3) 统一的编码结构
编码由一个或者若干不同分类角度的分类码构成，统一的编码结构含意如下：
任何对象在其整个生命周期内标识码保持不变，所有分类码具有相同的编码结构。
图示为三段柔性分类码结构，并且采用顺序码作为二级代码，以确保编码的惟性。
图1 分类码的结构
分类码各段之间可以具有隶属关系，构成树状结构，见图2所示。
4) 标准化
编码应提高标准化程度，充分考虑到与外部环境的接轨而尽可能与相关国家、行业标准相吻合。例如使用国家标准所确定的行业分类作为行业编码，邮政编码作为地区编码等。
5) 便于ERP系统处理
由于编码将在计算机信息处理系统中得以实现，故编码应当符合数据处理的要求，便于用计算机处理。
6) 易用性
编码应尽可能好记易用。所以要在满足要求的情况下尽可能的短小，常用的编码应尽量避免字母与数字混合，以提高录入效率。
实际上，编码问题绝不仅仅是一个技术问题，也不只是ERP实施小组的事情。它牵涉到不同的部门，需要考虑管理现状、业务特点、历史数据等方方面面。所以合理组织人力和安排充足的时间十分重要。一般的做法是在项目实施小组中成立跨职能部门的数据小组，由专人负责，各职能部门的人员都要参加数据小组，视工作难度和工作量来确定是专职还是兼职参与。
完成编码规则后，依据编码规则逐条确定静态数据和编码，从而完成整个静态基础数据的整理工作。
第三步：期初数据准备和系统上线
有了基础数据，就有了ERP运行的基础。但ERP上线后，系统里的数据是不是能够反映现实情况，就要看期初数据能不能及时准确地录入系统了。
由于期初数据反映的是上线那个时间点的数据，因此过早准备是没有意义的，这些事务处理数据都是动态的，每天都在变化。因此完成期初数据准备需要更精密的时间表，通常会这样安排计划：
根据ERP项目的实施进度，确认上线时间，并进行项目管控。
在上线之前一个月内进行全面的库存盘点，并在财务上进行盘盈盘亏处理。盘点时使用新的编码规则。
要求各业务部门在上线之前尽可能处理完未结清的订单和应收应付单据，以减少手工和系统切换的难度，同时也降低日后对账的工作量。
在上线之前两周，集中人力将静态数据导入或者录入系统。
在上线时点将库存期初、科目余额和未结单据录入系统。可视数据量的多少适当提前或者滞后录入，但要保持系统中的数据与实际情况相符。
在上线后的一个月内，通过核对手工账和实物，检查系统数据是否准确，并查出差异所在，进行调整。
谈到对账，这里再多说几句。由于ERP的系统实现不是简单的模拟手工作业，因此在系统上线前后，业务处理方式可能会不同，会有一些数据是对不上的。对不上的原因除了确实账实不符、账账不符外，前后的统计和管理的口径不一致也是导致数据根本对不上的一个重要原因，毕竟数据的标准都不一样了。比如为了核算准确而增加的过渡科目会导致另一些科目余额不一致，虽然这并不影响最终的财务报表。
在处理这类数据的时候，要从理解系统的逻辑关系出发，寻求数据的平衡，懂得哪些应该删除、哪些应该合并、哪些应该完善。懂得如何取舍是上上功夫。
数据生命周期管理
至此，整个ERP项目上线之前的数据准备宣告完成。但作为一个完整的系统，上线还只是ERP应用的开始。相比前期的痛苦，上线后保持数据的“纯洁”更显得重要。所谓“打天下难，守天下更难”。在数据从产生到消亡的整个生命周期中，保持数据的准确性、时效性是一项长期的工作。在系统运行期间，还要做到以下几点：
－成立专门的编码维护部门，根据编码规则添加新的编码。
－上线后，需要对部分业务流程和操作规程调整，以适应系统内的数据流转。
－应用管理员及时处理系统中的异常数据。
－定期对数据备份，确保数据完整，在出现数据灾难时可以恢复到最近一个数据点，最大限度地减少损失。
－清理垃圾数据和已经失效的数据。
－根据业务和管理的需要，增加新的数据项或者更改原数据定义等。
保证数据质量的方法
数据质量是数据的生命，因为错误的数据没有任何现实的意义，反而是系统无法上线或者掉线的导火索。保证数据质量是时时刻刻要做的事情。在这方面，经验更显宝贵，不过我们还是可以探询出一些成型的方法：
在上线前做数据收集时，要事先做好下发表格。如果数据量较少，可以用Excel模板做表格，并锁定不允许修改的部分，以利于汇总、排序。如果数据量比较大，最好另编一个小程序，以自动控制重复的数据，同时便于同步检查。
在上线时，先通过管理措施减少期初数据量，再对每一条期初数据都要力保准确。要尽早对账，因为越晚对账数据的差异越大，越难对得上。
在上线后，要从管理上严格要求业务处理与数据录入同步进行，不能积压单据一次性补录。
做好以上几点，可以控制住数据质量。但不管如何努力，数据都不大可能百分白的准确。我们所谈的数据准确是指数据的错误率控制在可以接受的范围之内，并逐步求精。企业要有一套高效的管理制度保证及时发现并处理数据差异。在ERP实施期间，企业要为数据的损失做好“买单”的准备，有时重复工作是不可避免的，也可能会因处理账实不符而需要财务费用。在ERP应用期间，短期的对不上账，只要是控制在范围之内，就可以接受，俗话说“一段浊水、一段清水”，只要坚持严格管理和定期核查，数据质量很快就会提高。
咨询公司有一套数据质量的评估方法，在系统运行一段时间后做数据评估是提高数据质量必不可少的工作。实际上，不少企业通过数据评估，往往能够发现以前所忽视的管理上的问题，经过几轮调整后，企业实施ERP的效益就体现出来了。
总结
影响一个ERP项目的因素有很多，数据无疑是其中很重要的一项。当我们抓住数据这个根基，大处着眼，小处着手的时候，我们距离ERP成功的日子就不会太远。
