该功能的工作方式：详细说明

    原发件人单击 Sent（或 All Documents）视图中的 Recall Message 按钮后，Lotus Notes 客户机会为高亮显示的邮件创建收回请求。该请求将通过电子邮件发送给用户选择的每个收件人或组。（请注意，图 2 中显示了 Internet 用户的地址，并且收回请求可以通过电子邮件进行发送，但是对于这些用户来说，邮件收回功能没有成功执行。）

    文档 UNID 用于识别收件人邮件文件中的消息。如果服务器能够执行收回功能，将定位并删除消息。路由器将彻底删除消息且仅留下删除存根，还允许从复制副本删除消息。即使收件人已经启用软删除，邮件也不会保留在 Trash 文件夹中。由于文档 UNID 用于定位消息，因此移至文件夹中的所有副本也会被删除。

    请求收回功能的用户将收到收回结果报告。如果消息被成功删除，该报告将包含此信息，并说明邮件是否被阅读。如果收回失败，则该报告将说明失败原因。在收回消息后，请求收回功能的用户的邮件文件中会有两个非常相似的通知，一个位于 Sent 文件夹，另一个位于 Inbox。这两个通知用来正确地告知用户哪些消息被收回，因此必须告诉用户在他们对收回结果感到满意之前应保留这两个通知。然后再删除它们。

    不会将发生的收回事件告知原始邮件收件人。仅仅从收件人的邮件文件中删除该邮件。

    如果尝试收回通过 SMTP 发送的消息，Lotus Domino V8 路由器会发送一个未送达报告（Non-Delivery Report），即 “Message Recall Requests cannot be routed via SMTP”。

控制邮件收回功能

    尽管是在服务器级别上启用、禁用和配置邮件收回功能，但可以在其他级别上进行细化和控制，为企业提供良好的灵活性来按照所需的方式应用该功能。

    首先可以在 Server Configuration 文档中进行控制，启用或禁用收回功能；可以选择收回已读邮件、未读邮件或所有邮件；可供选择的时间限制范围从几分钟到几周。

    Lotus Notes Administrator 可以使用 Mail Policy 控制功能。Message Recall 选项包括以下内容，如图 4 所示：

• 是否允许用户收回发送的消息：是/或。
• 是否允许其他用户收回向该用户发送的消息：是/或。
• 是否允许收回未读状态的消息：只收回未读状态消息/收回已读和未读状态消息。
• 允许收回的消息的最长时间限制：指定周、日、时、分。

图 4. Server Configuration 文档中的 Mail Policy 设置

    可以将 Mail Policy 应用于用户群中的一部分，这些用户可能由于法律责任需要保留所有邮件消息，或者用于限制允许收回消息的用户。Mail Policy 将重写 Server Configuration 文档中的设置。例如，如果服务器允许收回未读邮件，而应用于某用户的 Mail Policy 允许收回未读和已读邮件，则 Mail Policy 将起作用，未读邮件和已读邮件都可以被收回。这样将提供针对个别用户的特殊控制。

    除非在服务器上或通过策略禁用邮件收回功能，否则，用户也可以控制邮件收回功能。在 User Preferences - Basics 下，可以选择或取消选择 “Allow others to recall mail sent to me”。如果用户取消选择该选项，该设置会向使用收回功能的用户发送通知，声明无法收回邮件。

邮件收回和法律遵从性

    对于很多使用 Lotus Notes/Domino 的企业来说，邮件收回功能是一个全新的概念。问题随之而来，这个新功能是否会与法律要求发生冲突，特别是很多有关保留电子邮件的最新法律。

    针对法律遵从性设计的解决方案通常要求在发送所有邮件时，在到达收件人文件之前进行记录。邮件收回功能不会影响此类解决方案。实际上，不仅会对原始消息进行记录，还会对收回请求进行记录。

    如果原始邮件需要用于遵从性目的，它应该存放在邮件日志和离站存储设备中（遵从性解决方案的组成部分）。为了进一步确保，邮件收回功能不能收回这些原始邮件。因此，一个健壮的邮件法律遵从性解决方案不应与邮件收回功能发生冲突，并且很多公司已经拥有完全遵从法律的定制构建的或其他邮件收回解决方案。

了解一些细节

    由于可以离线阅读 Lotus Notes 邮件，用户断开网络连接后，邮件文件中邮件的本地副本的已读和未读状态与基于服务器副本的状态不同，直到发生复制。因此，当用户离线阅读邮件时，发送到服务器的收回请求将告知消息未被读取。

    移动设备给希望收回消息所有副本的用户提出了挑战。除非将手持设备配置为对基于服务器的邮件执行删除操作，否则不会从手持设备中删除邮件。手持设备的所有者将管理该设置。同时，根据供应商的不同，设备本身可能无法执行邮件收回功能。

    如果将邮件发送给名称含混的用户，则该邮件不能被收回；收回消息无法确定哪一个收件人是发件人最初所选定的。

    可以从邮件组成功收回邮件，但是如果在邮件发送和收回期间组成员发生了更改，那么不会将收回通知发给邮件组中已删除的原始收件人，而且可能会将收回通知发给从未获得原始邮件的用户。同样，可以从包含 Internet 地址的组收回邮件，但是只有那些具有有效 Lotus Notes 地址的组内用户才能收到收回通知。其他请求将导致失败通知。

    最后，始终可以打印和转发邮件，甚至制作屏幕截图。在这些情况下，邮件收回功能是不起作用的。邮件收回功能不能保证消除任何或所有邮件踪迹；而是为用户提供恢复邮件发送错误的功能。