【IT168 信息化】

    在商业领域里，日益加剧的竞争和快速变化使得一些组织重新思考它们的实力和核心优势。它们越来越关注其核心业务流程以及外包非核心业务流程给外部服务提供商。企业可以外包任何一种功能，从物流到人力资源，信息技术，薪酬设计，甚至制造。外包是增长最迅速的领域之一，外包已是一个数十亿美元的产业。

    什么是外包？

    外包可以被定义为一种战略，一个组织通过使用外界的合作方履行传统上由内部的员工和资源处理的业务活动。

    外包是通过合约把企业的非核心和非收益的生产活动包给专业服务提供商。

    在传统意义上，一些组织已经雇佣承包人做特殊类型的工作或帮助组织平抑最高峰的工作量。然而，外包和承包在根本上是不同的，外包是一个战略管理工具，它包括组织更改结构，它允许组织专心于它自己的核心竞争力，而承包却不同。

    外包的3个阶段

    一个组织外包它们所需要的功能通常经历三个阶段：

    1、内部的分析和评价

    2、需要评估和供应商选择

    3、执行和管理

    阶段1：内部的分析和评价

    在这个阶段，组织管理逐步提出一个外包战略，逐步阐明对其需要的外包服务的理解。

    组织管理必须确定组织的目标，它需要确定和理解它的核心竞争力，这将使得组织确定出非核心活动和功能。

    在确定目标和核心竞争力后，下一步是汇集和这些活动有关的数据和参数以便比较内部管理这些活动和利用外包的成本，这样能够使企业回答那些非财务问题，如，怎样评价这些功能和活动？什么是对这些活动的依赖性？这些活动是否会演变成企业“生死攸关”的活动？等等，这些将帮助组织完成是否外包的决策。

    长期成本和投资预测、员工的工作信心和支持也是应该考虑的。

    阶段2：需要评估和供应商选择

    分析需要和需求：这个阶段的目标是逐步提出关于组织需要的理解，它不仅包括研究企业内部的信息，而且企业应当考虑在已经外包的相似服务方面的经验，这个阶段也要考虑能够履行这些服务的供应商情况。

    需求方案：在阶段1企业曾经分析了它的需求，下一步是需求方案，需求方案应当是提纲式的或结构化的，这是一个使得各种供应商容易评估和比较的习惯方法。

    需求方案应当包括：

    A） 在评价条款中定义全部的需求

    B） 描述需要重新解决的问题

    C） 描述企业正在寻找的合作关系的类型

    D） 详细说明服务水平

    需求方案是全部流程中很重要的部分，附有各种文件的需求方案无疑能够帮助理解和评估什么是企业正在寻找的，而且可以帮助供应商理解它们能够提供的服务是不是企业正在寻找的。

    供应商评估和选择：作为需求方案的结果，一旦企业接到方案，企业需要评估这个方案，经常是企业建立跨功能的团队，团队在法律、财务、人力资源以及被外包的特殊功能等方面应当拥有专长，这些专长将有助于他们的工作。在评估供应商时，企业应当考虑这些因素，如供应商的财务稳定性，文化的适应性和被证实的跟踪记录等。如果可能，联系供应商现在的客户也能够获得关于供应商有价值的信息。

    合同：在供应商选择完成后，企业应当进行商业谈判和以一个合理的价格签署一个合同。双方应当确定：供应商能够理解绩效评价标准和如何评价它们。合同应当清楚地定义服务水平和不能满足服务水平的结果。

    对于一个成功的执行合同而言，双方应当定期地和坦率地沟通，表达共有的成功愿望。

    阶段3：执行

    最后的阶段是外包的执行，在执行阶段，应当清楚地定义和确定任务，建立时间框架，应当建立监控机制和评估绩效机制。这不仅在执行期间很重要，而且在执行以后也很重要，它将保证外包协定提供着所期望的服务。

    在这个阶段中，另一个重要的因素是帮助人们适应外包管理的新型关系和变化去实现组织的目标，经常性的教育和培训应当致力于上述这些问题。

    确定能力、沟通能力以及敏捷地和公正地解决问题能力将帮助企业实现互惠互利和使合作关系成功。

    选择第三方物流供应商

    技术和市场变化的速度要求企业以长远关系为目标深思熟虑地选择第三方物流伙伴。在选择一个第三方物流之前，企业必须定义自己外包的目标和目的，然后建立最终的选择标准，一些最重要的标准包括价格，财务稳定性，质量标准，持续改进的能力和能动性。