中化广东进出口公司（以下简称中化广东）是集进出口贸易、内贸、仓储等各种经营于一体的综合性大型贸易公司,主要经营成品油、化肥、农药、橡胶及其制品、精细化工、颜料和染料等业务。1999年以前,中化广东与大部分国有企业一样存在许多问题和困难,处于濒临破产的境地。经过几年的调整治理,中化广东大胆改革、开拓创新,并积极引入信息化技术手段重塑企业组织、机制和管理系统,为老企业注入了新的生机和活力。
一、科学规划
1.点石商务系统
面对进出口贸易交易次数频繁、单据复杂、业务及财务人员工作量大等问题,2000年中化广东引入了点石商务系统。该系统不仅解决了以上难题,还保存了相关资料,实现了资源共享。
系统抓住贸易业务的关键环节交易、收购、销售、存储、结算和评价等进行业务数据的处理与跟踪；将贸易公司的活动归结为物资流与资金流进行管理；把业务处理对象分为商品、资金和客户；用单据对业务进行描述和监控；使用分单跟踪的核算方法；从经营活动与经营内容两方面进行经营分析；具有功能强大的工具箱。其主体有贸易业务处理系统TRM（包括进出口业务处理系统和库存处理系统）和单据制作系统DMS。
TRM为进出口贸易提供了管理商品、客户、收购、销售等相关资料的工具。用户不仅可以使用TRM制作日常业务的对内、对外联系单据,还可以对商品、客户、进货、发货情况进行跟踪和执行结果情况查询。
在出口贸易业务中,单据起着举足轻重的作用。单据制作的及时、准确直接影响出口报关安全结汇的顺利与否。这种复杂而又要求严格的工作困扰着人们去发展更多的业务上,单据制作系统DMS解决了这一难题。DMS针对出口业务流程,具有出口单据制作、EDI业务、发运情况统计、运输费用管理、保险费用管理等主要功能。
此外,审核及成本测算表也是点石的一大特色。点石中可审核的单据包括进出口业务的购销合同、出入库单等十多种单据,支持一级审核和两级审核两种方式。单据审核后,除了不能删改外,还可以根据＂系统参数设置＂对整个公司的业务流程起更广泛的监控作用；成本测算表是监控业务进程的重要管理工具。点石商务软件通过不同的工具与手段为监控不同环节的具体业务运作提供必要的支持。
2.EIM外贸企业业务支持系统
中化广东在长期的信息化建设中积累了大量的原始数据,但由于没有一套统一、有效的管理和分析工具,很难对大量数据进行整理和加工,不能及时、准确地为管理者和决策者提供所需的各种信息。出口总部2000年上了点石商务系统,但点石商务系统无法对业务进行有效的监控,业务过程中的大量数据也不能进行有效的统计分析；同时客户资料分散在各部门、记录凌乱、客户信息随销售人员的离去而丢失,未能形成企业资源,成为公司可持续发展的一大难题。
2001年,中化广东探讨开发一套市场信息支持系统和客户关系管理系统EIM外贸企业业务支持系统。该系统一方面立足于内部数据的挖潜,即充分利用已有数据,挖掘数据中潜在的信息价值,建立能快递反映市场变化的外部信息库,为企业决策提供帮助,增强企业竞争力；另一方面,以客户为中心,结合先进的IT技术和CRM的管理理念建立适合中化广东的客户关系管理系统,以适应瞬息万变的市场竞争,提高市场、销售、客户服务的效率。
目前,EIM外贸企业业务支持系统已正式投入使用,能快速整理出规划所需的数据,特别是出口部门,能从不同角度对数据作一个全面的透析,解决了过去花大量时间精力去整理数据,而且有些数据根本无法用手工整理的问题。
3.金凯讯石化财经资讯卫星系统
作为大型经营燃料油的企业,燃料油及原油的最新信息对中化广东尤为重要。2001年9月,公司引入了金凯讯石化财经资讯卫星系统。
金凯讯石化财经资讯卫星系统通过卫星广播数据传输系统（VBI方式）,为用户提供每周7日、每日24小时的与国际、国内市场同步的实时信息服务。它能即时反映原油、燃料油及其他石油产品每天的价格走势并提供相应的市场分析报告,同时还能迅速提供国内外的要闻,使中化广东能及时把握机遇,获得更大的竞争优势。
二、效益分析
中化广东信息系统的建立,改变了传统的手工传递信息方式,提高了工作效率,增加了管理工作的深度,提高了管理水平。
实现了数据资源共享提高了信息交流效率,使信息传递及时准确,使中化广东能科学、及时、完整地收集信息,智能化地分析和决策,提高了市场响应能力,为科学决策提供了可靠依据。
提高了服务水平通过对信息系统内客户、供应商资料的分析,为现有核心客户提供整套服务,为新客户设计相应的服务方案,并强化采购,发展稳定的供应商。
增强公司的可持续发展能力通过建立企业内部网和数据交换与分析系统,实现了数据共享和信息集成,建立起全过程的企业基础数据,为企业的未来发展奠定了基础。
增加了销售和采购工作的透明度使企业经营者可以通过信息系统对现有客户了如指掌。
三、体会
1.最适合的才是最好的
中化广东在推行信息化建设过程中没有盲目求新,而是根据企业发展需要和市场竞争需求,力求开发和实施有针对性的、适合业务发展的信息系统。因为非常先进的不一定的最好的,只有最适合的才是最好的。
2.实现企业管理创新
中化广东信息系统实施的过程实际上也是一个企业管理创新的过程。信息化技术为管理提供了精细的数据、定量化的方法和有效的辅助决策手段,使定性管理向定量管理、静态管理向动态管理、事后管理向超前控制转变。通过数字化管理技术全面提高了企业管理创新能力,使企业能敏捷响应多变的市场,提高了企业创新能力和综合竞争力。
3.存在问题
信息系统虽然给公司带来了许多效益,但也反映出一些问题。首先,由于业务人员对计算机及网络的认识不一,还没有使信息系统的使用效益最大化,这需要加强对操作人员的培训工作。同时,信息化是一项全员参与的工程,企业信息化建设涉及到企业的方方面面,只有各个部门和相关人员积极配合并投入到信息化建设中,才能保证信息化建设的成功。此外,一支技术过硬的网络系统维护队伍是系统正常稳定工作的重要条件之一。
4.长远目标的发展
中化广东通过实施信息化,取得了一定的效果,下一步公司计划实现企业ERP系统,构筑企业电子商务平台,实现整个企业的资源共享,进一步规范企业的基础管理和运作方式,使公司建立了更加科学的管理体系和快速反应的企业经营机制。
