探讨Office Project 2003时间表

　　【IT168 技术文档】

　　如果单位有大量的项目需要管理，那么跟踪资源和任务的时间和成本将是一个可观的数字。跟踪一个项目已经很困难。如果一个单位同时有多个项目在进行，那么跟踪难度将是跟踪一个项目的难度与项目数的乘积。因此，很显然，需要一种更完善的跟踪和协作方法。

　　时间表的作用

　　Microsoft Office Project Web Access 2003 中的时间表主要有下列四个优点，可以帮助您更高效地跟踪项目进度：

• 工作组成员可以跟踪实际任务进度的相关时间和报告。
• 工作组成员可以跟踪并报告非项目工作时间（如员工会议）和非工作时间（如休假和病假）。
• 多个风险承担者可以更高效地交换项目信息。
• 项目信息可以与第三方的时间捕获和报告系统以及单位的总分类帐系统集成。

　　时间表可自定义

　　时间表的可自定义性（尤其在报告、批准和安全权限方面）使得不同的组织结构和过程可以汇集在一起。

• 项目经理可以精确设置其工作组成员报告时所使用的文件，并提供其他用于显示附加信息的只读域。
• 进度更新既可以由项目经理批准，也可以适当地由其他人（如工作组成员的职能经理）批准。

　　时间表并不是使工作组成员偏离项目任务的正常工作轨迹的附加管理活动，而是能帮助他们完成工作。工作组成员可以：

• 筛选并重排任务列表，以查看他们需要完成的工作。
• 创建新的项目任务，并将自己分配给新建的项目任务。
• 设置自定义提醒，以使系统提醒他们即将到期的任务和进度更新。
• 将自己分配给管理项目任务，以完成非项目任务。
• 针对只需要进行信息跟踪的活动创建并维护个人待办事项列表。
• 使用 Microsoft Office Outlook® 2003 输入实际工作时间。

　　由于具有上述所有功能，因此时间表不仅仅是一种跟踪机制，而且是一个高效的工具。

　　时间表既安全又准确

　　时间表设置为项目跟踪信息的锁定程度提供管理选项。这确保了严格的信息完整性，在向客户或内部的某个部门说明项目时间和成本时，这一点尤为重要。

　　服务器管理员可以为不同类型的角色设置所需要的安全选项，并访问项目信息。

　　时间表的准确含义是什么？

　　时间表是 Project Web Access（Microsoft Office Project Server 2003 基于 Web 的界面）内部的一项功能。时间表：

• 列出每个工作组成员的任务（项目经理在 Microsoft Office Project Professional 2003 中指定）。
• 可以包括其他所选任务和工作分配信息，如完成百分比、剩余工时、开始日期和完成日期。

　　时间表网格的时间刻度部分显示报告提交时间段的日期。在这个区域中，工作组成员可以输入该时间段内每个任务每天或每周的实际工作小时数。

　　谁可以使用时间表？

　　虽然设计时间表主要是为了供工作组成员使用，但项目经理和资源经理也可以用它来委派和跟踪任务。项目工作组的其他人除了使用 Project Web Access 中的其他各项功能外，也可以使用时间表。

　　下面是项目中通常涉及到的人员组。这些组的名称反映了 Microsoft Office Project Web Access 2003 中的安全组。而这些安全组则反映了 Project Server 如何组织工作组成员、经理和主管人员，以帮助单位设置并管理 Project Web Access。

　　单位可能有不同的名称，也可能有由多个经理角色组成的名称。

　　工作组成员

　　使用时间表，工作组成员可以：

• 与项目经理以及项目工作组的其他人交换工作分配信息和进度更新。
• 报告花费在非项目活动上的时间或非工作时间。
• 排序、分组、筛选、搜索和打印任务信息。
• 与其他应用程序（包括 Microsoft Office Excel 2003、Outlook 2003、第三方的时间表或工资会计系统）集成。

　　项目经理和资源经理

　　项目经理和资源经理将信息输入到工作组成员时间表中，并接受时间表中的更新，以便将其集中到项目计划中。这些经理可以：

• 将任务分配和更新发布到工作组成员时间表中。
• 接受工作组成员时间表中的任务进度更新。
• 批准任务进度更新（可以选择与多个经理或领导一起执行）。
• 审阅并处理实际的进度信息。
• 跟踪管理项目中的非项目任务和非工作时间。

　　职能经理、项目组合经理和主管人员

　　可以设置涉及到的其他经理（具有他们自己的一组时间表权限），这取决于单位的运作方式和结构。例如，职能经理、项目组合经理和主管人员可以：

• 接受项目经理分配的任务。
• 将任务委派给工作组成员。
• 审阅工作组成员的任务进度更新。
• 生成并查看项目活动报告。
• 分析项目以确定项目的进展状态。
• 对项目进行建模，以确定承担新项目的可行性。