【IT168 技术文章】

     大型项目往往需要许多人参加才能完成。项目组成员之间的沟通、同步、协调一直是项目管理中的难点。Project 2000基于Web和电子邮件两种工作组方式为实现该功能提供了有利的工具。 

    一、项目文件是如何传送的

    在项目初步规划阶段，项目经理通常需要将计划发送给上级领导和项目相关人员进行沟通，以便大家取得共识，利于项目的实施。

    1.1 通过电子邮件发送给相关人

    按预先设定的顺序把项目文件一一传送到相关人员，最后在传回发件人是个比较理想的方法，Project 2000就是这样完成的。

    项目文件作为附件传送。在Project 2000中，可以通过操作系统中的电子邮件功能进行项目文件的传送。只要执行“文件/发送给” 命令，选择好“邮件收件人(作为附件)”命令，系统便启动操作系统预设的电子邮件程序，如Outlook、Outlook Express等，将项目文件作为邮件的附件发送出去。

    按预定顺序传送项目文件。如果想让项目文件按预定顺序依次传送到每个接受人，在 Project 2000中可以建立“传送名单”。执行“文件/发送给”命令下的“传送收件人”命令，在这里的想传送到的收件人可以直接从通讯薄中搜寻后加入，通过上下箭头还可以调整传送的顺序。有两种方式可供选择：依次传送和同时传送。整个顺序传送的流程又可分为“发文者”和“中继者”两种角色。

    发文者是最初传送文件的发件人，一般是项目经理，他可以要求，在传阅结束时，发出的文件可以再传回给他。 中继者是顺序传送流程中收件人，他们可以使用Outlook、Outlook Express或Notes等电子邮件系统接收邮件，在收到的邮件中双击包含的项目文档附件，就能自动启动Project 2000，打开相应的项目文件，进行阅读、修改、调整或加注，最后通过“文件/发送/下一个收件人”命令，转发给下一位收件人，同时自动发送一份状态报告邮件给最初发文者，直到项目文件最后回到最初发文者。

    1.2 把项目文件发送到Microsoft Exchange文件夾

    如果项目管理环境中安装了"Microsoft Exchange"服务器，项目资料可以直接放置到exchange服务器的公共文件夹里，让公司所有相关人员使用这些资料。可以象一般信件一样打开项目资料。

    二、 使用电子邮件沟通项目信息

    在Project 2000中，有两种工作组方式供项目的参与者能进行项目信息的沟通：电子邮件和Web方式。这里先讨论通过电子邮件方式。

    2.1为任务分配资源并得到被分配者的确认

    在基于电子邮件的工作组方式中，项目经理首先要将项目计划中的任务分配信息通过电子邮件通知工作组成员，项目经理只要执行“工具/工作组/工作组分配”命令，就能启动“工作组分配”对话框。在该对话框中，Project 2000会自动地将他为每个资源分配工作的信息按整合到一起，并以电子邮件的方式通过企业内部网或国际互联网发送他们了。

    工作组成员使用电子邮件系统接收邮件，并打开、阅读邮件后，可以直接在原邮件上答复，是否接受分配的任务，并可说明原因。项目经理收到后可以自动在项目上更新。

    2.2要求资源提供工作完成情况的状态信息

    在项目的实施过程中，当项目经理需要了解各项工作的进展情况时，可以就全部任务或指定的任务发送"工作组状态"消息，要求承担这些任务的工作组成员提交进度报告。

    工作组成員打开该邮件后，就会看到项目经理以时间表的形式已经准备好的状态报告表，填写每单位时间的实际工时或剩余工时等信息，必要时还可以在"消息"区域中写上入说明性文字，然后按"发送"按钮，就把完成情况报给了项目经理。

    项目经理收到工作组状态的答复邮件后，可将其中的项目实际进度数据自动更新到项目计划中，实现了通过项目进展的动态跟踪。

    2.3 发布需要更新的分配信息

    工作组分配后如果项目计划发生了变化，如时间和工作量的变更，任务撤消等，系统会立即提示项目经理发送"工作组更新"消息，以保证整个项目同步进行。项目经理只要执行"工具/工作组/工作组更新"命令，这个工作就一步完成，没有必要去一个一个分配的去进行检查核对。

    2.4提前提醒资源报告任务状态

    对于某些重要的任务，项目经理可以利用提醒功能在任务开始或结束前的某个时间提醒项目经理及相关人员。在计算机系统中安装了Microsoft Outlook的环境下，只需执行“工具/工作组/设定提醒”命令，就能够实现该功能

    2.5自定义工作组功能
   
    在Project 2000中可以由用户自己进行定义在项目经理和成员中需要交换的信息内容，以保证沟通的有效性。