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IBM Content Manager建模的e-HR应用

        【IT168 技术】人力资源管理解决方案通常需要具备员工资料归档、跟踪记录变化,以及灵活的审核追踪等功能。应用IBM的内容管理核心产品Content Manager对人力资源管理解决方案建模,不仅能够很好地管理员工信息以及变更记录,而且支持数据集中存放和维护,使人力资源管理者不受地域限制,进行远程漫游操作,极大地提高了工作效率,降低了系统维护成本。

  本文通过一个实例介绍了IBM Content Manager建模在人力资源解决方案中的应用的方法。

  1. 人力资源解决方案业务应用背景

  在当今全球化产业链中,虽然众多产业所包含业务功能不尽相同,但是企业之间的竞争归根结底是企业资源的竞争:员工、资金、技术、客户、供应商等。在各种企业资源中间,人力资源无疑是很关键的一类资源。因此,人力资源管理在企业中具有举足轻重的地位。

  人力资源管理通常包含以下主要业务内容:

  - 员工资料归档

  - 员工记录跟踪

  - 员工假期管理

  - 薪酬管理,薪资处理及审核追踪

  - 职位管理

  - 报表生成

  现在大多企业都用有自己的人力资源管理,一个优秀的人力资源管理解决方案能大大提高人力资源管理的工作效率,有助于企业提高自身竞争力。

  2. 应用IBM Content Manager建模的优势

  传统人力资源业务功能管理的实现载体主要依靠纸质文档,在目前全球化进程如此迅速的今天,纸质文档的弊端越来越凸显。首先,纸质文档易丢失,并且定位困难;其次,在审批等流程中,纸质文档的流动需要耗费大量时间,同一时间,只允许一人处理;集中文档和手工操作导致审计过程冗长;对于纸质文档的管理和存贮更要花费大量的人力和设备资源。

  因此,对于人力资源业务解决方案进行数字化管理,让计算机化的人力资源管理取代原有手工进行的人力资源管理是非常必要和有价值的。

  数字化管理就需要有一个强大的存贮系统,IBM Content Manager 是一套可以使用户便捷地对关键业务内容进行捕获、创建、分类和整理的存储系统。

  应用IBM Content Manager作为后台数据库存贮并创建人力资源业务模型不仅能够满足人力资源解决方案的业务特性,而且还能够为人力资源管理者提供灵活便捷安全的管理平台。

  根据Content Manage的特性,应用其进行建模具有几下优势:

  - 支持电子文档的多渠道获取

  - 支持各种类型电子文档的安全存储

  - 支持远程操作

  - 支持随需应变的文档工作流的定制

  - 支持电子文档索引

  - 支持电子文档长期维护

  - 支持电子文档的灵活定制

  - 支持电子文档的分类归档

  - 支持电子文档的审计

  - 支持电子文档的版本控制

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  3. 应用IBM Content Manager对人力资源解决方案建模实例分析

  本章将详细介绍针对人力资源管理解决方案,如何基于Content Manager创建模型使之满足人力资源的业务需求。

  应用IBM Content Manager对人力资源解决方案实例建模主要分为以下几步骤:需求分析,员工数据建模,业务流程建模和用户访问控制权限建模。

  3.1. 实例需求分析

  某人力资源解决方案需要实现以下业务功能:员工资料存储管理,信息核对,记录搜索,变更跟踪,报表生成。同时,通过自定义工作流,使得文档能够自动路由,从而加速HR人员对业务的处理。此外,由于人力资源系统中涉及到很多商业机密及个人敏感数据,必须确保数据访问的安全性。基于以上需求分析,我们可以利用CM对员工数据,用户权限和业务处理流程分别进行建模。

  3.2. 员工数据建模

  员工数据包含个人基本信息(如姓名,编号,住址等),工作职位,薪资报酬等,通过CM的管理配置元素,如项类型(Item type)和属性(Attribute)可以很好地对这些信息进行建模,以便于对数据的分类和管理。

  数据建模的流程分为建模准备阶段和建模实施阶段。

  3.2.1. 建模准备阶段

  建模准备阶段包含以下操作:

  ² 确定数据对象

  建模准备阶段首先需要确定数据对象,明确需求中包含哪些数据资源的形式,比如数据形式是表格 、文档、照片、视频、图像、音频等。根据不同的数据形式决定建模的载体形式。如通过分析人力资源管理商业流程和商业角色,可以列出人力资源管理通常包含的数据源对象:

  - 员工个人信息表

  - 劳动合同

  - 薪资报表

  - 雇佣信息

  - 员工近照

  - 各种报表

  - 新员工指南

  - 培训课程的列表

  ……

  ² 分类拣选对象

  这一步是要将数据收集阶段所列举的所有数据按照类型分类拣选,以便于设计数据模型的组织结构。

  以下列举几种可供参考的将数据对象进行分类规则:

  原则1:根据数据媒体的类型划分,如文档,图像,视频等

  原则2:根据文件格式

  原则3:根据数据用途

  原则4:根据使用者类型

  对于上一步确定的数据对象,如果根据媒体类型来分,可以分为:

  - 扫描的文档

  - 数字图像

  - Microsoft Word 文档

  - 客户端存放在写字板或记事本里的无格式文本文档

  按照文件格式可以讲文档类型的对象分为:

  - 员工信息表

  - 劳动合同文档

  - 工资表

  按照以上的划分组合方法,我们将会创建一个如表1所示的数据预备列表。

  表 1. 数据分类列表

数据对象元素
划分对象类型
员工个人信息表
 
扫描的文档
员工个人信息表
劳动合同文档
 
扫描的文档
劳动合同文档
薪资报表
扫描的文档
薪资报表
员工照片
数字图像
员工个人信息表的一部分
报表
扫描的文档
工资表的一部分
新员工手册
 
Microsoft Word 文档
手册,不和其他任何一个文档关联
培训课程列表
ASCII text document
参考列表,不和其他任何一个文档关联

  ² 确定对象的索引元素和元素类型

  这一步是针对对象类型确定索引元素。对于上一步划分出的对象类型,我们需要定义其所属元素,即用户可以根据这些特征元素对数据对象进行索引。根据对用户需求的调查,我们可以得出如表2所示的表格。

  表 2. 确定不同对象的元素和元素数据类型

对象

特征元素

数据类型,长度

是否允许多值或是有子组件

员工个人信息表

 

员工编号

 

含字母和数字的字符, 10

员工姓名

 

变长字符, 128

员工住址

变长字符, 512

员工技术等级

N/A

员工经理

N/A

薪资报表

员工编号

含字母和数字的字符, 10

薪资

数字,16

负责人

变长字符, 128

报告日期

日期类型

员工照片(员工个人信息表的一部分)

员工编号

 

含字母和数字的字符, 10

照相日期

日期类型

员工个人信息表编号

含字母和数字的字符, 8

照片描述

变长字符, 1024

培训课程列表

课程名称

变长字符, 30

课程描述

变长字符, 1024

课程日期

日期类型

  ² 确定结构等级

  在确定了数据类型和元素特征后,需要建立其不同对象之间的关联并确定其结构等级。

  如对于如上的数据对象,我们可以为其建立如图1所示的关系结构。员工信息文件夹包含了员工个人信息表,员工照片和薪资报表。

应用IBM Content Manager建模实例分析
▲图 1. 元素对象结构等级

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  3.2.2. 建模实施阶段

  特征元素数据和元素结构等级确定之后,就进入了建模实施阶段。建模实施阶段的主要工作是将图表化的数据映射到CM的数据模型上。

  CM建模的管理元素主要有属性和项类型等。在建模准备阶段,我们已经收集好了数据,并对于数据的模型进行了定义和描述。这一步,我们就需要将数据匹配在CM的属性和项类型等数据模型上。

  我们同样给出了一个例子描述如何将上述的实例映射到CM的管理配置元素上。

  在表3中,我们将建模准备阶段的数据映射到文档项类型,文档子项类型,子组件,属性和链接类型上。

  表 3. 映射数据到CM的数据模型上

文档项类型

文档子项类型

子组件

属性

链接类型

员工个人信息表

 

员工个人信息表

基本信息

--

见表2

--

 

员工技术等级

技术

销售

管理

--

 

员工经理

员工姓名

员工部门

员工性别

员工编号

--

薪资报表

薪资报表基本信息

--

见表2

--

员工照片

员工照片基本信息

--

见表2

--

员工信息文件夹

 

--

姓名

描述

文件夹链接到:

员工个人信息表

薪资报表

员工照片

文件夹日志

--

 

--

文件夹历史记录

--

 

--

培训课程列表

培训课程列表基本信息

--

见表2

--

  根据类似上表所示的映射关系,我们就可以在CM中进行以下操作完成对数据对象的建模:

  - 定义属性(含属性组)

  - 定义项类型(含项类型子集)

  - 定义链接类型

  - 定义外键

  - 定义MINE类型

  - 定义媒体对象类

  在CM中创建管理元素的具体步骤请参考CM的info center,在本文就不再赘述了。完成在CM系统中创建管理元素后,人力资源系统的员工数据建模就完成了。

  3.3. 用户访问控制权限建模

  本案例具有如下几种用户角色:普通员工,管理员,HR专员等。不同角色具有对不同操作或视图的访问控制权限。通过CM对用户认证和访问授权的建模能够实现如上角色权限的控制。

  首先,您需要通过创建用户ID,密码和权限组使用户具有访问DB2 Content Manager系统的能力,即用户认证。用户认证包括管理、创建、导入用户ID,密码等操作。

  每个数据库服务器上都有一组通过他访问系统的用户。创建用户时,你可以通过赋予权限组约束用户对特定对象的访问。在不同服务器上允许有重名ID,但是每个服务器上的ID是唯一的。此外,将用户ID集合成用户组,可以使您批量处理和组织系统中的用户。

  您还可以通过从LDAP目录服务器导入来创建用户。CM的LDAP用户导入功能支持从LDAP目录服务器想DB2 Content Manager

  其次,您需要为用户定义适当的访问权限以保证和约束用户对特定对象的访问,即用户授权。用户授权包含以下几个内容:

  ² 根据需求创建适当的权限并组合成权限组;

  ² 根据角色需求为用户赋予适当权限组;

  ² 创建访问控制权限列表约束用户对特定对象的访问;

  ² 通过将访问控制权限列表绑定用户ID来限定用户对对象的访问。

  文档路由流程中的所有元素都需要绑定一个访问控制权限列表。通过这个操作,可以使正确的用户在正确的时间访问流程中的元素。您可以应用访问控制权限列表到任何一种文档路由流程元素上:项类型(item types),工作节点(work nodes), 工作列表(worklists), 甚至是流程本身。通过以上操作,用户访问控制权限的建模就完成了。

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  3.4. 业务处理流程建模

  人力资源管理系统的业务处理流程通常包括导入文档,建立索引,数据分类,自动归档,文档路由,搜索查询,异常处理等。应用CM的文档路由管理元素,如工作节点(worknode),工作列表(worklist),工作流程(process)能够实现对这些业务工作流的定制。

  业务处理流程建模的流程分为设计阶段和创建阶段。

  3.4.1. 设计文档路由流程阶段

  设计文档路由流程首先需要根据业务逻辑设计出一张业务流程图。流程图设计通常是由系统管理员或者是业务需求分析师完成。流程图设计首选需要您通过业务分析明确一下几点:

  业务信息如何流转?

  业务信息的流转和哪些业务操作相关?

  那个操作是初始操作?

  那个操作是结束操作?

  ……

  在您整理这些问题答案的同时,您就可以将流程图绘制出来了。图2展示了一个人力资源系统业务流程的示例。

业务处理流程建模
▲图 2. 业务流程图示例

  从图2中,我们可以看出文档信息有导入文档,建立索引,数据分类,归档和搜索查询等业务。通过图2的流程,您就可以开始定义CM中的文档路由管理元素,如工作节点(worknode),工作列表(worklist),工作流程(process)等。您可以映射业务流程到CM的文档路由管理元素上。(如表4所示)

  表 4. 映射业务流程到CM的文档路由管理元素上

Step

Description

行为

文档路由元素

1

系统数据通过文档扫描,电子邮件或者传真,输入提交多种途径进入系统

初始节点

Start

2

文档被系统

导入文档

Work node

3

为导入的文档建立索引

建立索引

Work node

4

根据分类标准将文档数据分类

数据分类

Work node

5

根据文档类别进行判断

判断节点

Decision point

6

如果文档属于特殊类别,就进行搜索和手动归档

搜索归档

Work node

7

如果文档非特殊类别,进行自动归档

自动归档

Work node

8

人力资源文档数据路由完毕,流程结束。

结束节点

Stop

  3.4.2. 创建文档路由流程阶段

  这一步即在CM中创建定义好的文档路由元素。在表3中,这些元素包含:开始节点(Start),工作节点(Work node),判断节点(Decision point),结束节点(Stop)等。

  在创建文档路由流程之前,必须先将必要的定义属性(Attribute),定义项类型(ItemType),访问控制权限(Access Control)和特权(Privileges)。

  创建文档路由流程通常通过CM的图形化流程构造器中完成,主要步骤有几下几个步骤:

  1. 准备工作

  在创建文档路由流程之前的准备工作是:定义必要的属性(Attribute),项类型(ItemType),访问控制权限(Access Control)等。这一步在上两节员工数据建模和用户访问控制权限建模已经完成,因此,准备工作已就绪。

  2. 定义工作节点和工作列表

  工作节点是整个文档路由流程中的一个节点,需要用户或者某个用户在这个节点对文档进行相应操作。在CM中建立工作节点时必须指定节点名,访问控制权限列表(Access Control List)。在描述域可输入最大长度254字符的节点描述。您可以在系统管理客户端通过查看详情开查看节点描述。

  在访问控制权限列表(Access control list) 域,您只能看到您预先定义好的访问控制权限列表。当用户试图将work package从本节点路由到其他节点或挂起、恢复work package时,库服务器就会检查本节点的ACL。

  此外,定义工作节点时还有一些非必填域如动作列表(Action list),负载限度(Overload limit),过期时间(Expiration time)等。工作列表是一组工作节点的集合。用户会通过Windows客户端的工作列表进入文档路由流程的。所以您需要将工作节点指定给一个工作列表,并赋予一个访问控制权限列表(Access Control)。

  3. 流程的图形化建模

  图形化流程构造器: 它为work node, Decision point等流程元素提供了一些图形化的图标。在CM中,您可以很轻松的绘制出任何符合规则的路由流程。同时,它支持提供鼠标和键盘两种绘图方式,任您选择。

  绘制完流程,执行验证流程功能可以确保您绘制的流程和您系统中的数据相匹配。同时CM还支持流程的打印和导出为XML文件功能。

  4. 基于IBM Content Manager的模型构建人力资源业务应用

  当CM模型建立之后,需要基于模型构建业务应用才能真正实现业务功能需求。下文以员工资料归档,记录跟踪,事件自动通知和报表生成等业务功能为例,简单介绍人力资源业务应用的构建过程。

  4.1. 员工资料归档

  首先需要获取源数据,数据可以通过文档扫描,电子邮件或者传真等多种途径进入系统;员工电子文档以“项”的形式存在,其各项信息可以通过“属性”描述。接着需要建立文档归档应用,即根据文档的属性按照特定规则进行分类,并自动归档到相应的文件夹,以便于文档的查询。

  4.2. 员工记录跟踪

  员工记录跟踪需要实时记录和跟踪文档的变化:包括数据信息,对象状态,文档版本,操作者以及工作节点的变化。系统管理者就可以通过历史日志的展示,了解员工信息变更。

  4.3. 事件自动通知

  另外,可以通过构建事件自动通知应用,如某文档被路由到需要HR管理者处理的工作节点,HR人员只需定制通知事件,就可通过接受电子邮件,快速反应,及时处理。

  4.4. 报表生成

  报表对HR人员的工作是非常有帮助的,如某季度新增员工个数等,从而使HR人员更好地了解员工流动趋势,人员部门分布等。构建报表应用时,只需定制查询条件, 通过某些属性在内容管理服务器当中查找符合条件的数据,就能轻松的实现报表机制。

  结束语

  应用IBM Content Manager建模的人力资源解决方案,可以使人力资源信息得到有力地整合,不仅能够很好地管理员工信息以及变更记录,而且支持数据集中存放和维护,使人力资源管理者不受地域限制,进行远程漫游操作,极大地提高了工作效率,降低了系统维护成本。

  作者介绍

  王冰欣,IBM中国开发中心软件工程师, 主要从事基于IBM产品的解决方案的建模,环境部署和测试。

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