在选择项目时经常考虑如下问题:
①该项目对整个项目组合目标的实现是否有贡献?
②怎样组合这些项目才能使得项目组合的总体效益最好?
③是否现有的每个项目对将要加进来的项目都有负面影响?
④项目组合中的哪些项目对其他项目有依赖性?
⑤假如各个项目被分派了以后,项目组合总目标和总收益是否也被分派了?
在选择项目的过程中,项目组合管理注重对每个项目的评价,通常的评价步骤是:
①明确项目公司的战略目标。
②确定一个容易执行的评价项目的流程。
③建立项目的评价模型。
④按照项目的模型对项目进行评分。
(3)组织结构扁平化。项目组合管理层次上,管理人员所考虑的主要是些战略问题或关键数据,选择项目或做出决策时需要平等的交流和充分的沟通。项目组合中的各个项目是由各个协作团队来管理,每一个项目的具体数据和细节问题由项目经理层来处理。所以,实行项目组合管理的组织结构应该是扁平化的。
(4)项目管理信息化。项目组合管理是基于充分信息基础上的项目管理,管理过程离不开信息的支持,例如项目类型,某个项目和其他项目之间的联系,项目组织的信息,有关项目环境的信息等。这些数据能用来将各个项目联系起来,决定哪些项目将要开始,哪些项目优先开始,哪些项目将要停止。PPM数据库信息系统应提供的功能至少应该包括以下几个方面:
①项目评价程序和方法。
②项目的进度报告。
③项目关键数据的传递。
④资源供应计划。
⑤成本跟踪。
4 PPM的目标
项目组合管理经常要回答“我们应该做什么”和“我们应该放弃什么”,回答这些问题需要权衡一下战略需要和战术需要。管理人员应该考虑组织有能力能做的项目(组织的能力)和组织需要做的项目(组织的目标)。因此,项目组合管理也被看作为在组织有限资源的范围内实现组织目标的最高水平的管理。
图2 项目管理的成熟度
项目组合管理所追求的目标是达到图2右上角的水平,在这个拐角上,项目管理组织是成熟的,管理是积极的,项目被看作是实现组织目标的途径。这就是项目组合管理的一切:通过管理一个整体项目组合实现公司的目标。
因此,项目组合管理常常经过以下三个阶段才能实现其目标:
①把项目组合与公司战略联系起来。
②做出最合适的项目平衡和组合。
③实现该项目组合的利益最大化。
5 PPM需要的基本要素
有效的项目组合管理需要四种基本要素:人员、执行程序、信息系统和项目文档。人员组成至少要包括三个层次:决策者或批准者,评审委员会成员和经过培训的员工。有效的项目组合管理的管理过程至少由以下环节组成:识别项目,界定组合范围,评价项目,排列优先次序,成本效益分析,风险分析,资源管理,信息沟通管理。对管理信息系统的要求是:具备全面的项目数据库,历史数据库,项目评估系统和决策支持系统。有效的项目组合管理需要较好的文档管理,通常需要有标准的完备的文档:公司战略计划,项目信息编码,各种标准的报表格式,项目规章或项目文化。
6 PPM与其他管理方式的区别项目组合管理与其他项目管理方式存在较大的不同,主要体现在:
①面向的对象不一样:PPM面向的对象是公司高级管理层,其他项目管理方式面向的对象一般是项目经理层。
②管理的侧重点不同:其他项目管理方式注重的是项目如何得到最好实施,PPM注重如何选择较好的项目来实施。
③扁平的组织结构:因为根据项目进行了分权,所以直接面对的管理人员较少,组织层次较少。
④信息平台的应用:各个项目之间需要相互联系,高层管理人员需要通过信息系统和网络处理关键信息,另外还需要建立与委托人和供应商之间的网络联系。
⑤学习型的组织:组合管理注重的是各项目之间的联系,把每个项目都看成是一个系统的元素。各项目之间相互影响,各项目的管理人员需要互相学习、总结和提高,达到项目组合利益最优。
7 PPM的优缺点
项目组合管理是一种管理思想,不可能是任何情况下都是有效的,它本身存在很多优点和缺点,根据国外的理论和实践,下面给予简单总结。
(1)项目组合管理的优点
①通过有效的项目优化,提高了组织战略目标的可实现性;
②通过对项目组合的监管,提高了公司成效的可预见性;
③在有限的资源范围内实现了资源配置的最优化,使风险达到了最小化;
④由于放弃了不合适的项目,公司的最低收益有了保证。
(2)项目组合管理的缺点
①由于选择项目时没有明确的标准,项目选择常常被新技术、组织声望、政治目的或组织的一时幻想等因素所左右。
②由于对资源需求的错误估计,导致资源的供应不足、资源的不正确使用或关键项目上的资源浪费等。
③由于组织的凝聚力分散,导致意见的分散,责任界定不清楚,任务分配不明确。
④由于执行程序整体要求的复杂性或模糊性,导致了对执行程序要求的误解。
⑤由于选择了不适合的信息系统,难以满足项目信息要求,如进度要求、文档管理要求和项目进行情况等信息。
8 结束语
项目组合管理是随着项目复杂性程度的增加和项目公司自身发展的需要提出的,它是项目管理思想发展的新阶段,为项目公司适应时代的发展提供新方法,它能促进项目公司提高管理水平和经营效率,它必将引领我国项目公司向更高层次发展。
