【IT168 专稿】随着云计算的普及，在线办公成了未来企业信息化办公的主流。泛微E-office产品可以说是这个趋势中的主流产品之一。在这篇文章中，笔者就对这一款在线办公产品做一个评测，以帮助大家“在线办公”产品的选型工作。

　　一、与Excel等日常办公软件的集成

　　企业在选择在线办公软件时，需要关注与现在使用的办公软件的集成。如用户不希望采用在线办公系统之后，原来的Word或者Excel文档都要丢弃。所以在选择在线办公软件时，比较关心的就是如何与现有办公软件的整合。泛微在线办公在这里就做的不错。在泛微在线办公系统里，只需要安装一个插件，就可以新建、打开或者修改Excel、Word等文档。

　　如上图所示，泛微在线办公系统直接引用了操作系统中的excel软件。而不是自己开发的软件。这么设计有两面性。对于用户来说，由于可以在泛微在线办公系统直接引用Excel软件，其操作完全与桌面操作相同，为此他们操作起来就会非常的方便，不需要进行额外的学习。但是对于企业来说，就有版权的风险，因为企业现在Excel等软件使用的基本上是盗版，为此如果现在使用泛微在线办公系统的话，就仍然会有盗版的问题。除非企业现在使用的是正版的Office软件。

　　为此笔者建议，如果企业现在已经实行了正版化，那么采用泛微在线办公系统的话，就不存在重复投资的问题，也没有盗版的风险。但是如果现在仍然使用的是盗版的系统，那么就需要评估盗版所带来的风险。如以后泛微如果跟微软公司合作的话，那么他们就可以轻松的掌握一家企业在使用盗版的微软办公软件。出于经济利益的考虑，他们之间的合作完全是可能的。

　　二、在线流程管控，实现无纸化办公

　　文件在企业中如何流转，这也是一个重要的课题。如现在有一张Word格式的采购订单，如何在采购员、采购经理、财务、仓库等几个部门进行转移。如果走纸面的话，比较好办。拿到用户那边，让用户签字即可。但是走在线办公的话，相关文件都是在网络上流转。如果等用户签好字后，再扫描到电脑上，然后上传到网络，显然这会增加不少的工作量。为此我们现在的目标就是，相关的文档直接在网络上进行流转，并且需要实现文档签核的功能。

　　如果要实现这方面的需求，那么就需要借助流程管理的功能。如在泛微的在线办公系统中，如下图所示，可以实现对流程的管理。在流程中，用户可以根据需要设置某个文档需要流转哪几个部门。这对于用户来说，管理文档就非常的方便。不需要再跑到每个用户那边进行手工的签核。而直接在网络上，像传送文件一样，将文件直接传送给相关的用户即可。

　　在流程监控中，还可以看到现在文档流转的状态。如相关用户是否即时的查看了文件，并对文件做出了正常的反应。如果发现用户迟迟没有看文件，则可以通过即时通讯工具或者电话的形式，告知用户查看文件。这就可以防止文件漏看、漏审核等常见问题。

　　不过这个流程管理也有一个弱点，即无法实现电子签核。举一个简单的例子。现在采购订单经过采购经理审核之后，其他用户就只能够具有查看的权限，而不能够进行更改或者删除。但是到目前为止，泛微在线办公系统还无法很好实现这一点。其现在只能够通过普通权限来控制文件的删除或者更改。还无法通过电子签核的形式来进行控制。

　　另外在传统的电子签核系统中，如果文件签核之后，还有一个很明显的“核准”标志。用户一看到这个标志，就知道这个文件已经被核准过了。但是可惜的是，在泛微在线办公系统中还无法很好的实现这一点。用户不能够一目了然发现文件的审核状态。这是泛微在线办公系统在后续设计中需要完善的地方。

　　三、通讯管理，便于用户进行沟通

　　在实际工作中，员工之间的有效沟通也是考量在线办公软件的一个重要内容。如用户之间邮件的沟通、企业内部用户与外部合作伙伴之间的合作等等。如果这些内容都能够在在线办公系统中实现，那无疑是一个比较完美的解决方案。否则的话，用户可能需要在使用在线办公系统的同时，还需要使用其他的客户端软件，如邮件客户端等等。这就不是很合适。

　　如上图所示，在泛微在线办公系统中，在一定程度上实现了内部通信的功能。如企业内部用户之间，可以通过其集成的内部邮件或者内部消息等功能，来实现用户之间信息的交流。在这个内部邮件系统中，系统还提供了地址簿的功能。简单的说，就是用户在发送邮件的过程中，不需要手工的输入用户的地址。而只需要通过鼠标来点击相关的用户即可。

　　特别值得一提的是，这个模块的功能还能够跟系统中的人事管理模块来进行整合。简单的说，就是这里的内部用户地址不用用户单独设置。只要在系统中的人事管理模块中，做好相关的配置。那边人事模块中的信息可以自动拿到这个通讯管理模块中使用。如在人事那边，配置好了企业的组织架构已经用户信息，则在内部通讯管理这边，就可以直接那过来使用。相关的变更，也可以即时的反应到这里。

　　不过笔者觉得可惜的是，在内部消息这里，设计的并不是很完善。在实际使用过程中，用户往往会有这样的需要，一边打电话、一边发消息。如现在销售部门需要向技术部门确认一个产品的相关信息。有时候光靠言语可能无法说明白。此时销售人员可能会将客户的要求直接复制并发送给技术人员，在系统中这点可以做到。技术人员也可能会将图纸，以截图的形式发送给销售人员。但是在系统中现在还无法做到截图的功能。现在系统中只可以做到对图片进行截图之后，保存为文件名，然后再通过邮件等形式来发送。而无法实现向MSN等通过截图的形式来控制。这无疑会降低用户的办公效率。

　　笔者的建议是，在后续产品的升级中，最好将内部消息这个模块独立出来，可以参考QQ等即时通讯软件，可以方便的实现截图、传送等功能。这可以进一步提供用户的工作效率。

　　四、会议申请，便于安排会议室

　　在企业中，会议是少不了的。在实际工作中，我们往往会遇到这种尴尬的事情。当我们带部门同事到会议室开会的时候，发现会议室已经有人在使用了。虽然这更多的是管理上的问题。但是我们仍然希望能够通过系统来解决这个问题。其实从系统的角度来看，这个问题还是蛮好解决的。即每个用户需要使用办公室之前，需要先在系统中申请。在系统中可以看到每个会议室的预计使用情况。如果用户申请的时间段已经有其他用户先申请了，那么这个用户的申请就无法得到满足。

　　在泛微办公软件中，有专门的会议管理模块，可以很好的实现这个会议的管理内容。包括会议的申请、会议的管理等等。可以有效的避免各个用户之间碰头的情况，而且还可以对会议的内容进行有效的管控。在申请时，可以让用户指定所使用的会议室，以及所需要使用的时间。如此的话，用户在使用时就不会碰头了。

　　不过笔者在测试时，发现这个模块其实还是有改善的地方。如这个会议管理模块可以跟人事模块和通讯管理模块进行集成。如在申请时，用户需要指定参加的人员。然后申请得到批准之后，系统会通过内部通讯管理，直接发送邮件给相关的用户。而不用事后再一个个的去通知。其实根据笔者的了解，在技术上实现这个需求并没有多少难度。不知道泛微的设计者们再开发的时候，为什么没有考虑到这一点。

　　总的来说，泛微在线办公的软件还是比较齐全的，操作上也比较便利。而且各个模块之间也有比较高的集成性。不过仍然有比较多的需要完善的地方。如没有自己的办公软件(如OFFICE)，而是调用。这就意味着企业可能需要额外购买OFFICE办公套件。