【IT168 信息化】
“稳”字是企业管理的核心,但是,ERP实施有时候却会给企业激起千层浪,这是企业不想看到的。所以,企业虽然认识到在ERP项目实施过程中,对现有的经营管理必定会有所影响,但是,他们希望这个影响能够减到最低的程度,ERP能够实现软着陆,实现平稳过渡。
要做到这一点很难,但是,我们仍然可以采用一些技巧,可以使我们朝着这个目标前进。
一、“模拟演习”,ERP项目顺利的法宝。
前段时间,“士兵突击”很流行,还背评为2007年度观众最喜欢的电视剧之一。我也很喜欢看这部电视剧。其实,这部电视剧中,50%以上的镜头都是放模拟演习的,讲许三多如何在模拟演习中,逐步成长的。可见,模拟演习对于实战的重要性。同时,我们也注意到,在模拟演习中,他们的队长十分强调模拟环境的真实性,要最大程度的反映战场的真实环境。他们的队长说过一句话,我印象非常深刻,他说,我知道你们很累,但我们要“欺骗”你们更累。可见,模拟演习的准备工作也是一件苦差事。
其实,ERP项目的模拟演习,跟军队中的模拟演习,也是类似的。通过模拟演习,可以帮助用户了解ERP系统;通过实战操练,可以让他们知道,部门之间要如何配合,配合不好的话会产生哪些问题;通过流程试跑,可以让他们体会到,标准流程作业的重要性。但是,流程模拟的效果好不好,主要还是看其是否反映了企业的真实环境;就如同军队模拟演习,是否反映了真实的战场环境一样。
所以,我们要发挥模拟演习的作用时,就要充分体现企业真实的操作环境,以减少在项目上线过程中,出现的问题。
1、在强调企业标准作业的同时,要把一些意外情况也考虑进去。
我们在使用ERP时,若都按标准流程来走,则ERP就会畅通无阻,企业的整套流程,从销售订单开始,到生产计划、采购计划,到采购入库、生产入库、产品出货,最后到应付帐款、应收帐款、总帐会有如平地,没什么阻碍,就可以跑一遍。但是,为什么在实际工作中,还是会遇到这么多的问题呢?
其实,很简单。就是因为在实际操作中,会遇到很多意外的情况,就是因为这些情况,阻碍了ERP的正常运行。所以,我们在ERP模拟演习时,要把这些意外情况也考虑进去。如当采购物料无法按时到达时,企业如何处理,在系统中如何调整生产计划;如当采购或者半成品在车间发现不良品,该如何处理,会对出货计划产生什么影响时;如销售订单变更,企业如何处理,若涉及到损失,则损失金额该如何确定,特别是已经在生产线上生产的产品,若销售订单变更,企业该如何应对;等等。这些都是企业实际管理中遇到的一些“意外”,如何对这些“意外”快速的进行应对,才是反映企业管理水平,反映ERP真实能力的一个标准,也是最重要的一个标准。
俗话说,乱世出英雄。若都是按标准作业来评价ERP的好坏,那每个ERP软件估计都会在同一档次;但是,若把处理意外情况的能力考虑进去,则ERP的好坏立马可以见分晓。所以,我们在模拟演习时,要进行“意外管理”,要把企业生产管理中的“意外事件”考虑进去,只有把这些意外事件考虑进去了,才能最大程度的减少在项目上线过程中,意外情况的发生。
2、要设立陷阱、雷区,痛苦是用户成长的促动力。
俗话说,不经风雨,不见彩虹。若让用户顺顺利利把流程跑完了,用户不会长记性,在以后ERP使用过程中,遇到问题,也不会自己分析解决。所以,在ERP实施过过程中,除了教育用户该怎么做得同时,还要告诉他们为什么要这么做,如果不这么做,为产生什么问题。
如在接单生产的企业,若按销售订单转换采购计划,当该订单产品的物料清单没有审核的话,则在做这支作业时,就会出现问题,无法生成采购计划。所以,在模拟演习时,我们可以故意把物料清单不审核,当出现问题时,帮助用户去分析、查找原因。
再如,在请购单转换为采购单时,我们一定要指定原材料的默认供应商,否者,就无法正常生成采购单。所以,我们可以在模拟演习时,在这里设置一个陷阱,把原材料的供应商取消掉,当无法正常产生采购单时,告诉用户问题出在哪里。
只有如此进行挫折教育,用户才会长记性,如此,他们才会记住,在以后ERP操作中,要给每个物料定义一个默认供应商,物料清单新建或者变更后,要及时审核。
二、双线并行,解决系统刚上线不稳定的问题。
模拟运行后,一般在ERP上线过程中,会采取两种方式。一是马上抛弃手工帐本,全部用系统流程;另一种是系统帐与手工帐并行,即使在系统运行的同时,也要运行手工帐,等到一个月后,再抛弃手工帐。
我比较倾向于第二种方式。这主要是因为在系统刚运行的时候,即使模拟运行做的最好,在系统实际操作时,肯定会遇到一些平时难以预计到的问题,比如因为基础数据不准确导致的问题;比如因为采购单价定义错误导致采购单价格跟实际价格不一致;比如因为系统操作不熟练导致的一些错误,等等。
所以,在系统刚开始的一个月内,若抛弃手工帐,则这些问题可能会忽略,企业很难查出来。最终为企业带来损失,影响企业的正常运作。所以,我觉得,有必要在开始的时候,手工帐与系统帐双线运行,防止类似的错误发生。等到系统运行稳定后,大概一个月左右时间,然后再抛弃手工帐,开始用系统帐。如此,才可以实现系统的平稳转换。
当然,主要的是这个时间要把握好,要跟用户明确说明,一个月后,必须抛弃手工帐。有些用户会认为还有一个月时间内,所以,就仍然以手工帐为主,系统帐爱做不做。等到一个月的时间到了,再开始关注系统已经来不及了。所以,项目管理者在一开始,就要让员工下一道军令状,一个月后不抛弃手工帐者,必严罚。如此,用户在双线运行的一个月时间里,才会真正的去关注ERP的运行,而手工帐只是为了防止不时之需的。
三、逐步完善,暂时不能解决的问题先放放。
我们在考试的时候,不知道大家是否还记得,老师经常告诉我们,一般选择题与填空题的最后一道比较难, 我们若暂时解答不出来的话,则可以先放放,等到其他的做完了,有时间再来回头做这些题目。
其实,ERP项目也是如此。在ERP项目实施过程中,我们总会遇到一些ERP难以解决、需要二次开发才能解决的问题;或者某个作业的运行需要依靠其他数据的准确才能进行,如成本计算功能,等等。遇到这些难题时,我们也不妨先放放,先把其他的运行起来。当其他功能可以顺利使用时,这些问题可能也已经有了解决方案,已经不再成为了问题。这就是ERP项目所说的逐步完善的过程。
再举个例子,如采购价格的审批过程。在系统刚运行的时候,企业可能不放心,每张采购单仍然需要采购经理或者成本会计审核才行;但是,系统运行一段时间后,基础价格表已经准确无误,此时,就不需要每张采购单再有采购经理去审核采购单的价格,只需要在价格有变动的时候,去关注一下即可。也就是说,如此采购单审核就可以略去一个审核步骤,提高工作效率。
若企业不走逐步完善的策略,而是想一步到位,就可能欲速则不达,反而ERP系统不能够平稳的替代手工管理流程。
我就遇到过这样的案例。有家企业,想一口气吃成大胖子,在项目一开始,就不断的督促顾问,快点上成本模块。等到其他模块刚上线,运行还不时很稳定、时常有失误发生的情况下,企业不管顾问的劝说,急急的上了ERP的成本计算模块。结果可想而知,ERP计算的结果跟实际手工计算的结果相差甚远,然后一笔笔的去查,原来发现是工艺管理那边工时数据的问题,工时数据管理还不时很完善。最后是大家白忙活一场,等到工艺模块稳定后,再实施成本模块,得出来的成本数据就比较准确了。
所以,我认为在ERP实施过程中,一定要逐步完善,而不是一步登天。逐步完善才能够实现ERP系统在企业中软着陆;而若一步登天,则很可能造成机毁人亡的悲剧。