多大的好处。
    c)准备一个良好的项目计划来证明你的能力。

    分析:对一个你陌生的项目,你最好在和客户进行交流之前,多了解一些他们的业务,以争取更多的胜任。还需要告诉客户,我们公司有能力帮他们更好的完成他们的需求--有时候公司的实力比自己的说服力更大,这就是中国的现状。和客户谈的过程中,尽量要将他们的业务了解的更多,尽量能够提出一些他们工作中的问题,最好提出解决办法,客户最愿意听到他的合作方是此行业的专家。

    7)对于客户(用户)提出的不现实的需求,我将如何与客户(用户)交流?

    建议:
    a) 解释你对项目的理解和用户的利益所在。
    b) 解释为什么不现实的需求将导致项目遭受损失,以及这些不切实际的需求会多大程度上损害用户利益。
    c) 采取用户的语言给用户讲解

    分析:对客户(用户)提出的不现实需求,要让用户知道为什么我们不能为他这么做,对用户他们有什么好处,又有什么缺点。还有对他们的需求,有多大的风险,做一个比较详细的可行性分析报告,解释付出与所得。
    一定要注意:以用户的基本需求为基础,如果用户所提出的需求是基于这个不切实际的需求,那么你就需要对这个需求进行进一步的剖析,明确风险所在,并找出风险更小的解决方案给用户参考。解释方案之间的优劣

    8) 当我的团队成员之间产生冲突时,我将如何去和他们进行交流?
   
    建议:
    a) 让团队成员明白在确保项目成功的问题上,他们的利益是一致的,并且项目成员的冲突会增加不必要的项目风险。
    b) 承认冲突是不可避免的,但每个项目成员需要将个人和问题区分开来。
    c) 亲自(和每个人)谈话,并且使自己成为项目团队成员中出色的谈判人员
    d) 向前看,不要向后看。严格对待问题但宽于待人

    分析:当冲突发生后,需要对事情的经过进行一个比较详细的调查,然后分析,最好将冲突利用合适的办法来解决掉。分析一下对方的性格,然后开导他们,大家都是为了工作,其中的意见没有半点个人恩怨,也没有必要为此产生个人恩怨。工作环境是大家一起创造的。
对于不好解决的冲突,就需要自己从中来做一个“和事佬”了。至少要让他们之间的事不要影响到工作,如果不可避免,那就只好将他们分开治理了

    9) 我将如何与我的团队成员交流来帮助他们认识到我们的项目中存在风险

    建议:
    a) 用现实生活中的案例来图解项目中的风险问题。
    b) 指出项目中存在的问题并预见没有风险计划时的最坏情况。
    c) 掌握每个人对风险的理解。并保证团队成员对风险评估的标准统一。

    分析:针对项目风险的认识,需要团队成员的积极参与,首先应该让团队成员了解整个项目中存在的风险。有以下的方法可以帮助找到风险
    项目风险的预演:在项目成员没有预计到项目风险的时候,用假设的方法将整个过程进行下去,然后观察所得到的结果是否何预期相符。这种推导法可以使能够影响项目成功的因素暴露在我们的监控之下。检查风险问题,并向团队成员提醒项目风险的存在。
    关键问题的危害:加强对关键问题的风险认识,指出关键问题没有解决好,对项目的危害。
使用适当的方法将项目进行分解(WBS等),这样可以更清楚的认识到项目的关键问题,了解项目风险所在。

    总结上述项目管理人员提出的问题,我们推荐了一些交流的指导方法来提高他们在项目管理中的交流水平。
    1) 使用接受者的语言
    2) 直接询问问题
    3) 建立多渠道沟通
    4) 检验其他人员对你所说的话的理解程度
    5) 换位思考
    6) 做一个活跃的听众
    7) 坦诚对待接受到的反馈,不要有情绪上的抵触
    8) 在当前状态下,你对你自己和其他人员了解多少
    9) 把人员从问题中分离出
    10) 集中在利益(收益)上,而不是立场
    11)找到符合共同利益的作法
    12)坚持客观标准
    13)向前看,不要向后看
    14)具体且灵活地交流信息
    15)严于对待问题,宽于待人。
    16)多使用鼓励性语言,善于总结和表扬团队成员的的长处

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