广州机床工具有限公司(广州机床厂)建立于1958年，是华南地区最大的车床专业生产企业、国家车床定点生产厂家和机电产品出口基地，占地面积8.7万平方米，资产总额约3.8亿元，其产品在中国与世界市场上都享有较高声誉，十年来其出口金属切削机床8600多台，远销亚非欧美四大洲三十多个国家和地区，曾经连续十一年出口车床量居全国优异。

　　应用背景：极需实现管理信息化

　　长期以来，广州机床工具有限公司中的公文处理和各类审批签核工作都是手工办理。由于企业规模不断扩大，管理越来越严密，工作流程也越来越复杂，这种手动办理的方式费时费力，严重影响了工作效率。一项工作要经过多个部门审批时，常要办理人在各部门之间跑来跑去很长时间，如果遇上某个环节的负责人员不在，还会使整个工作流程陷入等待之中。领导无法监控工作工作进展情况，当事人也无法跟踪了解工作的后续办理情况；公司中大量的文件和知识，如公文、规章制度、报表、ISO文件、技术文档等，都存放在各种文件柜中，查找和共享都很困难；公司办公地点分散，又常有人员出差在外，信息沟通不及时，内部交流受到限制。公司领导意识到，必须尽快改变这种状况，建立一个OA平台，实现协同办公与知识管理。

　　系统选型：个性应用与适应变化是关健

　　广州机床工具有限公司管理层认为，OA是一种管理工具，是实现管理者的管理思想的。每家企业在管理上都有自己的特点，广州机床工具有限公司也不例外。因此，OA必须能适应能满足其个性化要求。

　　在企业中，唯一不变的就是变化。广州机床工具有限公司近年来发展迅速，管理改革、机构调整、人事变动、业务流程重组，应用需求也总是在不断变化中。因此，OA不仅要能满足现在的需求，还要能适应未来的发展变化。

　　经过反复比较与评估，广州机床工具有限公司决定与合强软件广东省总代理广州得宝易信息工程有限公司合作，以合强iOA智能办公系统搭建其OA平台。

　　系统实施：贴身定制，快速部署

　　由于合强iOA是完全产品化的OA软件，所以其最主要的实施工作就是根据用户需求进行系统定制。得宝易公司与广州机床工具有限公司进行了充分的交流与沟通，对该公司的组织机构、工作流程、文件管理体系等进行了全面的分析，按照合强软件实施规范制定了实施进度计划表，然后严格按进度计划表进行实施，只用了不到一个月的时间就完成了系统的安装、定制、测试、培训、试运行，于2002年12月正式投入使用。

　　广州机床工具有限公司的OA系统在职机构、表单样式、工作流程、打印格式、文件管理体系等各方面，完全按照公司现有的模式进行定制，没有改变管理模式与工作流程，使OA系统很快投入到实际应用中去。

　　工作流转是OA中最复杂的部分。广州机床工具有限公司日常办公流程主要有收文、发文、工作月报、工作请示、报表审批、任务审批、请假、报销、办公设备修理申报、物品出厂放行条、工程报修审办表、物品采购等，流程多而复杂，且每个流程都有不同流向。流程定义过程分流程定义、环节定义和流向定义三步进行。在流程定义环节主要是实现定义流程的基本属性；环节定义主要是定义工作流转要经过的环节；在流向定义中根据实际工作的流向来定义工作在OA中的流向。对于流向不确定的流程，采用自由流程的方式来解决，即流程的流向由上一环节的办理人指定。

　　应用效果：协同办公，随需应变

　　通过OA系统的应用，广州机床工具有限公司实现了跨部门的协同办公。

　　1.建立起内部通讯平台和信息发布平台，改变了传统的工作方式，加强了企业内部的信息交流与沟通，提升了团队凝聚力。

　　2.实现了工作流转的自动化，各类工作的流转全部放到网上进行，提高了工作效率。公司领导不论是在家中还是出差在外，通过网络随时随地可以处理和监控公司各项工作，对办理不及时的工作可以实现催办。普通人员也可以跟踪其经办的工作的后续办理情况。

　　3.实现了文件和知识管理的自动化。公司的文件和知识分类存入公司的文件库，根据人员的不同权限提供查询和共享。

　　4.实现了分布式办公和移动办公，工作人员不管是出差在外，还是办公地点相距较远，工作都不会再受到时间和空间的限制。

　　广州机床工具有限公司选用的合强iOA具有丰富的自定义项，可以在不修改源代码的情况下，快速实现随着新的需求变化而变化，公司无须担心管理改革、机构调整、人事变动、业务流程重组等变化会对日常办公造成影响。