【IT168 专稿】
如果你想需要一个软件来帮助你完成项目管理，这个想法是非常好的。那么，对于项目管理你的理解是什么样的？你需要规划项目计划和进度表吗？协作文档？跟踪任务？时间？文档？问题？
“项目管理”的定义迥异，并且你的需求很有可能根据你的项目，小组，和你的项目管理风格不同而不同。需要一些什么功能才能生效，那些工具能支持你特殊的项目管理需求？Idealware访问了9个非营利的项目经理，什么样的项目管理软件对他们有用，他们平时正在使用那些软件来管理他们的项目。
他们的答案各有不同，但是把它们浓缩起来，项目经理正在使用的软件无法支持6种不同类型的项目管理功能。本文带你一个一个的了解完这些功能，然后深入的介绍几个工具，这些工具能完成大多数或者所有这些功能。
1. 项目计划
对于许多的项目经理来说，如果一个软件工具不能让你规划项目的任务，以及直观显示任务间是如何联系的，那么这个工具就不能称自己是项目管理工具。项目规划提供一种强有力的方式来定义项目进度表，推定一个项目的关键路径，并且评估和分配人力资源。它通常包括：
·需要完成的详细的任务划分
·任务分配，指定谁来负责任务的那个方面
·每个任务的时间估计
·任务完成的先后次序——几个例子，要明确指示这个任务在其他任务开始之前必须完成。
对于那些想通过这种方式来管理项目的人来说，有许多的工具来协助他们。Mircrosoft Project是一个非常大，功能强，广泛使用的软件包，提供大量的项目规划功能。一些人发现它过于复杂；它需要一个陡峭的学习曲线。需要人还推荐OmniPlan，虽然小，却能在Macs操作系统上运行，提供类似的功能的项目计划。需要注意的是，这两个软件包都是桌面应用程序，假设有一个主要的项目经理负责创建和更新项目计划。如果你在使用Salesforce，考虑Salesforce的插件DreamTeam，它提供项目计划工具，和更多的协作任务，文档管理功能，正如下面所描述的那样。
然而，正规的软件开发中，并不是每个人都能制定好的项目计划。一些我们采访的项目经理发现那些详细的计划是非常耗时和不灵活的，并且通常很复杂以至于他们不想去更新了。这些采访者还觉得使用这些工具生成的Gantt chart过于复杂，以至于他们的小组成员不能读阅，让这些复杂的东西到一边去吧。这些被采访的经理通常用Excel创建非正规的项目时间表和流程图，或者使用图表工具如Visio或者OmniGraffe。
2 管理任务
任务管理——定义任务的能力，将任务分配给某人，指定最后期限，知道什么时间完成——是大多数项目管理软件的特征。
Microsoft Project为项目经理提供了高级的，复杂的功能来定义，分配，设置最后期限，同样也有任务的预计时间，如果你使用的是基于服务器版本的，小组成员也能看见他们自己的任务，记录他们为每个任务所花费的时间，标记任务是否完成。DreamTeam也支持这些功能。
同样也有基于Web协作和项目管理的软件，提供强大任务管理支持。Basecamp是这个方面最为人们所知的工具。它支持任务创建和分配，它很奇怪的不包括设置任务最后期限的能力。Central Desktop和Basecamp一样，提供任务管理的功能，但是多了项目最后期限设置功能和时间分配的能力。另外基于Web协作和项目管理的软件提供任务管理支持的有GoPlan, Project Desk, DotProject, 和 Foldera。
如果你的需求仅仅是任务管理功能，Remember The Milk或许是使用最为广泛的工具，它是免费的，具有轻松创建，组织，共享任务列表的特征。
3 共享文档和完成协作
每个项目都有文档，通过提高一个中央位置来存储和使用这个文档，你可以大幅增加生产率。这个对于不同地域小组来说，这个就特别好使了，对于他们来说，协作和共享文档就很快的变成了电子邮件附件的噩梦了。
毫不奇怪，协作的能力补充了大量基于Web协作和项目管理的工具。Basecamp 和Central Desktop都提供了强有力，轻松使用上传和实时存储文档，创建类似wiki文档库的特征。事实上，共享文档和协作的特征在基于web的项目管理工具中无处不在：这些功能由DreamTeam, Central Desktop, GoPlan, ProjectDesk, 和 DotProject.提供。
还有大量的工具明确的就是文档协作。Google Docs 和Zoho都提供实时和异步编辑，当让还有存储文档，电子文档，和图像。如果你的需求不是特别复杂，创建一组共享的Google文档就能轻松实现文档共享，对于技术和非技术人员都是很合适的。
4 共享工作日历和联系人
管理的很好的工作日历和联系人对于项目生产率是非常重要的。如果你需要安排一个会议，和小组其它几位成员来商量，就可以进入每个人的工作日里，这样就能节约大量的时间。
如果你的小组已经开始使用Outlook，你或许使用共享工作日历和联系人功能来得到你所需的功能。事实上，一个共享的联系人电子表格或许对于大多数项目已经很有用了。对于工作日历，所有的基于Web的项目管理工具都能创建共享工作日历——如果他们不维护的话，让你的小组成员保持更新，那么安排会议就不会很有用了。
如果共享工作日历是你最为关心的，不要忘了Google Calendar，它提供非常强的，并且用户友好的功能，保持你自己的工作日历，能将他和其它人共享，制定会议。
5 管理问题和Bug
一个任务含有它的一个拥有者（负责人），一个状态，一个最后期限，需要项目需要一个工具，来追踪行式项目的评论，交谈，优先级，难易度，email更新或者其他的对子问题的描述，或者附加额外的文档说明（如一个问题的截图）。对于技术项目，这个功能通常用来跟踪bug——技术问题需要解决方案——一个存储很长描述，评论，以及每个问题的解决方案。对于其他的项目，这个特征功能能够很好用于问题管理——存储需要解决方案的问题，也可以存储对这些问题已经采取的方案。
在我们采访的项目经理中，几乎大多数都在使用问题追踪应用程序，这些应用程序是单独出来的，不跟其他的项目管理软件混在一起。一些人只是简单的用Excel，其他人提到的有Jira, Mantis, Trac,和 Kayako。
6 追踪时间
如果你想追踪咨询时间，或者创建一个过程，这个过程能在将来复制，你将需要明白小组成员在每个工作中所耗费的时间。单纯从概念上说，这很简单，但是实际上，这个时间是很难确定的。
许多的项目管理工具允许你已某种方式来收集时间。Microsoft Project有一个强有力的工具，能让你通过email请求和收到时间表。DreamTeam和 Basecamp 一些时间跟踪功能。
几乎我们采访到的所有项目经理都希望有一个超级项目管理工具，包括所有的他们关心的功能。但是，实际上，对于这样一个工具应该包括哪些功能并没有达成共识——因此，要想一个软件包满足所有这些高级的项目管理需求是很不现实的。
但是，如果你需要其中几个项目管理功能的话，还是有一些不错的。我们已经在上下文中提到过，但是，它们还是值得细细看一下的。
Microsoft Project工具
项目管理软件的鼻祖，有很强大的功能，它是需要专业项目经理的至爱，但是，对于小型或者中小型团队，这个工具可能就被封杀了。和其它工具相反的是，Project主要关注定义详细的项目计划，随后根据额外时间占去实际花费时间更新计划。它假设这里存在一个主要的项目经理，他来监督这个计划——并且他每周有许多的小时来专用于更新计划。但是，有了这个投资，就能提供强有力的方式来查看你项目的变化，你的小组人员的分配，等等。
Basecamp软件
对小型项目来说是免费的，方便使用，非常流行，对于需求不是特别复杂的团队，Basecamp或许是最好的选择。它专门针对地域远程的团队的需求，提供文档共享，文档协作，共享日历 ，通知的功能。然而，在项目计划，甚至是任务管理，它就相对收到限制了。举个例子，它不能创建任务间的相关性，不能查看甘特图，或者定义一个任务的截至日期。
Salesforce的DreamTeam工具
那些正在使用Salesforce来管理的人应该考虑DreamTeam工具，它是免费的，非营利性质的。这个工具支持项目计划和甘特图，并且还有 更多的协作和共享文件功能。
如果你对Basecamp不是很感兴趣，还有许多其他基于Web,专门用于协作的工具。举个例子，你或许可考虑Central Desktop, GoPlan, or DotProject, 或 Zoho Project.
总结
什么是做好的项目管理工具呢？主要得根据你自己的需要：你是希望一个单一的工具能够在许多方面提供相对弱的功能？还是想寻找一个强大，功能单一的应用程序处理重要的方面的问题，如问题管理或是时间追踪？你需要一个工具允许你内部团队详细控制任务和工作流程，还是想外部的投资者方面的介入了解整个项目的进展？所有这些都得根据具体需求选择上述相应的项目管理软件。
