【IT168 管理】人事管理信息化作为我所在的新华社办公信息化的重要组成部分，经过多年建设实践积累，我们探索出以业务需求为导向的系统建设思路。

    多年以来，我社机构及人员管理仍停留在手工和纸质阶段，各种机构信息和人员信息也都采用纸质文档，信息管理工作不够规范。虽然一些部门已不同程度使用计算机管理部门内部的数据，但由于缺乏统一规划、没有建立信息结构体系标准，仍然存在信息不规范、信息不能共享的问题。 

    鉴于以上问题，我们提出建设一套人力资源信息管理系统（Human Resource Management System，HRMS），建立信息完善、结构合理的人力资源库，以实现我社人事信息资源的共享及科学化管理。

一、充分吸取信息化建设的经验 

    人事管理信息化在信息化角色中占据着重要的位置，已经强调了许多年。现在越来越多的企事业单位都意识到需要信息化管理系统作为提高人事管理工作效率的辅助手段。但是从建设投入和实施效果等方面看，人事管理信息化系统的建设情况并不理想，主要体现在以下几个方面。

1、管理体制的不协调与观念落后是制约当前信息化建设的首要因素。 

    多年来形成惯性的运作模式及管理体制在日常工作中已根深蒂固，多数人对人事管理信息化的浅显认识牵制并阻碍着信息化的发展。更有人简单认为信息化就是简单的数据文档化、计算机普及化或者购买一套先进的计算机软件便算是实现了信息化。其实不然，信息化建设是为了提高工作效率，改善运行机制。这不关需要先进技术的支撑，更是一场管理体制的改革。只有将管理制度、运行体制与当前信息化步伐相适应，提高我们对信息化的认识，才能真正体现出科学进步带来的无限生产力。

2、人事管理信息化建设缺乏有效规划的指导。 

    没有规划的建设往往导致盲目投资、重复建设，所开发出的软件不能够很好的适应用户需求，即造成浪费，更为用户带来负面的影响，失去信心。只有合理根据业务需求，从实际出发，制定出有效可行的规划，并以此为指导才能促进信息化建设的持续发展。

3、人事管理信息化建设片面追求技术先进性，忽视用户的实际需求。 

    在信息系统建设中有一句老话：三分技术、七分管理、十二分数据。特别在人事管理信息化领域，更是应验了这句老话。根据实际业务需求，结合有效的规划指导，采用成熟可靠的技术才能够真正开发出适合用户的系统软件。

4、推广应用重视不够。 

    有的企事业单位重视人事系统的建设过程，却忽略了推广应用的重要性，可用可不用甚至根本不再过问，导致数据不准确而无法利用，失去了开发的实际价值。事实上，系统软件只是提供技术平台，应用才会产生效果。领导应该坚定信息，支持到底，这才是信息化成功的法宝，真正为人事管理工作带来实际效果。

二、好的规划是系统建设的良好开端

    人事管理信息化规划是人事管理信息化建设的基本纲领和总体指向，是系统设计和实施的前提与依据。一个好的规划对我们的帮助是多方面的，它会让我们想清楚该做什么，不做什么；先做什么，后做什么。 

    当然，人事管理信息化规划不是一次简单的工程建设计划，只有切实可行、符合业务需求及管理水平的规划才能真正有效充分协调资源，促进战略目标的实现，才能真正作为人事信息系统设计和实施的前提与依据。 

    人事管理信息化规划应以应用需求为导向，业务发展规划为指导。结合我社人事管理工作的中长期规划战略指导及相关业务分析，我们提出在今后三至五年间的主要系统建设目标及建设思路：

1、系统将按照“统一规划、统一标准、先易后难、分步实施”的总体原则分阶段建设，逐步完善系统功能。

2、主要实现我社人事管理工作的信息数据管理、业务处理、决策支持及信息沟通等应用功能，为人事管理工作提供高效科学的辅助手段为系统建设目标。

3、根据面临的业务发展及技术实现手段逐步实现以下三个阶段的系统建设：

（1） 人事信息资源信息化阶段 

    主要依托网络条件，建立统一的人事资源数据库，并开发符合我社管理特点的数据管理及其它操作功能的计算机软件，以实现人事数据信息化、资源动态管理及共享，满足人事信息管理的需求。

（2） 业务流程管理信息化阶段 

    此阶段则主要依托于已建立的人事资源数据库，通过业务流程方式实现新的数据管理手段，实现业务流程管理的电子化、信息化。建立业务资源数据库，实现业务数据及人事数据的资源互补，向其它应用需求提供共享数据，提高人事数据资源的有效利用率。

（3） 综合数据利用及智能化阶段 

    待人事资源数据库及业务资源数据库建立后，逐步实现全方位的数据共享，建立数据分析中心，实现人事信息的动态统计分析，为我社的人事管理提供辅助决策支持的依据。

三、系统设计及开发应以业务需求为导向
 
    有了人事管理信息化规划的战略指导，我们便开始探索开发建设我社的人力资源管理软件。
首先，需求分析是系统设计开发中最重要的环节之一。 

    需求分析之所以重要,就因为它具有决策性，方向性，策略性的作用。它在软件开发的过程中具有举足轻重的地位，大家一定要对需求分析具有足够的重视。在一个大型软件系统的开发中，它的作用要远远大于程序设计。 

    人力资源管理系统与一般业务管理系统的最大不同在于一般业务管理系统的业务流程与管理模式比较刚性，需求容易描述，需求边界易于收敛。而人力资源管理的业务流程与管理模式则相对比较柔性，常常受到企事业单位整体管理水平和业务人员管理经验的限制，往往无法抽象的进行需求描述及概括，或者只能描述当前的需求，而不能很好地预测未来需求的变化。 

    需求一方面要有前瞻性，另一方面不能脱离实际业务发展需要及管理水平。比较可行的办法是，根据实际需要结合业务发展规划的指导，将需求目标分期执行。因此，结合我社具体情况，我们确定了第一阶段系统主要建设的思路：

1、采用市场较成熟的技术进行开发。

2、拟采用80%产品化软件及20%定制开发实现第一阶段建设的主要功能目标。

3、参照国家及上级组织部门的相关人事标准，采用灵活代码集体系搭建人力资源数据库，以满足人事业务灵活复杂的信息管理。

4、系统建设遵循我社办公信息化应用集成及相关技术规范，实现应用及数据的集成。

5、探索开发用户可定制的业务流程模块。

经过第一阶段项目建设，我社实现了全社人员的数据入库、人事信息动态维护及部分业务流程的探索实现，取得了预期的效果。 


    其次、在系统设计开发中应以业务需求为导向。 

    作为一名软件开发人员，也许实现了业务功能便算是大功告成，而且经常会向用户说明采用了如何如何先进的技术手段以实现了该功能。可当这个软件展现在用户面前时，却总需要历经千辛万苦才能完成他期望实现的目标。曾有过调查：50%以上产品在市场上失败的原因是由于产品忽视了用户需求。因此，在系统设计开发中，应从用户的角度出发，以业务需求为导向。 

    在我社人事系统开发过程中，我们总结出以下几点项目开发经验：

1、清晰的业务逻辑可以有效辅助系统设计及开发 

    在许多项目实施过程中，往往是以开发团队为中心，用户作为需求提出者配合实施的软件开发过程。然而，经过我们的人事系统项目实施，我们认为项目实施应该以用户为核心，通过用户对业务需求的描述并进行技术实现抽象，再由开发团队组织实施才是好的实施方法。用户的参与程度越高，项目成功的可能性越大。 

    这里，我们不否认技术在项目建设过程中起的关键作用，因为整个项目设计开发需要好的技术方案及强劲的技术实施能力。但这样的开发过程很可能受到较大技术思维的影响，而无法清晰体现业务逻辑在整个软件中的主导作用，或者开发出的软件不适用而导致在项目后期进行大量软件适应性修改，或者导致项目返工甚至失败。 

    由用户协调项目实施，清晰地进行当前业务逻辑描述及今后业务的发展预测分析，不但可以从需求阶段便回避由于需求分析不透彻而产生的项目实施风险，另一方面也部分阻止了由于需求变化而导致的项目实施复杂性，可以真正开发出适合业务需求，充分体现用户实际需要，易学、好用的软件系统。

2、采用不是非常先进而是最合适的技术开发系统 

    当今技术发展可谓日新月异。新的技术名词不断涌现，让我们的项目实施也遇到了新的挑战。采用J2EE还是.Net，是否采用基于SOA的架构体系，是否采用大量先进的BI工具用以数据分析及展示？这一系列技术选型不仅涉及了我们项目实施的费用、难易程度，更直接作用于我们的开发设计思路。 

    采用成熟可靠的技术实现软件开发，探索式引进新技术是我们人事系统建设的技术实施原则。根据我们的项目实施规划，在第一阶段实施中，我们仍然采用成熟的.Net架构开发了人事系统客户端软件，用以实现人事应用中复杂的信息维护操作；采用Web页面实现信息查询、业务流程办理、员工自助等功能；探索式采用数据库状态标识控制方式而不是工作流引擎实现了业务流程模块的开发。 

    一方面，我们能够根据系统开发情况及应用情况适时引进新技术以满足原来无法满足的业务需求，另一方面，我们采用成熟技术开发避免了新技术带来的实施风险。

3、界面人性化将有助于提高用户认可度 

    用户对系统软件的认可度对系统的推广使用有着决定性作用。无论代码如何卓越，技术手段如何先进，这并不是用户所关心的焦点。他们更加关心的是该软件是否符合业务操作习惯，直观、易学及便捷性。 

    针对我社业务人员操作水平不一、认知新事物能力参差不齐的特点，我们在软件开发中采用以用户为主导的界面设计方法。同时，我们采取完善包括动画及文字的帮助文档、提供多种信息维护方式、界面风格标准化、增加容错检错功能、减少操作层次、增加友情提醒等多种有效的人性化措施，从用户角度增强了界面的友好性。这使系统软件在推广过程中大大减少了信息化给业务操作人员带来的顾虑，提高了用户认可度。

四、持续不断的推进系统应用

    只有不断经过实施应用的人事系统才赋予人事信息资源及应用软件以更强的生命力。人事信息资源也只有在不断的应用中加以完善并提高准确及可信程度。然而传统的信息化系统推广应用无一不存在“实施难、推广难”的问题。 

    我们认为人事信息化建设是个循序渐进的过程，这个过程应该是由简至繁、由易到难，以点带面，逐步完善的过程。 

    首先，系统推广应用实施要从实际情况出发。只有充分分析当前整体信息化水平、用户操作水平，管理体制情况来指导推广应用，才能调动用户的积极性，真正切实有效地推进应用实施。 

    其次，制定有效、可操作的应用推广计划并取得领导的支持是推进系统应用的重要保障。在我社项目实施过程中，根据我社的实际情况，我们制定了三个阶段的应用推广计划。应用范围由人事局信息管理员至人事局全体人员，由人事局至社内其它单位信息管理员，再最终将人事系统应用扩大至全部在职职工。人事信息也由12项关键信息项扩展至百余项，基本实现了有效、可用的信息资源库。 

    再次，推广实施后，由业务需求激励并提升系统应用水平。信息化的推进为业务发展提供了高效的手段，同时业务发展又推动着信息化的进程。信息化的推进及业务发展两者关系相辅相成。 

    经过第一阶段人事信息化系统的开发建设及推广实施，我社已脱离了原有文档化的管理方式，实现了人事信息资源的共享，为信息管理提供了有效科学的手段。同时，基于人事信息资源利用及人事业务流程办理的需求也不断涌现，推进着我社人事系统第二阶段的开发建设。 

    总结信息化领域的建设经验，从人事管理信息化规划到软件设计开发及推广应用都应该以业务需求为导向，从实际出发。我社正是以业务需求为信息化的推动力，以信息化服务业务管理为目标不断促进人事管理工作的发展。