一、 影响物流信息系统的因素
物流中心兴建过程中,除了硬件设施的施工及物流设备采购外,物流信息系统的选购也是一门大学问。和女士们在选购衣服雷同,不仅考量穿着场合(战略观)、喜好(习惯性)、更重要是符合自己的身材(本身业务流程)。影响物流信息系统的因素,可以简要归纳如下:
(一) 商业型态影响物流信息系统:
物流中心有不同的类型,他们采用的信息系统各异,可分为国际物流、生产物流、分销物流、零售商物流以及第三方等物流信息系统。其本质差异如下表:
(二) 企业资源影响物流信息系统
以商流为主的企业(如分销商),是以商流主,物流为从。其信息系统是以企业资源规划(ERP)或信息管理系统(MIS)为主,而以仓储管理系统(WMS)或运输管理系统TMS为从。反之,以物流为主的企业(如第三方物流),其信息系统则以仓储管理系统(WMS)或运输管理系统(TMS)为主。
(三) 企业规模影响物流信息系统
从事多业态的企业(如光明乳业),其物流信息系统具有多元性;又如全国性的企业(如达芙妮女鞋),其具有分布式的物流信息系统;又如规模较小的区域性企业,其具有集中式的物流信息系统。
(四) 企业业主影响物流信息系统
企业主或执行官(CEO)对物流在其企业中扮演的角色不同,对物流信息系统的要求也不相同。如将物流视为企业的核心竞争力,则会强调物流信息系统的先进性,如将物流视为企业运作的一般功能,则较强调物流信息系统的实用性。此外,企业拥有资源较雄厚,则对物流信息系统的要求也较会强调高起点,如具有智能性。
(五) 产业发展影响物流信息系统
产业的发展水平也会影响业者的选购策略,如五年前流通业者的首选是信息化的物流中心。相信,再过五年,自动化的物流中心将被业者殷切的期待。
二、物流信息系统的选购战略
物流中心的兴建所费不赀,动者千万元以上,其运作效益良窳,又深受物流信息系统牵引,因此,兴建物流中心的项目主管,对物流信息系统的采购,不得不慎重其事:
(一) 以物流信息系统作为战略
如果企业将物流发展视为企业的战略之一,则物流信息系统必须具有下类特异功能:1. 提供营销决策之用的商品流量、流速、流向等分析功能;2.具有与新科技(如RFID)结合的新功能,以利企业营造出其竞争优势。
(二) 以物流信息系统作为战术
如果企业只将物流视为其企业运作的一环,则对物流信息系统的选购,必须重视:1. 物流流程控管能力,如数据的错位比对,如进货量与入库量的自动稽核功能。2. 物流流程信息化的完整性,如具备拣货计划、派车计划等功能。
(三) 以物流信息系统作为战具
如果企业将物流视为企业营运的工具,则对物流信息系统的要求,仍须重视:1. 达成物流作业的最基本的支持,如进仓、出货、库存、退货、退仓等基本功能。2. 可制作物流最常用的单据或报表,如拣货表、派车表。
三、物流信息系统的选购战术
企业根据上述的选购战略定调后,接下来,就是如何选购一套自己满意的物流信息系统。
其非常好的选购指南:
第一,是架构的考量:亦即信息系统是否满足多仓使用的需求,或只限于单仓使用。其次是考量系统是否满足单机、单网和跨网作业。
第二,是功能考量:亦即信息系统的功能除了仓储管理系统(WMS)、是否还包含运输管理系统(TMS)。其中仓储管理系统是否又涵盖无线终端系统(RF)和电子拣货系统(DPS),而运输管理系统是否亦包含了地理信息系统(GIS)和卫星定位系统(GPS)。
第三,是使用界面考量:使用界面具人性化,操作容易,发生错误机率就会低。另外,界面的设计越符合实体流程或越符合物流组织,在使用上或是培训上也就越容易,同理,发生操作错误的机会就会降低。
第四,是扩充性考量:系统是否具备可将数据导入或导出;是否已考量未来可扩充其它功能模块;是否具备与商流系统接口的条件。
第五,是稳定性考量:系统多人同步使用,是否与单人使用没有差异;系统数据量大或使用频率高时,是否依然与数量小或频率低时没有差异。
第六,是速度的考量,系统在从事拣货计划或派车计划时,其速度是否可接受;在多限制条件下查询,其速度是否以可接受;在信息输出或打印时,其速度是否以可接受;在多限制条件下运算,其速度是否以可接受。上述速度的要求必须是以秒计。
第七,是智能性的考量:查询或打印功能应具备可选择性,使系统更富弹性;同时,可因企业间差异,可根据各自管理需要而进行设定;对于操作异常或限量要求具有自动报警能力。
第八,是安全性的考量:系统须具备使用者权限设置功能,系统复制保全功能,数据自动保护或保存的功能。
第九,是维护性的考量:系统是否提供完整的相关文件,如操作手册、维护手册,或是紧急支持服务。
第十,是效益性的考量:这总是主事者最后最关切的问题,物流信息系统能给企业带来多少的效益,其导入的成功机会有多大。由于信息系统的实施也是一种标准化的实施,因此,实体流程愈是规范,导入信息系统的效益及成功率也就愈高。
四、国内物流信息系统发展误区
国内现有物流软件的发展,供需方各存在一些误区,急待解决:
(一) 供应方对物流行业的特性认识不足
物流因行业特性不同,其信息功能的要求不同,如食品会强调保值期管理,包括先进先出,后进先出,依保质期出货,依指定日期出货;医药品会强调生产批号管理,从生产到分销,再到零售,全程纪录控管;服饰品会强调型体和尺码管理,加上季节性新品上市的物流管理。又如生产物流会强调供料计划,以避免上线生产缺料;分销商会侧重派车计划,因渠道的多元化,车辆调度及派遣成为物流重点;连锁零售商关心拣货计划,以满足其数千品种的正常发货;第三方物流则会强调信息转接功能,才足以体现其物流运作效率。
(二) 供应方对物流技术的集成知识不足
一套完善的物流信息系统会应用到多元技术,包括可应用在进出货验收、储位管理及查询功能的无线终端(RF)、可应用在发货拣取或分货的电子卷标拣货系统(DPS)、可应用在车辆排程的GIS(地理信息系统)、以及可应用在车辆控管的GPS(卫星订位系统)。除物流系统内部的集成外,尚有与商物流系统间的集成技术,如进出库与购销存间的集成,营销部门作业与物流作业间的集成。上述的集成知识,也常是供应方在人才上或经验上不足之处。
(三) 需求方对物流需求的说明能力不足
需求方的物流主管常不具信息技术专业,因此,对实体流程及信息流程的需求或结合,无法明确深入的提出。如月台、车辆、司机之间的关系说明不清楚;又如进货、入库与补货之间的关系说不明白;还有要货、回货、缺货之间的关系也讲不清。凡此种种,都会影响到物流信息系统对物流运作及管理的不彰成效。
(四) 需求方对物流标准的择优能力不足
需求方对导入信息系统前的标准化工作,常因专业不足而举棋不定,如包装单位分类标准、库别分类标准、配运区分类标准等,常因无法择优而用,反造成信息系统无法有效的支持实体作业。又如储位的编码,常受制于实体大小不一而举棋不定;或是车辆派遣,常受制于效率与服务间的矛盾而举棋不定。
上述供需双方的误区,物流中心兴建时,非常好的的解决方案就是经由有成功经验的物流咨询公司辅导或参与,以毕其一功于一役。
五、国内物流信息系统发展趋势
根据调查报导,去年(2004年)物流管理软件的市场规模已达6.56亿元,从2005年到2009年的5年内将以19.15%的复合增长率迅速增长,到2009年将达到15.83亿元。其中用户对物流管理软件最为关注的功能是存量管理,其关注率达到41.4%,其次是数据交换、物流计费和车辆管理。在这些功能需求的背后,其实反映了目前物流企业最为关心的两个问题,一是成本核算,二是多个物流软件之间的数据交换问题。根据作者多年从事海内外物流经验,对国内物流的发展趋势有下列浅见:
(一)朝专业性发展
由于物流的分工愈来愈细,食品、服饰、图书、低温品各有不同物流属性,加上营销渠道亦随商业发展愈形多样化,因此,物流信息系统势必朝专业化发展。
(二)朝全国性发展
国内商业快速发展已有十余载,各省领头羊企业已悄然展开跨省并购,不论是生产商、零售业甚至是分销商,比比皆是,此势头亦带动物流信息系统进入全国性的发展。
(三)朝智能性发展
企业随着物流疆域的扩大,对物流人才需求孔急,加上企业之间的竞争愈烈,一套具有智能性的物流信息系统也就被殷切期待。透过信息系统来控管物流作业,透过信息系统来提供物流决策参考。
(四)朝阶梯性发展
由物流信息系统的导入与实体作业流程优化有密不可的关系,对于新建的物流中心较易一次到位的投入。但对已在使用中的物流中心,其信息系统须随着作业流程的优化,分阶段导入。
(五)朝多元性发展
对已跨业态的大型物流中心,势能以单一信息系统来满足所有的客户,因此,此类的物流中心势必朝多元化的方向发展。尤其是由企业内部物流转型为第三方物流,势必有不同的物流信息系统支持的业务的发展。
(六)朝集成性发展
物流信息系统的发展中,集成化是属最困难但也最具经济效益的工程之一,因此,从长期发展的角度看,此类人才正是物流企业最急需自行培养。