过度工作

    为了完成一个项目，人们可以偶尔全力以赴地工作整整一个星期。但是，如果这种事变成惯例，那么他们就会想法子逃避正常的工作时间。

    我们都有基本的生活需求，我们还要参加社会活动，与家人沟通，需要时间放松和休息。如果人们因为项目工作得过于奔命，他们就会利用工作时间创造条件来满足这些需求。然后他们会落下越来越多的工作，导致需要更多延长他们的工作时间，形成恶性循环。

    要避免这种情况，最好的办法是让团队成员编写一个工作表，写下他们在一个正常工作周所能完成的工作。如果情况比较紧急，也不要让员工连续工作超过一个工作周。这可以保持项目有条不紊地进行。如果任务确实紧急，需要长时间地加班工作，那么最好让他们轮流来。

低效的过程

    清理障碍是项目发起人的工作，这样才能保证项目团队快速有效地工作。如果团队在完成项目的过程中“陷入混乱的官僚关系”，将会很大程度上影响项目进度；并且由于浪费太多时间和精力，种种困难也会随之产生。如果项目发起人能够清理这些机构层面的障碍，减少时间上的浪费，整个团队就会以更高的效率完成工作。

无序的环境

    为了获取所需的信息你通常需要多少时间？桌子、电脑、办公室的杂乱无序也会拖慢项目的进度。这同样很容易使人分心，无意中形成多任务处理的局面。

    要保持工作效率，可以在项目开始和项目进度报告中实行“5S”方法。“5S”是日本的质量改进运动中实行的一套法则。作为一种提高生产效率的方法，现已在全球范围获得广泛的应用。

5S法则

    分类（Sort）——只在工作区域保留当天工作所需的基本物品。其它东西都放到其它地方保存好。根据信息建立文件系统加快文件访问速度，不管是纸张文件还是电子文件。

    整理（Straighten）——把每种东西放在合适的位置，比如可以使用桌面整理软件。工作区域所有物品都贴上标签，并合理安排共享机器的使用，比如复印机和打印机。

    清洁（Shine）——让工作区域里所有东西都像“新”的一样，保证能够无故障地工作。垃圾桶和废纸篓要当晚倒掉。

    标准（Standardize）——这包括对常见区域的可视控制，比如怎样使用复印机，在墙上挂上计划日历等。

    持续（Sustain）——每日和每周进行工作汇报，实时更新最新的进展。

    实行了以上5S法则就能很大程度地提高效率。它将使你的项目开足马力，超越“Just Do It”，更快、更有效地成功实现。