【IT168 专稿】老板怒气冲冲的走进高青山的办公室，好象要吃人的样子。高青山是大恒公司的CIO，老板气急败坏的说：“老高，我的电子邮件出了问题，丢失了一个重要的电子版合同。你今天不要管其它事情了，放下手上所有事情，先帮我看看有什么办法挽救？”高青山在心里想：“唉，担心的事情终于要来了。”

    近二年来，商业往来的电子邮件丢失，让大恒公司付出了巨大的代价。并且，这只是因信息管理不当而遭受巨额损失的冰山一角。信息及信息管理不当对公司营运造成的影响正越来越大，信息与财务、人力、设施正成为企业的四大资源。可是许多企业和大恒公司一样并没有像重视财务、人力、设施那样重视信息，更不要说想方设法管好信息了。那么，身为CIO应该如何管好信息这一企业资源呢？ 

    非结构化信息管理的漠视
    一般来说，我们把数据库里的中心数据称为系统化的结构化数据，如ERP里的数据库。而把一般松散的资料诸如文档、视频文件、电子邮件等称为松散的非结构化数据。大恒公司和其它许多公司一样，平时都会有诸如电子邮件，电子文件档案，资料或数据库的误删，丢失或损毁情况。在老板大发雷霆后，大恒公司CIO高青山现在不得不开始研究如何才能管理好被称为“企业生命线”的信息。

    当面对日益增多的非结构化信息诸如电子文档、电子邮件、网页、视频文件、多媒体等，公司也没有很好的方法知道哪些信息对公司最重要，哪些不太重要，从而没有针对性地让信息得到适当的保护、保存和存储。高青山说：“信息不仅存在于纸上或企业的数据中心内，而且存在于个人电脑、手提电脑、掌上电脑以及电子邮件档案库中。”大部份公司都在如饥似渴地获取各种信息，但由于未能针对非结构化信息建立适当的系统与制度，使企业有可能丧失对其信息资源的控制。一个关键的原因是，与其他企业资产相比，企业并没有给予信息同样程度的重视。尽管信息与财务、人力资源、资产及设施管理功能等方面，共同构成了企业的四大核心资源，但是却很少有企业采用统一的标准对信息进行管理。即使企业对信息管理有所重视，也是集中在技术或工具的层面，而不是信息的本身。

     随着信息量的日益增加，不仅数据获取、存储和管理，还要有效地利用数据，实际上都很难在整个企业内得到融合。因为在企业内部，数据往往被分割在不同的部门，而从事数据工作的人员对于数据的意义和用途常常缺乏共识。有时，他们不愿在各部门间分享数据；有些时候，他们对于数据管理的规章制度并不清楚。大恒公司的各级经理们长期以来也一直抱怨不知道如何处理这些日益增长的“糟糕数据”。

    简单地说，信息管理是人对信息资源和信息活动的管理。管理活动的基本职能“计划、组织、领导、控制”是信息管理活动的基本职能，只不过信息管理的基本职能更有针对性。信息管理就是帮助非结构化信息创建管理活动。信息管理的过程包括信息收集、信息传输、信息加工和信息储存。因此，CIO应立足于审视自己的职责，即负责信息的管理。例如减少信息存储成本；遵守法规要求；提高信息安全性；将 IT 支持与公司信息策略协调起来。 

    信息安全成了另一个最值得关注的问题，尤其是美国最近发生了2件事。一个大型公司的数据库不小心让未经授权的人访问了秘密客户信息；另外，某大型银行在数据记录转移过程中丢失数据。事情发生之后，公众对信息安全的担心和管理上的要求使企业面临的压力不断增加，他们不仅要获取数据，而且要对数据流及其使用进行更为有力的控制。

    因此，高青山下定决心必须要管好信息。大恒公司准备从三个方面建立和实施综合信息管理。信息管理也和其它管理一样也要讲战略，一要确定信息内容，二要获得全面支持，三要培训推进改革。