三、 使用Project Central建立基于Web的团队工作模式

    Microsoft Project Central 是 Microsoft Project 2000 的配套产品，它使工作组成员、项目经理以及其他相关人员在整个项目期间能够协同工作。Microsoft Project Central 可以帮助工作组成员就他们正在执行的任务和项目经理进行沟通，同时也为包括高级经理在内的所有人员提供了获取项目信息的场所。Project Central是基于Web的工作组方式。

    用户访问 Project Central 时不需要 Project 2000，只使用浏览器即可。

    3.1 在Project 2000中设定团队工作模式

    设定这种模式的操作非常简单，只要在服务器中安装好Project Central，它就成为了一个具备管理数据库功能的网站，项目经理或工作组成员使用浏览器，通过网站访问Project Central，就可以直接获取项目信息。

    自动建立用户账号。如果在Project Central中工作组成员还没有创建账号，Project Central会在项目经理第一次发送工作组分配消息时自动地为这每个资源及项目经理建立帐号。可以有两种登录及验证身份的方式访问Project Central时，一种是通过用户在Windows 网络系统中的用户帐号，另一种使用使用Project Central的用户账号，此外，也可由管理员为用户在Project Central中之间建立帐户。

    使用Project Central。当Project Central 环境一旦建立，便可以进行项目信息的沟通与协调，项目的参与人员只要直接运行IE 浏览器，在地址栏输入Project Central的地址并执行，屏幕上就会显示登录界面，用户找到自己的名称并并输入密码，就可以登录到Project Central。如果用户使用“Windows 帐号”作为登录身份验证方式，就能直接登录到Project Central中。

    项目参与人员角色设定。在Project Central中共有三种角色：管理员、项目经理、资源。每个用户都扮演着1~3种某人角色，角色决定了他们的权限。管理员具有最高的权限，他可以配置、管理Project Central的工作环境。项目经理负责项目规划与任务的日程排定，他在Project 2000中可以进行任务的分配，计划的调整，要求工作组成员提供任务进度状态报告，并进行项目更新。资源主要是完成项目经理所分配的任务，并可以对项目计划提供建议。

    3.2 项目经理与工作组成员沟通

    项目经理与工作组成员的沟通流程主要有以下几个方面内容：
    1、 项目经理通知工作组成员，已经为他们分配了新的任务。
    2、 工作组成员从“工作组收件箱获取分配给自己的任务信息，并就是否接受分配的任务做出答复。
    3、 项目经理根据工作组成员的答复更新项目计划。
    4、 如果项目计划有变更，将变化情况通知相关的工作组成员，并要求成员做出响应。
    5、 工作组成员对于是否接受变更做出答复。
    6、 项目经理根据工作组成员关于变更的答复更新项目计划。
    7、 项目经理向工作组成员索取项目状态报告。
    8、 工作组成员提交项目状态报告。
    9、 项目经理调整项目计划。

    3.2.1 进行工作分配

    进行工作分配是按如下流程进行的：
    1 项目经理：进行工作分配。项目经理在Project 2000的甘特图视图中，执行“工具/工作组/工作组分配”命令，将全部任务或指定的任务分配信息发送到相关成员。
    2 资源：接受或拒绝项目经理的分配做出响应。工作组成员通过浏览器登录到Project Central后，在主页上将会看到他是否有新消息。如果有，打开“工作组分配”信件，查看分配给自己的任务信息。如果接受该工作分配，可以不必答复；如果有异议，在“是否接受”栏下选择“否”，并说明不能接受工作分配的理由，答复项目经理。按“发送”按钮后，即将答复消息传送给项目经理。
    3 项目经理：查阅工作组成员应答消息。项目经理也能从“Project Central”中获取工作组成员的答复消息，查看答复消息后，如果没有异意，按 “更新”按钮直接更新项目，如果需要进一步讨论，按 “答复”按钮再开始新一轮讨论。

    3.2.2项目执行情况报告

    项目执行情况报告是按如下流程实现的。
    1 项目经理：要求资源报告任务进展状况。如果项目经理需要了解项目的进展情况，只需在Project 2000中执行“工具/工作组/工作组状态”命令，就能够一次通知所有成员提供任务进展状况的消息。
    2 资源：在Project Central中更新任务进展情况
    工作组成员登录到Project Central后，便可以看到项目经理发来的“工作组状态”消息，在发来的表中输入项目进度的实际数据后，按“发送”按钮，就将进展消息传送给项目经理。
    3 项目经理：检查与更新资源的任务进展。项目经理查看了工作组成员回传的项目进度的进展情况后，只要点击“更新”命令，即可把完成的信息更新到项目中，实现了通过工作组方式的项目的动态跟踪。

    3.2.3更新项目分配信息

    当项目计划由于各种原因进行调整后，需及时将变更通知已经接受任务分配的资源时，项目经理只要在Project 2000中执行“工具/工作组/工作组更新”命令，便可将变更信息自动发送给相关人员。

    3.3 针对项目经理的功能

    项目经理通过Project Central直接从工作组成员取得项目的进度信息，增加了项目计划与跟踪的正确性。另外，Project Central提供多种查询信息的方法，并能产生项目状态报告，使得项目经理与团队间能有更充分地协商与沟通，进而减轻了管理上的负担。

    3.3.1 更新Web服务器上的数据库

    为了安全起见，存储在Project 2000上的项目信息不会自动保存到Project Central所在服务器的数据库上，但是，只要项目经理执行“工具/工作组/更新Web服务器上的项目信息”命令，就能将项目摘要任务信息更新保存到 Project Central数据库中，这样，上级领导就能在Project Central中可以通过项目公文包视图察看这些信息。

    3.3.2 要求与合并状态报告

    在Project Central中还包含一个可以设计文字化状态报告的功能。这种状态报告是一种纯文字的信息，由工作组成员在Project Central中填写描述他们工作状态的文字信息。它们可以提供有关进度、目标、问题和其他影响工作的因素的详细信息。可以将其保存和发送给公司的其他人，或者公布出来让大家浏览。另外，Project Central可自动将各个工作组成员的状态报告合并为整个工作组的完整的状态报告。

    项目经理可以创建状态报告，确定工作组成员提交状态报告的频度以及这些报告中应该包含的内容。可以指定哪些工作组成员需要提交状态报告，并且可以指定是否要合并状态报告以及应该如何合并，还可以在Project Central中审阅工作组成员定提交的状态报告。

    工作组成员收到项目经理发来的要求提交状态报告的消息后，按时填写报告，并发送给项目经理。当项目经理收到各工作组成员提交的状态报告后并审阅后，可以简单地通过一排编辑功能按钮，对状态报告进行相关的"合并"、"打开"以及"删除"等操作。

    3.3.3 设定消息处理规则

    在项目真正运行过程中，有大量的消息传送到项目经理的“工作组收件箱”中，显然一一处理这些消息是很费时费力的。设定一些处理消息的“规则”可以自动地接收和更新相关项目信息，妥善运用“规则”，可以大大减轻项目经理的工作量。

    Project 2000可以通过确定要提交的信息的消息来自哪里，确定与消息相关的项目，确定发布消息的资源，三步就完成了消息规则的新建工作。