技术开发 频道

对项目管理软件的建议

【IT168 技术文章】

    1.问题的提出

    项目管理的基础是在明确了项目目标后,循序渐细地进行项目工作分解(WBS和PBS)工作,将项目目标分成成百、上千、上万个工序。现代项目管理一般都使用项目管理软件辅助进行WBS分解工作,形成一个个工作包(合同包)。并以进度计划管理模块为基础,然后将资源、成本、组织责任、等信息放置到每个工作包上,再按时间坐标进行排列,从而形成一系列项目管理各种目标随时间轴的目标计划安排和每个工作包上信息强度列表。

    通常,进度计划管理模块的表现形式有甘特图、单代号网络图、单代号时标网络图、双代号网络图、双代号时标网络图等表现方式。甘特图的最大优点是表格化,许多项目管理软件中预制了大量的项目管理表格,十分方便于统计报告。但是,其最大的不便之处是所有的项目工作分解任务均在左侧单列,往往一个项目的分解表很长,而甘特图中的条条很稀,占用很多纸张图面空间,不能一目了然。

    双代号网络图和其双代号时标网络图的最大优点是图形化表现形式,图面很紧凑;但其最大的缺点是不能形成表格化。而在项目管理实践中经常需使用各式各样大量的表格,故而双代号网络图在项目管理中的应用遇到了阻碍。

    单代号网络图和其单代号时标网络图的优缺点同双代号网络图。其实,单代号网络图与双代号网络图之间可以进行转换,有一些项目管理软件已经实现了此种转换。

    另外,我建议:我们在双代号网络图中引进第三节点――即除头尾二节点外,我们在双代号的中段引进第三节点,用来表示工作间的搭接关系,则双代号网络图同样可以表示FS、FF、SF、SS等工作间搭接关系。

    2.解决方法――软件的思路

    为了克服双代号和单代号网络图不能形成表格化的缺点,我本人有以下建议模型。

    A、我们经常会遇到此种情况,即在进行编制WBS工作分解结构时,到底是以项目阶段过程为主线进行分解,比如建筑工程项目分解成立项、设计、招投标、施工、验收等阶段过程,还是以项目产出物的专业系统为主线进行分解,比如建筑工程项目分解成结构、建筑、机电、装修、外线、市政管线等专业系统?有时候拿不准,二者相互穿叉,出来的分解表比较乱。

    其实,我们发现,在进行WBS工作分解结构时,用矩阵表方式是最清楚的。我们可以将项目实施的阶段过程分解项列在表格的顶部行中,将项目产出物的专业系统分解结构项列在表格的左侧列中,这样就形成了一个WBS二维矩阵分解表。表中各单元格内的数据就是项目各工序(或称为工作包)的承载数据,各单元格相当于单代号网络图中的节点,比如各工作包格中可以承载子项目编号、工作编号、工作名称、工期、资源、成本、责任单位人、合同分解编码等。

    再者,如果将上述矩阵表中各单元放在我们一般编制进度计划网络图中,按工序的逻辑顺序連线起来,再加上时间坐标,就形成一张同我们一般思维相同的《单代号时标网络图》:横向看是每个专业系统的工作过程各阶段,纵向看是项目每个阶段中并行工作着的各专业系统。而且,此图也符合我们平常的工作编排―――即从图的横向看,项目各系统专业均有一个实施过程,比如建筑、结构、机电、精装专业均有设计、招投标、施工、验收等过程,从图的纵向看,项目的设计、招投标、施工、验收的每个阶段过程中均有项目各系统专业的人们在并行工作。

    在时标网络图中,各单元项被放置在时间坐标中,则其承载数据也就随之被放置在时间坐标中。进而,我们随这得到了有时间坐标的人员计划、图纸计划、材料计划、设备计划、场地计划、资金计划、机械计划施工计划、验收计划、。我们可以按照矩阵表的纵横两方向进行统计,进而,得到了有时间坐标的设计、招投标、施工等各阶段计划,或者,有时间坐标的项目各专业系统的分包实施计划其中包括各专业系统的设计、招投标、施工等工作。

    B、当然,一般项目都不是用此一个二维矩阵表格就能表现清楚的。在大型工程项目的管理中,进度计划的编制一般是采用编制不同内容的多级计划(multilevel plan)。多层计划是编制一个计划,在EPS、项目、WBS、作业、步骤上形成从粗到细的、按照项目渐进明细特征的层层细化的计划,计划的层次远远超过传统意义上的多级计划。而这一计划对不同级别的使用者来说反映不同的重点,对于高层领导,多层计划是看见较高级别的问题,从宏观的角度看是否存在工期的滞后、费用超出的问题,而对于计划工程师来说,看见的是比较微观的问题,即工程计划的哪些WBS和哪些作业存在问题,应该如何去调整计划。项目经理都知道,项目进度计划一般均有三级管理计划。第一级为项目总进度计划,一级计划一般称为里程碑计划,一般反映的是重要的形象进度控制点。第二级为项目各阶段进度计划,二级计划分为指导性计划与控制性计划,其中指导性计划由业主工程部门编制,其编制依据是里程碑计划及项目的投资与单位工程的轻重缓急编制,第三级为各承包单位的实施进度计划。三级进度计划是由承包商根据二级控制性计划编制,反映承包商对所承包的项目内容的总体安排。而四级计划则是三级计划的作业实施计划,是对三级计划的进一步分解.通常用滚动计划。 滚动计划是在同一个计划上,在一个固定的时间,输入进度,推算将来。而每一次提交作审批的,都是从这个计划内,抽取部份内容提交。年滚动就是每年提交整个计划。季滚动就是每季提交数据日期后180天的推算。月滚动就是每月提交数据日期前30天的进度和数据日期后90天的推算。周滚动就是每周提交数据日期前7天的进度和数据日期后35天的推算。各级上计划中的元素参数,例如,工期、成本、资源等,均按照工序间的关系路线进行汇总到上一级计划中。反映了工程施工由粗到细逐步深化的过程。在多层计划情况下,无论你处于哪一个级别,看见的计划都是完全一致的。无论是设计计划、采购计划还是施工计划,都完美地统一于这一计划里面。我们需要的只是设置设计的交图计划点与采购计划订单的接口、采购计划交货时间与施工计划的接口。例如对于一个大型工民建项目,首先可以分为业主、监理、总包单位、设计、分包单位、主要设备供应商等不同的应用单位,分别设为不同的EPS级别;而其中的任一项目,又可以按施工部位和施工阶段分为不同的WBS;对于每一个WBS,又可以分解为不同的作业及作业步骤。对于每一次分解,都可以做出费用分解计划。在作业层次上使用作业完成百分比,在WBS和EPS层次上使用预算完成百分比,这样就可以在各个WBS上灵活地应用赢得值技术对一个或者多个项目进行绩效考核、进行工作变更的管理以及项目发展趋势的准确预测。

    多层计划的编制是在里程碑计划完成之后,由各个应用单位编制自己的基于里程碑计划的独立计划,由业主项目控制部汇总后形成。它是自上而下编制的计划。多层计划是由参与各方共同编制完成的,各个利益不同的参与方,分别编制自己的计划,而业主(或业主的项目管理单位)对该计划进行平衡。

    C、如果将前述的二维矩阵视为各级进度计划的表现形式,则多层计划可以视为一张张表格。我们可以引进电子表格EXCEL的表现模式,即一个项目进度计划为一个工作簿,簿中有许多工作表,其中第一张表为项目总进度计划表,以后的表为各阶段多层进度计划表或各承包单位的实施进度计划表;而且各表格中的单元格可以相互关联数据。这样就实现了项目进度计划分级多层管理的目的。项目管理软件完全可以参照此模式编制。

    D、让我们再拓展一下思维。我们联想一下用AUTOCAD进行建筑设计的过程。概括的说,建筑设计的过程是用二维纸张平面图来表现三维建筑物的过程,当然目前可以在电脑上用动画形式表现建筑物的三维空间。在用二维纸张表现三维建筑物时,我们一般将建筑物分解为数个楼层、然后是各楼层平面、再者是楼层平面中的各建筑要素平面图,(例如,墙体布局平面、开花布局平面、地面平面、活动家具平面、电气平面等)。然后,根据此模式,我们根据需求,分别编制平面图、立剖面图、大样图。

    我们知道,项目管理实质上也是一个多维空间管理系统。其一,是管理层次系统,例如,项目管理层次有投资人、业主、项目经理、项目监理、设计单位、施工单位、供应商、分包商等;其二,是项目管理过程系统,例如项目管理过程有立项、规划、设计、报建、施工、验收、运营等;其三,是项目管理产出物系统,例如建设工程项目管理的产出物可以分解为外源、庭院、结构、建筑、风火水电、精装、艺术品等专业系统。其四,是项目管理中各要素的管理系统,例如建设工程项目管理中有技术配置、进度、质量、资源、成本、资金、场地、人力、机械、工具、图纸、材料物质等要素的管理。

    参照上述建筑施工图的表现模式,我们可以将项目管理层次视为“楼层”,将项目管理过程与项目产出物系统组成的二维矩阵表视为各“楼层平面图”,将项目管理各要素视为楼层平面图中的“各要素”。如此,组成了一个四维空间模型。我们可以用二维的平面表格来分别表现多维的项目管理核模型的各个侧面,并可以建立《项目各管理层的进度矩阵计划》,相当于上述多层进度计划模式。并可以按剖切面的方式建立《项目各阶段的进度计划》,或者同样建立《项目各专业系统的跨阶段工作过程进度计划表》。同样,我们还可以针对项目中各工作包建立详细工作步骤,建立并下发《工作任务单》。同样,各《工作任务单》的各要素可以向各工作包汇总,再向各项目阶段汇总或向项目各专业系统汇总,再向项目各管理层次汇总。最后汇总成项目总状态数据,例如,最终汇总为项目的技术总状态、总工期、总投资、资源总需求等。

    3. 期望

    如果项目管理软件,特别是国内项目管理软件借用上述思路,抛弃甘特图,而改用“单代号时标网络图”,及上述矩阵表方式排列(同时并可以制作一系列相关表格),则即发挥了单代号网络图或双代号网络图的图形化优势,又克服了无WBS表格化的缺点,最重要的是解决了多层进度计划模式问题,岂不是项目管理软件的一大远进步。到时候别忘记让我试用!

0
相关文章