企业实施信息化的动因和目标　　

　　面对世界经济的全球化、市场化发展，凤凰纸业决策层认识到：经济发展、科技进步和信息革命一浪高过一浪，将世界带入了前所未有的全球化时代；而市场化改革则使全球性竞争更加激烈，给企业的发展带来了全方位的挑战。经济全球化和逐渐开放统一的世界市场，一方面使跨国公司面临着更为广阔的市场容量，使他们能够展开更大规模的生产和销售，以充分实现规模效益；另一方面，也使发展中国家的企业面临着全球范围内的激烈竞争，原有的市场份额及垄断格局将不可避免地受到挑战和冲击。面对这一新的挑战，西方工业发达国家的企业都在积极制定应对策略，大力推进企业管理信息化。而推进企业管理信息化的核心，就是要建立企业ERP系统。建立企业ERP的关键就是企业如何科学地做出决策并制定明确的、量化的推进企业管理信息化的目标和切实可行的实施方案，尽快建立ERP系统，以求迅速提高自己的竞争能力、生存能力和发展能力。

　　ERP（Enterprise Resource Planning，企业资源计划系统）的概念，是美国GARMER GROUP公司于1990年提出的，其确切定义是：MRPⅡ（企业制造资源计划）下一代的制造业系统和资源计划软件。除了已有的生产资源计划、制造、采购等功能外，还有质量管理，实验室管理，业务流程管理，产品数据管理，存货、分销与运输管理，人力资源管理和定期报告系统。

　　ERP把客户需求和企业内部的制造活动以及供应商的制造资源整合在一起，形成企业一个完整的供应链，其核心管理思想主要体现在以下三个方面：

　　1.体现对整个供应链资源进行管理的思想；

　　2.体现精益生产、敏捷制造和同步工程的思想；

　　3.体现事先计划与事前控制的思想。

　　ERP应用成功的标志是：

　　1.系统运行集成化，软件的运作跨越多个部门；

　　2.业务流程合理化，各级部门根据完全优化后的流程重新构建；

　　3.绩效监控动态化，绩效系统能即时反馈以便纠正管理中存在的问题；

　　4.管理改善持续化，企业建立一个可以不断改善管理的机制。

　　早在企业刚建成时期，我们凤凰纸业就感到国家对企业改革力度的加大，计划经济向市场经济的过渡是未来企业发展的必由之路，尤其是对凤凰纸业来讲，要想在国内纸浆行业占有一席之地，立足国内，放眼世界，就必须在企业机制管理上，大胆尝试，无论在生产上，还是在管理上都要有创新意识，未来的经济是市场经济，而市场经济的关键就是信息、管理，谁在市场经济中掌握了准确的信息、掌握了先机谁就在市场经济中占有主动地位，就能赢得最后的胜利，我们凤凰纸业就是在这样的背景下决定实施企业管理创新-----在企业内部创建局域网，实施信息化管理，组织各部门购买或开发各自需要的信息化系统，先后有原木检尺入库系统、浪潮软件(库房)、金算盘(财务)、销售开票、地磅系统、供应合同台帐系统等；但这些系统信息不能共享，更不能集成，于是2001年，决策层决定上马ERP系统工程。

　　ERP系统工程是一项复杂，庞大的工程，从设计到平稳运行，一般都要两、三年的时间，并且不能短期见效，不能直接见效。要上马这样的项目，首先要有一定的战略眼光，并且一把手亲自拍板，当时我们老总决定支持该项工程，于2002年初成立了自己的信息中心，开始了凤凰纸业的ERP的前期规划工作；由于考虑到自己开发时间周期长和专业技术力量不足，公司决定进行招标，由专业ERP软件公司实施该项目。

　　2002年4月在众多的ERP软件提供商中，经过各方面考察、比较分析、评价，最终选择了实力雄厚、客户反应服务良好的华夏新达软件股份有限公司的新世纪/ERP,由该公司按照其产品新世纪/ERP，进行凤凰纸业ERP系统的开发实施。

　　华夏新达在我公司的项目组，首先对我们进行了一些管理上的培训，之后又对我公司的业务处理进行了调查、分析、优化，在此基础上进行了ERP系统的设计。

　　系统设计在2002年9月完成，系统集成处理各部门数据，为决策层提供了决策原来无法得到的管理控制数据。

　　信息化建设并非一帆风顺，在实施的过程中也遇到了许多问题和困难。但通过与华夏新达公司的实施人员通力合作，最终都解决了。比如在：

　　◆数据管理规范化

　　ERP系统对整个企业内部信息资源进行共享。这就要求相关系统模块之间的数据必须规范。为便于管理，对仓库的物料编码进行了调整和统一，使整个管理系统只要是涉及到物料的，如仓库、供应、财务和车间成本核算均采用了一个物料编码，此编码由仓库人员添加维护，其它部门只能使用，不能更改。对于供应、销售和库存使用的往来户名称均从一个数据表中调用，必须使用同一个往来户名称（以发票的印章全称为准）。通过各种基本数据的规范化，为ERP系统的实施奠定了良好的基础。

　　◆各部门协作，业务流动信息收集合理化。

　　根据原有和优化后的业务流程，由于有些物料过磅后入库，经、实施项目组与供应部、储运部、企划部3个部门协调后，将部分供应部门部分的采购收料工作分配给储运部门执行，使业务流动信息收集合理化。

    1.系统的特点

　　◆系统务实

　　◆数据资源共享

　　◆表格数据自动生成

　　◆动态监控，便于各种数据查询

　　◆效率高、管理扁平化、透明化

　　◆减轻了劳动强度

　　◆系统安全性

　　◆系统的可扩展性

　　2.系统实施后效果

　　凤凰纸业ERP经过近半年的由试运行到平稳运行，其效果在凤凰纸业已经逐步体现出来：　　

　　◆建立起公司内部完整的信息共享经营管理体系（采购、销售、库存、质量和设备），公司内各种账目数据完全是一个数据入口，一次性录入，集成共享，别的部门可以调用、但不能修改。

　　◆逐步建立起完善的质量和资源管理体系（设备管理、质量管理）各公司、车间，大修管理、计划、设备运行、使用人力状况等。

　　◆建立完善的基础数据管理制度（如编码控制体系），无论对原辅材料、还是对设备配件，都实行了统一的编码，并做出了相关的说明，形成体系。

　　◆充分利用ERP系统资源计划的准确性、及时性和科学性，最大限度的降低库存资金的占用，突出“仓库为生产和销售服务”的思想。

　　◆建立起总裁查询系统，便于各级领导查询。

　　◆提高企业综合信息的决策能力，建立企业决策支持系统。

　　◆培养了一批具备超前理念的技术骨干和管理队伍，提高了全体员工的基本素质。

　　◆使凤凰纸业一次性通过ISO9002质量认证。　　

　　3.事例说明

　　◆采购营销方面

　　实施ERP管理后，采购制度相应发生变化，采取厂家预定制度，采购员每次采购都是货比三家，采购货物与上几次采购的厂家、价格分别予以比较，价格只能下降，不能提高（并且质量保证），超价或开拓新厂家，要申报。这样一来每年为企业节约人为的失误损失600-800万元，市场变化大时可达上1000万元。　　

　　◆销售方面

　　利用系统对客户进行分类管理，哪些客户是信誉程度较好的，哪些客户是吃货量较大的，哪些客户是信誉度极差的，并且可看到企业各个时间段的交易量，使我们对不同的客户采取不同的政策，这样一来时我们减少了很少失误，为企业降低了风险。　　

　　◆物料管理方面

　　比如车间计划及费用控制，以前各车间必须由专门人员提前手工抄写，上报物管科汇总，在与仓库对帐后才能送至采购部门，前后得用十几天的时间，而ERP实施后，前后仅需1—2天时间就可完成上述工作，并且车间、仓库、采购部门还随时可以查阅当前仓库物资储备情况，及费用发生情况，为各部门合理使用部门费用创造了很好的条件。并且减少了办理入库手续的重复性工作，工作效率大大提高，避免了失误、甩掉了厚厚的账本子，仓库管理程序化，仓库保管员由过去工作特别紧张，变为如今人员减少了且工作较为轻松。使用微机管理后，物资实施A、B、C分类管理，根据不同用途、采购难度不同实行分别管理，这样一来使我们的库存减少资金占用近45%。　　

　　◆可及时了解生产经营过程中的问题

　　系统较为直观，部门领导及高级管理人员根据自己权限随时可以查阅有关数据，使管理扁平化、透明化，比如总经理可以查询任何一笔业务的实际情况，客户情况，当前公司生产系统工控指标变化等。　　

　　◆提高劳动效率，减少在岗人员

　　供应部采购收料开票、和储运部的装卸开票、地磅系统合计11人，使用系统后，由于操作简化并业务中容易出现的错误做了极好的防范控制，使该3个工作岗位更为变为1个工作岗位，由4人即可完成，工作量并不感觉增加，提高了效率。　　

　　◆提高企业管理效率，更多的时间考虑管理上的事务

　　总之，企业实施ERP最大功效就是，使企业管理效率大大提高，降低管理成本，增强企业应变市场的能力，它的实施就像人们锻炼身体，能够增强体质一样，人们通过跑步、参加体育活动能够把体质大大提高，同时免疫力得到改善，使身体在气候有所变化的时候，保持健康状态，不易感冒。同样企业实施ERP可以使企业整体素质得到提高，企业整体应变市场的能力增强，降低产品的综合成本，使企业发展始终处于较好的管理环境之中，最终为企业创造效益。凤凰纸业通过实施ERP，企业管理明显顺畅，决策层有更多的时间考虑如何利用ERP数据辅助决策和管理控制，而不是为了得到数据而等待，错失良机。

　　凤凰纸业成功实施ERP系统的体会：　　

　　1.有强烈的、超前的信息化意识，要有企业“一把手”的强力支持。

　　决策要统一认识，企业管理的信息化，是市场竞争和信息技术发展的必然趋势，早行动比晚行动好。ERP系统不是单纯的计算机项目，不是哪个部门的工作，而是为企业整体运营而服务的，是一项管理系统工程，它需要各部门的配合，离开了“一把手”的支持将寸步难行。

　　2.实施ERP系统，一定要立足企业管理创新。

　　对ERP有不少企业存在一些误区，认为搞ERP就是买计算机，买软件，或者认为ERP是功能较多的，企业的所有问题都可以解决。还有些企业把搞ERP当成一种时髦，好像不上ERP，企业不够档次,这样搞ERP肯定是要失败的。ERP的实施成功的关键是用ERP先进的管理思想和方法去规范企业的管理行为，因为企业管理的核心和决定因素是人，如果不立足管理创新，ERP就不可能成功。

　　3.充分认识ERP系统的困难和艰巨性。

　　ERP的实施是一个庞大的系统工程，它涉及到企业生产、经营、技术和管理的各个方面，还涉及到企业体制、国家大的经济环境等诸多因素，其复杂性和艰巨性可想而知。实施ERP的难点在于企业管理本身，而不是软件技术。由于管理体制的原因，企业管理中还有一些“人治”的色彩，有许多地方是无章可循或有章不循；企业有的部门管理基础薄弱，数据不完整，不规范；信息采集和处理手段落后；业务操作随意性很大，工作方式因人而异；各管理部门相互独立，各自为政等等。这就要求项目实施领导小组，必须从企业整体利益出发对各部门的业务流程进行整合、重组。业务流程的重组要改变人们的工作习惯和方式，甚至会触动某些人的利益，因此ERP的实施中必然会遇到很大的阻力。另外，规范企业的管理也不是一朝一夕的事情，ERP系统的建立和完善需要相当长的时间。我们只有对ERP实施的困难有充分的估计和认识，才能够有足够的动力和韧力去发现问题，解决问题。

　　4.遵循“效益驱动、总体规划、分步实施、重点突破、注重实效”的原则。

　　ERP项目是一个投入较高、实施周期相以较长的系统工程。整个项目一气呵成当然好，但是投资风险较大，一旦失败，就会给企业造成巨大损失。为此，在项目立项时就确定了“效益驱动、总体规划、重点突破、分步实施、注重实效”的原则。从首先在供应、仓库、销售、质量等企业最关键的几个管理子系统入手，并在短时期取得了明显的效果，增强了企业各级人员对成功实施ERP的信心。

　　5.有效的、不间断的培训。

　　ERP项目实施过程中，还要抓好各层次的培训，包括对领导层和业务人员的ERP管理思想、业务流程和操作方法的培训。使ERP理论和方法能够深入人心，取得企业上下对项目的理解、支持和配合。有些工作人员在项目启动前，从未接触过计算机更谈不上对ERP的了解，许多人患上计算机和ERP“恐惧症”，造成项目实施退缩不前。但通过大量的教育和不间断的培训，使他们消除了疑虑，增强了信心，并成为系统的最终使用者和受益者。

　　6.强有力的实施队伍和严密的保障措施。

　　ERP的实施必须有一支强有力的实施队伍和严密的保障措施。实施队伍不仅是指软件人员队伍，也包括管理人员。管理人员是ERP系统运行的主体。系统的调研和分析、业务流程重组，最终系统的运行都必须有管理人员的积极参与和通力配合。如果没有一支高素质的管理人员队伍，再先进的ERP也只是空中楼阁。此外，还必须有一套严密的实施组织和措施，使每个子系统的实施按总体要求编排实施计划，每个程序落实到人，按期考核。项目实施小组定期检查评审项目完成情况，随时根据项目进展情况协调各部门的关系。

　　7.加强基础数据的整理。

　　ERP系统是一个严密的管理系统，其数据是否准确、及时和可靠，是以各业务环节的数据完整性和准确性为基础的。人们常说，“三分技术、七分管理、十二分数据”，就是这个道理。一些常用的基础数据，如产品数据、客户数据等，系统的大多数业务处理都依赖它们，对系统是至关重要的。如果这些基础数据残缺不全或不规范，系统的运行将寸步难行。

　　8.严格的时间管理与有效的计划控制。

　　安排好有限的时间与制定合理的工作计划，是项目达到预期目标的关键因素。项目实施小组制定了详细的整体实施计划、指导计划、滚动计划、上线切换时间计划等，同时采用了一系列有效的时间管理方法。

　　9.建立完善的项目监理制度。

　　由企业内部的审计部门和软件商的咨询部门组成的监督机构，对整个ERP项目的实施进行风险分析和跟踪，及时提出防范措施。监督贯穿于项目从规划、准备、实施到系统运行的全过程，跟踪实施进展和工作质量，保证项目实施得到有效的控制和达到预期目标。

　　10.认真进行阶段性总结，遵循渐进原则。

　　一个阶段工作完成后，须及时总结该阶段取得的成绩和存在的不足，考察阶段目标是否如期达到，为下一阶段目标及任务的完成提供可借鉴的经验。实施过程中，要遵循科学的实施方法，既不能操之过急，也不能把时间拖得太久。操之过急则可能“欲速则不达”，拖得太久则会推迟效益的获取，不利于保持员工的工作积极性，因此，成功的机会也会相应减少。

　　11.培养一支自己的维护队伍和主要负责人员。

　　系统在使用过程中，难免会出现一些人为的、非有意的误操作，培养一批自己的维护队伍，可以随时保证整个系统的正常稳定运行。

　　12.结合企业的自身情况、特点，使ERP系统更加适合自身企业，而不要一味迁就原版本系统。

　　13.实施ERP项目战略时，应先选择软件，后确定网络设备（或硬件）。

　　因为软件因企业不同，差异很大，硬件设备却是大同小异，并且随着电子技术的进步，价格越来越便宜。　　

　　.凤凰纸业下一步信息化远景目标

　　在凤凰纸业管理改革过程中，可以说ERP的广泛应用起了非常大的作用，同样在未来的生存和发展过程中，尤其是加入WTO后，市场竞争更加激烈，凤凰纸业要想继续占有优势、取得发展，还必须在信息化方面继续做出努力，下一步，我们计划在新版ERP基础上，继续扩大外延，把我公司的电子商务平台同ERP紧密的结合起来，使我公司生产、管理、经营等活动完全实现信息化，充分完善我们局域网各种功能，充分利用Internet的各种优势更好的为凤凰纸业服务，以信息化来促进凤凰纸业新的腾飞！